Op 1 januari 2025 fuseren in Vlaanderen 28 gemeenten tot 13 nieuwe fusiegemeenten. De fusie kan bestaan uit het samengaan van enkele gemeenten in een bestaande gemeente, het doorvoeren van een naamsverandering van een bestaande gemeente en/of het ontstaan van een nieuwe gemeente.

Hieronder geven we een overzicht van de verschillende aspecten waarop er mogelijks impact kan zijn n.a.v. een gemeentefusie. Dit op zowel het dataluik alsook op MAGDA Aansluitingen. Verder kan er ook een overzicht gevonden worden van de verwachtingen én de manier waarop er contact kan opgenomen worden.

Bij de gemeentelijke fusies veranderen geen postcodes. Gemeentenamen, straatnamen, huisnummers en busnummers kunnen wel wijzigen. Digitaal Vlaanderen werkte een plan van aanpak en een timing uit voor die adreswijzigingen.

De nota omtrent de voorbereidingen en werkzaamheden die door de diensten van het Rijksregister voorzien worden met betrekking tot de invoering van de fusies van gemeenten in het Waalse en het Vlaamse Gewest, kan men hieronder terugvinden:

📣 De definitieve verschilbestanden zullen in de loop van december klaar zijn. Er zullen op eerdere tijdstippen wel reeds testbestanden beschikbaar zijn.

De afnemers van MAGDA kunnen de MAGDA Diensten gebruiken naargelang hun MAGDA Aansluitingen. Tijdens het MAGDA Aansluitingsproces worden dan ook specifieke Toegangs- en Identificatieparameters samengesteld die de organisatie toelaat om bepaalde gegevens via de MAGDA Diensten te verwerken waarvoor ze over de nodige juridische basis beschikken.

Voor de fusiegemeente gaat er daarom nagegaan moeten worden wat de impact is op de reeds bestaande MAGDA Aansluitingen. Welke MAGDA Diensten, samenwerkingen met dienstenleveranciers, verwerkingsdoeleinde én juridische basissen moeten voorzien worden voor de nieuwe fusiegemeente? Hieronder gaan we dieper in op de verschillende onderdelen.

2.1 Juridische voorbereiding

Sommige MAGDA Diensten vereisen een Juridische basis (Machtiging, Protocol, Beraadslaging) die de Juridische Verantwoordelijke de toelating geeft om de gegevens te verwerken. In de juridische basis staan ook de verwerkingsdoeleinde/finaliteiten vervat waarvoor de gegevens verwerkt worden.

Doordat de “nieuwe fusiegemeente” gezien wordt als een “nieuwe juridische verantwoordelijke” is er mogelijks nood aan een nieuwe juridische basis. Om dit na te gaan is er een juridisch traject nodig dat controleert of de fusiegemeente de rechtsopvolger is van de reeds bestaande juridische basissen en zo niet is er nood aan nieuwe juridische basissen. Een beknopt overzicht wordt gegeven in onderstaande tabel.

• 📣 Het Juridische Traject wordt best zo snel mogelijk uitgeklaard door de fusiegemeente aangezien de MAGDA Aansluitingen niet opgezet kunnen worden zonder de correcte juridische basis.

Verder moet er tijdens het juridische traject ook een overzicht gemaakt worden van de verschillende verwerkingsdoeleinde/finaliteiten die de fusiegemeente zal hanteren. Hierbij kan er gekeken worden naar de reeds bestaande verwerkingsdoeleinde bij de betrokken partijen en zien welke er behouden blijven of welke er ontbreken.

• 📣 Probeer in deze oefening de verwerkingsdoeleinde zoveel mogelijk te koppelen aan concepten uit de Interbestuurlijke Producten en Diensten Catalogus (IPDC). Dit verhoogt de transparantie naar de burger en zorgt voor meer uniformiteit. Voor de verwerkingsdoeleinde die via een dienstenleverancier verlopen, zal MAGDA de gesprekken voeren.

2.2 Organisatorische voorbereiding

Bij de aanmaak van de MAGDA Aansluiting worden er specifieke Toegangs- en Identificatieparameters voor de combinatie van de juridische verantwoordelijke, de dataverwerker, toepassing en/of verwerkingsdoeleinde/finaliteit gemaakt.

Er zal door de fusiegemeente gekeken moeten worden welke parameters er gaan wijzigen die impact hebben op de toegangs- en identificatieparameters van MAGDA. Mogelijke wijzigingen zijn:

• Nieuwe organisatienaam en/of -code

• Nieuwe NIS-code

• Nieuwe toepassingen

• Nieuw Logo

• Nieuwe verwerkingsdoeleinde/finaliteiten

📣 Zonder een duidelijk zicht op wijzigingen in parameters, kan MAGDA niets voorbereiden.

Daarnaast zal er een overzicht moeten komen van de gewenste MAGDA Diensten waarvoor de fusiegemeente aansluitingen wenst te hebben. Hiervoor kan MAGDA een overzicht aanbieden van de reeds bestaande MAGDA Aansluitingen van de betrokken partijen waarbij er een opsomming is van de dossiernummers, dienstenleveranciers en MAGDA Diensten. Hierbij moet er dan gekeken worden:

• Welke samenwerkingen met dienstenleveranciers gewenst zijn voor de fusiegemeente

• Welke MAGDA Diensten gewenst zijn voor de fusiegemeente

• Welke MAGDA Diensten niet meer nodig zijn en dus afgesloten kunnen worden

📣 Om het overzicht van de bestaande MAGDA Aansluitingen te bekomen, kan er contact opgenomen worden met de MAGDA Service Desk.

2.3 “Aansluiten” op MAGDA

Nadat de fusiegemeente een duidelijk zicht heeft op de juridische voorbereidingen (juridische basis en verwerkingsdoeleinde/finaliteiten) én de organisatorische voorbereidingen (parameters, diensten, samenwerkingen met dienstenleveranciers), kan er contact opgenomen worden met MAGDA om concreet de impact op de aansluitingen te bekijken.

📣 Er kan contact opgenomen worden met MAGDA via de MAGDA Service Desk.

Er is minstens een overzicht nodig van:

• De uiteindelijke organisatienamen en -code van de betrokken partijen

• De gewenste samenwerkingen van de fusiegemeente en de dienstenleveranciers

• De gewenste finaliteiten/verwerkingsdoeleinde (liefst gekoppeld aan een IPDC code)

• De gewenste MAGDA Diensten

• De nodige juridische basissen

• De nodige parameters (Logo, NIS-code,…)

Tijdens het gesprek zal er nagegaan worden of er nood is aan nieuwe aansluitingsaanvragen voor de fusiegemeente of dat de bestaande aansluitingen herwerkt kunnen worden. Dit is afhankelijk van de impact van de wijzigingen en de voorbereidingen die de fusiegemeente reeds heeft kunnen treffen. Zaken die mogelijks aangepast moeten worden in de MAGDA Aansluitingen:

• Toetredingsovereenkomst

• Certificatenbeheer

• Gebruikersbeheer

• Bronconfiguraties

📣 Dit gesprek zouden we liefst ten laatste begin september inplannen. Begin daarom tijdig aan de voorbereidingen.