Toevoegen van de SigningHub-app
Op deze pagina wordt uitgelegd hoe u een koppeling maakt tussen SharePoint en Digitaal Ondertekenen. Voordat de integratie kan worden opgezet, moeten er enkele acties worden uitgevoerd aan de SharePoint-zijde. Op de startpagina van jullie SharePoint klikt u op het pijltje naast ‘Nieuw’ Kies vervolgens voor ‘Apps’ U krijgt een overzicht van alle beschikbare apps. Klik op 'Toevoegen' en vervolgens op 'Vertrouwen'. Indien de app SigningHub niet zichtbaar is, kunt u de app via deze link downloaden.
De sharepoint-URL heeft een vaste structuur: https://NAAMORG.sharepoint.com/sites/NAAMSITE/. Dit wordt verder in de handleiding startpagina van Sharepoint genoemd.
Vervang hier alles wat in hoofdletters staat door uw eigen gegevens.
Ga naar de startpagina van SharePoint en kies aan de linkerkant voor 'Site-inhoud' (_layouts/15/viewlsts.aspx?view=14). Hier kunt u controleren of de app is geïnstalleerd. U kunt de app herkennen aan de donkere kleur. 
Machtigingen instellen
Ga naar de startpagina van SharePoint. Verwijder alles na de / van de NAAMSITE en vervang dit door ‘_layouts/15/role.aspx’. 👉 Dit wordt dan: https://NAAMORG.sharepoint.com/sites/NAAMSITE/_layouts/15/role.aspx U komt nu op de pagina waar u de machtigingen kunt beheren en kunt klikken op ‘Een machtigingsniveau toevoegen’. U krijgt een lijst met verschillende sitemachtigingen. Kies ‘Machtigingen inventariseren’. De benodigde sitemachtigingen worden vervolgens automatisch aangevinkt. Herhaal deze stap voor elke machtiging.
Een overzicht van alle machtigingen vindt u hier
Overzicht van de machtigingen
Naam Beschrijving SH-SETTINGS Deze machtiging stelt gebruikers in staat toegang te krijgen tot de beheergerelateerde configuratieoptie binnen de add-in. SH-CHECKSTATUS Deze machtiging stelt gebruikers in staat toegang te krijgen tot de optie om de status van documenten te controleren binnen de add-in. SH-SHARE Deze machtiging stelt gebruikers in staat toegang te krijgen tot de optie om documenten te delen binnen de add-in SH-SIGN Deze machtiging stelt gebruikers in staat toegang te krijgen tot de optie om documenten te ondertekenen binnen de add-in. SH_SETTINGS_ACCOUNT Deze machtiging stelt gebruikers in staat toegang te krijgen tot het gedeelte Accountinstellingen (Account Setting sub-section) binnen de configuratie-opties. SH_SETTINGS_USER Deze machtiging stelt gebruikers in staat toegang te krijgen tot het gedeelte Gebruikersinstellingen (User Setting sub-section) binnen de configuratie-opties. SH_SETTINGS_DOCUMENT Deze machtiging stelt gebruikers in staat toegang te krijgen tot het gedeelte Documentinstellingen (Documents Setting sub-section) binnen de configuratie-opties. SH_SETTINGS_ADVANCE Deze machtiging stelt gebruikers in staat toegang te krijgen tot het gedeelte Geavanceerde instellingen (Advanced Setting sub-section) binnen de configuratie-opties. SH_SETTINGS_AUTOPULL Deze machtiging stelt gebruikers in staat toegang te krijgen tot het gedeelte AutoPull-instellingen (AutoPull Setting sub-section) binnen de configuratie-opties. SH_SETTINGS_LOCATION Deze machtiging stelt gebruikers in staat toegang te krijgen tot de locatie van voltooide documenten binnen de configuratie-opties.1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Instellen van groepsmachtigingen
We gaan de SharePoint-groepen (Bezoekers, Eigenaars en Leden - eventueel nog extra groepen) de benodigde rechten/machtigingen geven op de SigningHub-omgeving zodat men gebruik kan maken van de app.Om deze stap te voltooien, dient u de startpagina van SharePoint te gebruiken met de volgende toevoeging: _layouts/15/user.aspx
Dit wordt dan: https://NAAMORG.sharepoint.com/sites/NAAMSITE/_layouts/15/user.aspx
In dit voorbeeld gaan we de Eigenaars instellen. Indien nodig, dienen dezelfde stappen gevolgd te worden voor het instellen van de machtigingen voor Bezoekers en Leden.
Volg hiervoor de volgende stappen:
Ga naar ‘Instellingen’.
Selecteer ‘Machtigingen’.
Kies vervolgens voor ‘Digitaal ondertekenen -Eigenaars’.
Vink vervolgens alle opties die beginnen met ‘SH’.
Dit zijn de machtigingen die werden aangemaakt in Stap 3 - Instellen van de Machtigingen.
👉 Controleer ook de minimale vereisten voor groepsmachtigingen
Minimale vereisten
De volgende machtigingen zijn de minimaal aan te duiden machtigingen:
Instellen van de SigningHub-app in Sharepoint
In deze stap gaan we de SigningHub-app integreren met de toepassing Digitaal Ondertekenen. Ga hiervoor naar de 'Site-inhoud'. Deze link zou er als volgt zo moeten uitzien: https://NAAMORG.sharepoint.com/sites/NAAMSITE/_layouts/15/viewlsts.aspx?view=14 Klik op ‘SigningHub’ en vervolgens verschijnt het onderstaande scherm: Hier wordt de koppeling met digitaal ondertekenen ingesteld. Client ID Voor de koppeling met SharePoint raden we aan om een nieuwe toepassing aan te maken. Waar te vinden: Ga naar 'Bedrijfsinstellingen'. Ga naar 'Integraties'. Kopieer de client ID en de bijbehorende client secret. API URL https://digitaal-ondertekenen-openapi.vlaanderen.be URL Signing hub-host https://digitaal-ondertekenen.vlaanderen.be E-mailadres De Technical User Opgelet: een TU die gekoppeld is aan de SharePoint-omgeving moet voldoen aan de volgende vereisten: Zelfde e-maildomein als de Microsoft 365-omgeving. Bijvoorbeeld: voorbeeld@vlaanderen.be voor vlaamseoverheid.sharepoint.com voorbeeld@tweagle.eu voor tweagle.sharepoint.com voorbeeld@peer.be werkt niet op tweagle.sharepoint.com (omdat peer.be niet geregistreerd staat hier) De gebruiker (e-mailadres) moet toegang hebben tot de SharePoint-documentenbibliotheek. Een geldig e-mailadres. Mogelijkheid om e-mails te ontvangen. Mogelijkheid om deze e-mails te lezen. Opgelet: Dit moet een bestaande Technical User zijn die in Digitaal Ondertekenen bekend is. Indien je deze nog niet aangemaakt hebt kan u deze aanvragen door de handleiding te volgen op deze pagina. Als laatste stap dient u de optie ‘Instellen als Public’ aan te vinken Klik vervolgens op ‘Valideren en opslaan’. Als alles correct is geconfigureerd, wordt u herleid naar de volgende pagina ‘Gezondheid’, waar de gegevens worden aangeduid met een duim omhoog. Als volgende stap gaan we de documentinstellingen configureren. Hier kun je de volgende instellingen naar eigen voorkeur aanpassen. Oorspronkelijk document met ondertekende versie overschrijven Op het moment dat het een PDF is, dan wordt desbetreffende PDF overschreven. Dit zorgt ervoor dat er geen dubbele PDF’s worden opgeslagen in Sharepoint. Afzonderlijk document met achtervoegsel opslaan Hier kan je een extra achtervoegsel toevoegen zoals bv: Uw organisatie Pakkage ID: _[Unique_ID] Automatisch downloadpakket wanneer de workflow is voltooid Dit zorgt ervoor dat het document automatisch terug in sharepoint komt Document verwijderen Deze optie zorgt ervoor dat de werkstroom verdwijnt Documenten voor downloaden comprimeren Deze optie zorgt ervoor dat de documenten automatisch worden verklein Hier bepaal je waar de documenten die teruggekomen zijn uit Digitaal Ondertekenen worden opgeslagen op Sharepoint. Opties Uitleg Bewaar in een speciale map met originele documentbibliotheek Via deze optie kies je ervoor dat de ondertekende documenten in dezelfde map worden geplaatst. Opslaan in oorspronkelijk documentmap Hier wordt de verwerkte werkstroom in de oorspronkelijke map teruggezet Opslaan in een aangepaste map Via deze optie kan u een aangepaste map plaatsen Hier kun je instellen welke contacten gebruikt kunnen worden bij het aanmaken van een werkstroom. Dit kunnen contacten uit Digitaal Ondertekenen, SharePoint, of beide zijn. De 'Over URL' en 'Servicetermijn' komen overeen met de link die je op je startpagina vindt. Deze mogen niet aangepast worden. Hier wordt beschreven hoe u een document kunt maken en delen. Dit kan op twee manieren: delen via SigningHub en ondertekenen met SigningHub Sign. Ga naar 'Documenten' en klik op de drie puntjes naast het betreffende document. Kies 'SigningHub Delen' als je een werkstroom wilt instellen. Als je alleen het document moet ondertekenen, kies dan voor 'SigningHub Sign'. Wanneer je kiest voor 'SigningHub delen', verschijnt het onderstaande scherm. Als je een sjabloon gebruikt, kies dan voor 'Delen'. Gebruik je geen sjabloon, kies dan 'Voorbereiden'. Indien je hebt gekozen voor 'Voorbereiden', voeg je de nodige velden toe volgens de analogie van digitaal ondertekenen. Wanneer iedereen heeft getekend, zal de werkstroom automatisch terugkeren naar de bevoegde map die u eerder hebt ingesteld onder locatie voltooide documenten. Indien je hebt gekozen voor 'SigningHub Sign', zal het document automatisch verschijnen in het dashboard van de persoon die het document heeft verstuurd. 
Account Instellingen
Documentinstellingen configureren
Locatie voltooide documenten
Advance-app-instellingen
Aanmaken van documenten
De optie Signinghub delen
Hier kun je een sjabloon van je organisatie toevoegen of een persoonlijk sjabloon maken.
Voeg vervolgens de benodigde personen toe.
De optie Signinghub Sign
