| Table of Contents | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Aanleiding en probleemstelling
Behoeften- en omgevingsanalyses, uitgevoerd in aanloop van dit traject, wijzen op een gebrek aan:
de unieke identificatie van feitelijke verenigingen/afdelingen en hun vertegenwoordigende leden en
uitwisseling of integratie tussen de verschillende bestaande databronnen waarin feitelijke verenigingen/afdelingen vandaag worden geregistreerd.
Verenigingsgegevens zijn, bij aanvang van het ontwikkeltraject van het Verenigingsregister, op verschillende plaatsen te vinden. Zowel koepelorganisaties, lokale overheden en Vlaamse overheden hebben, in functie van eigen behoeften en noden, lijsten en/of databanken opgezet met feitelijke verenigingen/afdelingen. Betreft Ook binnen de Vlaamse overheden zijn er uitgebouwde , onder meer, databanken binnen het domein de domeinen Sport, Welzijn en Onderwijs. Het spreekt dan ook voor zich dat de uitbouw van het verenigingsregister zal gebeuren in zeer nauwe samenwerking met de voorgenoemde organisaties.Belangrijke
Om verenigingen beter te kunnen bedienen zijn volgende zaken nodig:
de eenduidige, “unieke” identificatie van feitelijke verenigingen en hun vertegenwoordigende leden overeen de verschillende instanties die dienstverlening aanbieden ten aanzien van deze verenigingen
de uitwisseling of integratie tussen verschillende bestaande databronnen waarin feitelijke verenigingen vandaag worden geregistreerd.
Rapporten van belangrijke voortrajecten:
Definitiestudie. Digitale ondersteuning voor vrijwilligers en verenigingen, uitgevoerd door Departement Cultuur, Jeugd en Media in samenwerking met Digitaal Vlaanderen. Opgeleverd in 2018.
VRD 2 project - identificeren van feitelijke verenigingen Omgevingsanalyse informatie-architectuur feitelijke verenigingen, uitgevoerd door Digitaal Vlaanderen. Opgeleverd in 2021.
Een centraal register met decentraal databeheer
...
De opzet van een Vlaanderenbrede, centrale bron is kostenverlagend want beheer, beveiliging en onderhoud gebeuren slechts op één plaats. Nu gebeurt dat, in meer of mindere mate, door elke overheidsinstelling apart. Efficiëntiewinst wordt wel pas gerealiseerd wanneer overheden maximaal meestappen in dit verhaal. Volgens het eenmaligheidsprincipe is de eerste registratie bij een overheid ook de enige. Deze registratie resulteert in unieke identificatie in het register. Het eenmaligheidsprincipe betekent ook dat overheidsinstellingen ingeschakeld worden in het decentraal beheer van het register. Het faciliteren en coördineren van de samenwerking tussen overheden, Vlaams en lokaal, zal een belangrijke opdracht zijn voor Digitaal Vlaanderen als bronbeheerder.
Hergebruik authentieke gegevens
Het verenigingsregister zal koppelen met bestaande authentieke bronnen die gegevens in het register reeds uniek identificeren. We denken hierbij in het bijzonder aan KBO (voor verenigingen met rechtspersoonlijkheid), Rijksregister (voor personen) en Adressen- en gebouwenregister (voor locaties waar verenigingen activiteiten organiseren of voor correspondentieadressen).
Decentraal gegevensbeheer
Definitie en insteek
Volgens het eenmaligheidsprincipe is de eerste registratie bij een overheid ook de enige. Deze registratie resulteert in unieke identificatie in het register. Het eenmaligheidsprincipe betekent ook dat overheidsinstellingen ingeschakeld worden in het decentraal beheer van het register.
| Info |
|---|
Decentraal beheer is gegevensbeheer verankeren in bestaande processen waarbinnen deze gegevens ontstaan. Voor verenigingsgegevens denken we concreet aan dienstverleningsprocessen (onder meer subsidies, erkenningen). |
Overheden - die in het kader van hun dienstverlening verenigingsgegevens bevragen - bezorgen gegevens aan het verenigingsregister opdat de (feitelijke) vereniging uniek geïdentificeerd kan worden en/of gegevens geactualiseerd kunnen worden zodat andere overheden deze gegevens kunnen hergebruiken. Dit noemen we decentraal gegevensbeheer.
...
De antwoorden op deze vragen laten toe om duurzaam gegevensbeheer op te zetten en ervoor te zorgen dat het register zo volledig mogelijk is met zo min mogelijk bijkomende registratielasten voor de vereniging.
Decentraal gegevensbeheer wenst in eerste instantie bestaande gegevensstromen te hertekenen in plaats van nieuwe processen, en dus nieuw gedrag, te introduceren voor gegevenstoevoer die naast de bestaande processen ingang zouden moeten vinden. Er zal immers altijd gegevensuitwisseling plaatsvinden in een dienstverleningsinteractie.
Uit het analysetraject dat in 2022 liep, ter voorbereiding van de bouw van het register, detecteren wij (lokale) overheden en koepelorganisaties als belangrijkste decentrale beheerders. Zij hebben een sterke dienstverleningsrelatie met de vereniging. Koepelorganisaties kennen en ondersteunen hun leden en verzamelen binnen deze interacties verenigingsgegevens. Ook lokale overheden staan erg dicht bij de vereniging. Erkenningen en subsidies zijn (typische) lokale producten via de welke lokale besturen verenigingen ondersteunen. Binnen deze dienstverleningen ontstaan verenigingsgegevens en krijgen lokale besturen zicht op typische verenigingskenmerken, zoals de activiteiten (Sport, Cultuur, …). Zeker voor feitelijke verenigingen, die geen registratieplicht hebben, is het relevant om op basis van deze processen, gegevensregistratie in te regelen.
Ook op niveau van de Vlaamse overheden zijn er diverse databanken met verenigingsgegevens, zoals de Sport databank of Cultuurverenigingen, Welzijnsorganisaties of Onderwijsverenigingen. Ook hier hangt gegevensbeheer typisch samen met een voordeel, zoals een erkenning of toelating om bepaalde activiteiten uit te voeren.
...
Interacties in het kader van dienstverlening zijn sleutelmomenten om gegevens te valideren en/of te voorzien van een update. Maximaal op deze hefboom inhaken, betekent zeer weinig bijkomende inspanningen voor de vereniging om een vCode te verkrijgen en van de voordelen gebruik te makenidentificatiecode te verkrijgen in het Verenigingsregister. Verenigingen hoeven niet meer gegevens achter te laten dan strikt nodig voor het verkrijgen van dienstverlening van de overheid.
Decentraal beheer betekent dat overheden samenwerken om verenigingsgegevens te laten doorstromen naar het register. De idee is dat verenigingen ontzorgen Verenigingen ontzorgen is een gedeelde verantwoordelijkheid is van ons allemaal. Het is een expliciete vraag van verenigingen om verenigingsgegevens te delen tussen overheden in plaats van deze telkens opnieuw op te vragen.
Wanneer het Verenigingsregister zal functioneren zoals bedoeld, hoeven verenigingen niet meer gegevens achter te laten dan strikt nodig voor het verkrijgen van dienstverlening van de overheid. Bovendien moeten zij ook gebruik kunnen maken van bestaande interacties met de overheid, en bijhorende uitwisseling van hun gegevens, om gegevens te updaten.
Voorbeelden van andere decentrale gegevensbronnen
Verschillende andere authentieke bronnen, zowel Vlaams als Federaal, voorzien in decentraal gegevensbeheer om tot kwaliteitsvolle en volledige gegevens te komen. Ook deze bronnen vertrekken vanuit de idee dat gegevens opgehaald worden uit processen en instanties waarbinnen de gegevens tot stand komen.
Enkele voorbeelden:
...
Studie naar Authentieke gegevensbronnen van Stijn Wouters & Joep Crompvoets (2020): https://www.steunpuntbestuurlijkevernieuwing.be/_files/ugd/b8884e_d2c3491c7f5a46bf8ad3e7174b8a6c50.pdf, gepubliceerd in 2020, uitgevoerd door het Steunpunt Bestuurlijke Vernieuwing.
Het Verenigingsloket
Binnen Departement Cultuur, Jeugd en Media wordt het Verenigingsloket opgezet. Het loket geeft verenigingen in Vlaanderen toegang tot de gegevens die zijn opgeslagen in het register, en laat en toe deze te wijzigen. Nieuwe verenigingen kunnen zich er ook registreren in het Verenigingsregister.
Het Verenigingsloket communiceert met het verenigingsregister (via webservices) zodat aanpassingen meteen in de centrale databank geregistreerd worden.
Aangezien alle Indien overheden via het loket eveneens hun dienstverlening t.a.v. de vereniging kunnen ontsluiten, kunnen de geregistreerde gegevens van verenigingen via het Verenigingsloket meteen hergebruikt worden in dienstverleningsaanvragen. Op die manier wordt de registratie ook gekoppeld aan een voordeel voor de vereniging.
Maximale herbruikbaarheid van data
...
Succes is niet (enkel) te meten in het aantal verenigingen in het register. Cruciaal is , maar in het hergebruik van de onze data binnen verschillende applicaties en bedrijfsprocessen. Daarom is het belangrijk dat het register kwaliteitsvol voorziet in basisgegevens die in verschillende dienstverleningsprocessen belangrijk zijn. Deze processen zullen bijkomend aanvullende gegevens van de vereniging nodig hebben. Deze zijn niet opgenomen in het register, maar noemen we “lokale verrijking”. Dit gaan we meten door het aantal “hits” op onze API na te gaan.
Datahergebruik houdt de data “levend” en is erg belangrijk voor de datakwaliteit. Deze uitdaging delen we met andere basisregisters, Vlaams en federaal. Actief hergebruik zorgt ervoor dat data snel en vaak gereviseerd wordt en mogelijke fouten kunnen terugvloeien zodat gegevens gecorrigeerd kunnen worden.
...
De opzet van het register is maximaal gericht op de herbruikbaarheid. Onderstaande aspecten zijn kenmerken van een goed data-product, geïnspireerd door Zhamak Dehghani’s boek Data Mesh, uitgegeven in 2022 door O’Reilly.
Basisgegevens centraliseren - lokaal verrijken
Het verenigingsregister zorgt voor de unieke identificatie van feitelijke verenigingen en hun vertegenwoordigende leden. Hiermee genereren we meerwaarde binnen diverse contexten en processen van dienstverlening vanuit overheden t.a.v. de vereniging.
Cruciaal is het hergebruik van de data binnen verschillende applicaties en bedrijfsprocessen. Daarom is het belangrijk dat het register kwaliteitsvol voorziet in basisgegevens die in verschillende dienstverleningsprocessen belangrijk zijn.
Dienstvereleningsprocessen zullen bijkomend aanvullende gegevens van de vereniging nodig hebben. Deze zijn niet opgenomen in het register, maar noemen we “lokale verrijking”.
Data is toegankelijk en gedocumenteerd
...
Doel: Verenigingsgegevens zijn maximaal uitwisselbaar, overheen organisaties, systemen en processen heen. Dit is wat we bedoelen met interoperabiliteit.
Uitwisselbare data vraagt inspanningen op verschillende niveaus:
...
De overheid koppelt data uit verschillende databanken en informeert de vereniging op maat.
Evenement gepland, maar nog geen vergunning? Vraag ze nu aan!
De vereniging kan met beperkte ingave van gegevens maximaal beroep doen op overheidsdienstverlening.
Erkenning maar nog geen subsidie? Vraag ze nu aan!
De overheid kan beleid voorbereiden of evalueren op basis van gecombineerde datasets.
Data is adresseerbaar
Doel: Verenigingen hebben stabiele identificatoren.
...
Eens het register in gebruik is, geven gebruikersstatistieken ook inzicht in de betrouwbaarheid van de verschillende data-elementen in het register. Ook deze inzichten willen we delen met jullie.
Data is waardevol (op zichzelf)
Doel: Afnemers ervaren meerwaarde bij het gebruik van het register.
Het verenigingsregister zorgt voor de unieke identificatie van feitelijke verenigingen en afdelingen en hun vertegenwoordigende leden. Hiermee genereren we meerwaarde binnen diverse contexten en processen van dienstverlening vanuit overheden t.a.v. de vereniging.