Wanneer moet je welke actie(s) ondernemen en welke planning maak je best op? Waar moet je zeker rekening mee houden en wat mag je zeker niet vergeten. In dit artikel lichten we graag toe wat je taken zijn als lokale beheerder wanneer je entiteit een fusie ondergaat.

Oude en nieuwe organisatie

Een eerste vraag die beantwoord moet worden is wat de nieuwe entiteit zal zijn.

1. Entiteit A wordt (gedeeltelijk) opgeslorpt door entiteit B
2. Entiteit A en B fuseren tot een nieuwe entiteit C
3. Migratie van eenzelfde entiteit (wijziging OVO-code/naam)

Situatie 1 | Entiteit A wordt entiteit B

Wat is de organisatiecode (OVO) van entiteit B? Blijft de naam van de entiteit behouden of moet entiteit B een nieuwe naam krijgen?

To do:

• Organisatiecode bevestigen voor entiteit B
• Naam bevestigen voor entiteit B
• Lokale beheerder(s) bevestigen voor entiteit B
• Bijkomende typering aanvragen voor entiteit B
• ‘In dienst’ over te dragen vaste medewerkers van entiteit A naar entiteit B laten plannen in Vlimpers
• ‘Uit dienst’ overgedragen vaste medewerkers van entiteit A laten plannen in Vlimpers na de fusie
• Bulkupload-bestanden bezorgen voor externe medewerkers
• Wijzigingen in DES-rechten voor entiteit B bezorgen

Situatie 2 | Entiteiten A en B worden entiteit C

Wat is de nieuwe organisatiecode (OVO) van entiteit C en welke naam moet de entiteit krijgen? Werd de nieuwe entiteit reeds aangemaakt in het Organisatieregister van de Vlaamse overheid (Wegwijs)?

To do:

• Organisatiecode bevestigen voor entiteit C
• Naam bevestigen voor entiteit C
• Lokale beheerder(s) bevestigen voor entiteit C
• Typering aanvragen voor entiteit C
• ‘In dienst’ over te dragen vaste medewerkers van entiteiten A en B naar entiteit C laten plannen in Vlimpers
• ‘Uit dienst’ overgedragen vaste medewerkers van entiteiten A en B laten plannen in Vlimpers na de fusie
• Bulkupload-bestanden bezorgen voor externe medewerkers
• Nieuwe lijst DES-rechten voor entiteit C bezorgen

Situatie 3 | Migratie van een entiteit

Enkel de naam en/of de OVO-code van de entiteit dienen gewijzigd te worden. Een aanpassing aan de DES-rechten is steeds mogelijk. Contacteer ons via veiligheidsbouwstenen@vlaanderen.be om de wijziging aan te vragen.

Verschillende types medewerkers

Houd rekening met de verschillende typen medewerkers in de voorbereiding en transitie.

Vaste medewerkers (ambtenaren)

Aanpassingen via Vlimpers

Het aanmaken van werkrelaties voor je medewerkers in het Gebruikersbeheer (IDM) gebeurt volledig automatisch via een synchronisatie via Vlimpers (zie veld in gebruikersbeheer 'Vlimperscontract' = 'EMP'). Deze synchronisatie gebeurt elke nacht vanaf 21 uur. Nadien loopt de DES-scheduler voor de automatische toekenning op de nieuwe werkrelatie.

Bij een ‘in dienst’ op de nieuwe entiteit, doorgestuurd vanuit Vlimpers, zal voor de betrokken medewerker automatisch een werkrelatie worden aangemaakt in IDM met inbegrip van de werkrelatie details zoals gekend in Vlimpers.

Het is belangrijk dat de 'in diensten' vanuit Vlimpers doorstromen alvorens de DES-scheduler een eerste maal loopt. Wil je niet wachten op de verwerking door Vlimpers voor de automatische creatie van de nieuwe werkrelatie, dan kan je de nieuwe werkrelatie ook aanvragen via een bulkupload (zie verder in dit artikel).

DES-rechten

Bepaal welke rechten automatisch toegekend mogen worden aan medewerkers van de nieuwe entiteit. DES-rechten worden standaard toegekend op werkrelaties op basis van de categorie die de medewerker heeft gekregen.

Een overzicht van de DES-rechten van de bestaande entiteiten vind je terug in de maandelijkse rapportering van het Gebruikersbeheer. Bezorg ons een lijst van de DES-rechten die op de nieuwe entiteit moeten worden toegekend.

Aanleveren van bulkupload-bestanden

Gebruikersrechten die niet zijn opgenomen in de DES-lijst moeten aangeleverd worden via een bulkupload-bestand. Gebruik hiervoor de bulkuploadvoor het toekennen gebruikersrechten.

Voor het manueel aanmaken van de nieuwe werkrelatie volg je de procedure voor de aanmaak werkrelatie. Dit is enkel nodig wanneer je de nieuwe werkrelatie wenst aan te maken zonder gebruik te maken van de automatische synchronisatie via Vlimpers.

Externe medewerkers

Aanleveren van bulkupload-bestanden

Externe medewerkers van je entiteit staan niet geregistreerd in Vlimpers en stromen bijgevolg niet door naar IDM voor de aanmaak van een nieuwe werkrelatie. Ook de DES-rechten zijn vaak enkel voor vaste medewerkers. Voor de externe medewerkers die overgaan naar de fusie-entiteit dien je 2 bulkupload-bestanden te bezorgen:

• Aanmaak werkrelatie
• Toekennen gebruikersrechten

Voor het verwijderen van de oude werkrelatie na de fusie dien je ook een bulkupload-bestand te bezorgen. Hiervoor volstaat het 1 bestand voor een 'bulk delete' van de werkrelatie door te sturen. Alle gebruikersrechten toegekend op deze werkrelatie worden meteen ook verwijderd.

Typering aanvragen

Om ook op de nieuwe entiteit de nodige rechten te kunnen toekennen moeten de juiste typeringen toegevoegd worden. Dit is de verantwoordelijkheid van de nieuwe lokale beheerder(s). Kijk welke typeringen de oude entiteiten hebben en welke moeten worden overgedragen. Bezorg ons een lijst zodat we de verantwoordelijken voor de typering kunnen contacteren.

Inplannen van de fusie

Voorzie voldoende tijd om de fusie voor te bereiden. Veel van bovenstaande zaken kan je ruim op voorhand uitvoeren. Wanneer alle nodige zaken aan ons zijn bezorgd tel je nog een week om de fusie volledig af te ronden. Zo houden we voldoende speling om nog eventuele aanpassingen te doen alvorens de fusie uit te voeren.

Hulptools

• Checklist situatie 1 | Entiteit A wordt entiteit B
• Checklist situatie 2 | Entiteiten A en B worden entiteit C