[in opbouw]

Eens jullie toepassingen gekoppeld zijn met het Verenigingsregister, en na de migratie van de initiële set aan verenigingsgegevens, kunnen jullie zelf gegevens registreren.

Onderstaande instructies zijn een leidraad zodat medewerkers binnen het bestuur op een betrouwbare manier gegevens registreren in het register via jullie softwarepakketten. Ook selfservice portalen, die jullie willen aanbieden aan de vereniging, kunnen op basis onderstaande instructies opgezet worden.

Registratie nieuwe vereniging

Wanneer registreer ik een nieuwe vereniging?

Een interactie van een overheid met een vereniging wordt relevant voor het Verenigingsregister, indien

• deze overheid naar aanleiding van dit contact de behoefte heeft om gegevens over deze vereniging op te slaan voor toekomstig gebruik, en

• daarmee de verdere interactie met de vereniging wenst te ondersteunen/vergemakkelijken.

In dat geval ga je over tot registratie in het Verenigingsregister. Op die manier komen nieuwe verenigingen in het Verenigingsregister en kunnen de gegevens hergebruikt worden door jullie of andere overheden.

Typische voorbeelden van interactie zijn:

• Een vereniging huurt een zaaltje bij de Sportdienst

• Een vereniging vraagt een erkenning aan bij de Jeugddienst

• Een vereniging wenst opgenomen te worden in digitale verenigingsgids van de gemeente

Het Verenigingsregister wenst niet alle verenigingen die ontstaan, te registreren. Hiermee verschillen we van het KBO, waarbij er wel inschrijvingsplicht is voor de vereniging als VZW.

Een feitelijke vereniging of afdeling van een koepelorganisatie heeft geen formele documenten of statuten waarin de oprichting geregeld is en op basis waarvan we de vereniging kunnen registreren.

De feitelijke vereniging of afdeling kan dus al enige tijd bestaan voor deze in het Verenigingsregister komt.

Bij het aanmaken van de nieuwe vereniging doorzoek je het register om te kijken of de vereniging nog niet bestaat. Het register zelf zal ook checken of je geen dubbel probeert aan te maken. Het kan immers zijn dat de vereniging al geregistreerd is door een andere overheid of dat de vereniging zichtzelf geregistreerd heeft via het Verenigingsloket.

Hoe kan ik een nieuwe vereniging aanmaken? Welke gegevens moet ik voorzien?

Voor je kan starten met de registratie van de nieuwe verenigingsgegevens moet je weten of het over één van volgende types gaan:

1. Vereniging met rechtspersoonlijkheid met één van volgende rechtsvormen: ( i)vzw, stichting van privaat of openbaar nut. Andere rechtsvormen zijn niet mogelijk.

2. Feitelijke vereniging

3. Afdeling van een koepelorganisatie

Type 1: vereniging met rechtspersoonlijkheid

Een vereniging met rechtspersoonlijkheid is een vereniging met een KBO-nummer. Deze vereniging heeft dus al een uniek nummer in een Federale gegevensbron: KBO.

Het Verenigingsregister maakt dit type vereniging aan op basis van het KBO-nummer. Op basis van dit nummer:

• controleren wij (automatisch) bij het KBO of het effectief over één van de vier toegelaten rechtsvormen gaat: ( i)vzw, stichting van privaat of openbaar nut. Zo vermijden we dat ondernemingen met commerciele insteek in het register terechtkomen want dit is niet de scope van het Verenigingsregister.

• controleren wij (automatisch) bij het KBO of de vereniging nog actief is.

• halen wij basisgegevens van de vereniging op bij het KBO zodat jullie deze gegevens kunnen bekijken en aanvullen.

• synchroniseren wij gegevens uit het KBO zodat jullie steeds over de laatste gegevens beschikken.

Daarom is het belangrijk om goed na te gaan of de vereniging die je wenst te registreren over een KBO-nummer beschikt.

Via de publieke zoekinterface van KBO kan je met het nummer of (enkele woorden uit) de naam de vereniging terugvinden: https://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknaamfonetischform.html.

Type 2: feitelijke vereniging

Elk bestuur valt terug op eigen processen, zoals die nu ook leiden tot registratie van de vereniging. Als lokale overheid sta je dicht bij de vereniging (en ken je eventueel zelfs de belangrijkste leden). Dit maakt dat jullie over voldoende inzicht en context beschikken om de feitelijke vereniging te kunnen registreren. Digitaal Vlaanderen legt geen algemene procedure vast voor de registratie van een vereniging en gaat bij de registratie dus ook niet na of de feitelijke vereniging wel een feitelijke vereniging is.

We werken wel rond een gemeenschappelijke definitie van de feitelijke vereniging: twee of meer personen die zich inzetten rond een gemeenschappelijk doel zonder daarbij winst na te streven (geen commerciële doelstelling). In de praktijk merken we dat deze feitelijke verenigingen zich kenbaar maken t.a.v. de burger met een aanbod van activiteiten.

Indien gewenst kan je de erkenning van een feitelijke vereniging door een (lokale) overheid als proces beschouwen om tot de betrouwbare registratie over te gaan. Gedurende dit proces worden immers gegevens bevraagd bij de vereniging en krijgen jullie inzicht in de activiteiten van de vereniging. Het erkenningsproces kan verschillen per (lokale) overheid. Het Verenigingsregister wenst hierin niet te uniformiseren.

Je kan ook voor een ander proces kiezen voor de registratie van de vereniging. Van zodra het register in gebruik wordt genomen door verschillende overheden, gaan we hierover in overleg om te leren van elkaar en goede praktijken uit te wisselen.

Minimale verenigingsgegevens:

Type 3: afdeling van een koepelorganisatie

Wanneer zet ik een vereniging stop?

Wanneer voeg ik een vertegenwoordiger toe?

Hoe voeg ik een vertegenwoordiger toe?

Het wettelijk kader geeft jullie het mandaat om het rijksregisternummer van de vertegenwoordiger door te geven aan het Verenigingsregister. Dit laat toe dat deze persoon zich vervolgens in naam van de vereniging kan aanmelden via tal van toepassingen. Het verenigingsregister zal het rijksregisternummer dus enkel doorgeven aan ACM (veiligheidsbouwsteen) in functie van toegangsbeheer.

Wanneer verwijder ik een vertegenwoordiger?

[aan te vullen met wijzigingen op bestaande data]

Ik merk fouten in de gegevens, wat nu?

Digitaal Vlaanderen legt geen sancties op bij fouten in de data. Iedereen levert naar best vermogen gegevens aan. Indien gegevens foutief zouden zijn, kan dit gemeld worden. Op basis van deze melding zal een nieuwe wijziging gebeuren.

Meldingen zijn belangrijk in functie van het hoog houden van de datakwaliteit. Alle (authentieke) bronnen, zowel binnen Vlaanderen als Federaal, voorzien in de mogelijkheid om fouten door te geven. Indien je fouten in de data detecteert is het belangrijk deze door te geven.