| Info |
|---|
Deze pagina beschrijft het stappenplan om bestaande verenigingsgegevens op te laden in de productie-omgeving voor de eerste piloot-aansluiters richting voor de lancering van het loket (30/01/23). De concrete partijen worden hieronder benoemd. |
| Table of Contents |
|---|
Piloot aansluiters richting lancering Verenigingsloket
Organisatie | SPOC |
|---|---|
Bregt Van Den Bergh | |
Marc Goethals | |
ULDK (Departement CJM) | Didier Claessens |
Eva Hambach | |
Kiosk (Departement CJM) | Johan Daniëls |
...
Methode om data te migreren
...
: Excel migratie
| Drawio | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Migratie via API
In deze methode wordt de data vanuit de huidige gegevensbronnen opgeladen naar het masterdatasysteem (1). Van daaruit zal een initiële synchronisatie tussen masterdata systeem en het verenigingsregister (over MAGDA) de gegevens opladen in het verenigingsregister (2).
Migratie via Excel
In deze methode wordt de data vanuit de huidige gegevensbronnen overgezet naar de Excel template zoals die voorzien wordt door DV (1). Vervolgens wordt deze Excel op een veilige manier verzonden naar DV (2). DV laadt de data via een speciaal daarvoor ontworpen migratietool op in het verenigingsregister (3). Tenslotte wordt de data ingelezen in het eigen masterdata systeem op basis van een initiële leesoperatie in het verenigingsregister (via MAGDA).
| Note |
|---|
Wat wordt wel/niet ondersteund in deze methode Deze migratie via Excel ondersteunt het eenmalig toevoegen van verenigingsdata aan het verenigingsregister (in naam van de piloot aansluiter) op basis van gegevens ingevuld in een daarvoor bestemd Excel document. Deze migratie methode ondersteunt niet het wijzigen, toevoegen of verwijderen van gegevens van een vereniging eens deze is opgeladen. |
Overzicht en tijdslijjn
| Drawio | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Uitleg per fase
Betrokken partijen:
Piloot: de piloot aansluiters
DV: Digitaal Vlaanderen
STAP 1 van 4 - Voorbereiden van de gegevens
05 →
...
Documenteren van de oorsprong van de gegevens
Piloten geven aan op welke manier zij de migratie-Excels hebben opgemaakt (zie vragenlijst). Hierin staat van waar de gegevens komen, hoe de actualiteit en correctheid wordt ingeschat, etc.
Vullen van de Excelbestanden
De Excel templates zijn hier terug te vinden: https://vlaamseoverheid.atlassian.net/wiki/spaces/AGB/pages/6305743459/Verenigingsgegevens+voorbereiden#Voorbereidingskit . We verwachten uiteindelijk 2 Excel bestanden (een voor de feitelijke verenigingen en een andere voor de KBO verenigingen)
De piloot zorgt er voor dat de migratie Excels (zie sjablonen) ingevuld worden met de gegevens van ALLE verenigingen die ze wensen op te laden.
...
Wanneer de Excels klaar zijn, worden deze opgeladen doorgegeven naar DV en dit ten laatste op . DV zoekt momenteel nog naar het beste mechanisme om deze gegevens beveiligd door te sturen. Ten laatste wordt deze methode beschreven.
Migratie via API
Indien dit nog niet is gebeurd, worden de huidige gegevens bronnen overgezet naar het master data systeem voor verenigingsdata.
Beide methoden
Piloten geven aan op welke manier zij de migratie-Excels hebben opgemaakt (zie sjablonen). Hierin staat van waar de gegevens komen, hoe de actualiteit en correctheid wordt ingeschat, etc.
Om deze data door te sturen vragen wij elke piloot om een gedeelde folder te maken op zijn eigen SharePoint omgeving Die folder wordt dan gedeeld met DV door te delen met volgende e-mail adressen:
frank.wambacq@vlaanderen.be
evelien.dheer@vlaanderen.be
Gelieve ons via e-mail te contacteren:
telkens een nieuwe set van bestanden klaar staat.
indien u hulp nodig hebt om deze gedeelde folder op te zetten of wanneer u niet zou beschikken over SharePoint, of een gelijkaardige functionaliteit.
STAP 2 van 4 - Eerste validatie ronde
→
...
| Note |
|---|
In deze ronde zijn de INSZ nummers van de vertegenwoordigers NIET aanwezig. Als ze in het interne bestand al ingevuld zijn, dan worden deze eerst leeg gemaakt vooraleer ze naar DV verstuurd worden ter validatie. |
Controleren van de Excelbestanden
Zodra de eerste versie van het migratie bestand migratiebestand klaar is, zal DV deze nakijken en valideren. Er wordt vooral gecontroleerd op:
Is voor elke vereniging voldaan aan de minimum dataset ?
Zijn de verplichte velden allemaal aanwezig?
Hebben alle velden een plausibele waarde?
Ziet het formaat van de velden er uit zoals we dat zouden verwachten?
Zijn er dubbels binnen de verenigingen?
Zijn alle afdelingen en feitelijke verenigingen opgedeeld in de juiste groep? Zitten hier geen KBO verenigingen tussen? Of afdelingen die eigenlijk een feitelijke vereniging onder koepel zijn?
Van zodra het bestand gevalideerd is, koppelt DV de bevindingen terug naar de piloot die deze kan verwerken tot een verbeterde versie. Deze validatie kan itereren tot ten laatste
Migratie via API
DV neemt contact op met de piloot om de data te valideren die aanwezig is in het masterdata systeem.
Indien mogelijk genereert de piloot reeds de API calls die zullen uitgevoerd worden voor de initiële synchronisatie (JSON formaat van de request bodies).
DV controleert deze data met dezelfde criteria als bij de Excel migratie.
Tweede validatie ronde
→
Migratie via Excel
.
STAP 3 van 4 - Tweede validatie ronde
→
Deze fase eindigt op , wanneer de effectieve productie-omgeving wordt klaargezet.
Documenteren van de nieuwe manier van beheren en synchroniseren na migratie van de gegevens
Vooraleer gegevens opgeladen worden in productie, beschrijven de piloten op welke manier zij na migratie gegevens actueel gaan houden en gaan hergebruiken (zie vragenlijst).
De antwoorden op deze vragenlijst woorden bij de start van deze validatieronde naar DV verstuurd. DV zal de piloten contacteren bij onduidelijkheden of vragen.
Opladen van de Excelbestanden voor validatie
Ten laatste op ontvangt DV van de piloot de 2 Excel bestanden die gebruikt gaan worden in deze validatie ronde.
...
Wanneer alle piloten een eerste versie opgeladen hebben, bestaat er de mogelijkheid om het verbeterde bestand op te laden. Dit bestand kan met of zonder de reeds correct opgeladen verenigingen zijn. Wanneer deze er nog in aanwezig zijn, dan zullen deze als potentiële dubbel (van zichzelf) naar boven komen.
Migratie via API
DV bezorgt aan piloot de methode om een gescheiden omgeving te benaderen. De piloot zal daar al een eerste synchronisatie van de gegevens op kunnen uitproberen.
De piloot bezorgt een verslag van de upload aan DV met daarin:
hoeveel verenigingen correct zijn opgeladen
hoeveel fouten nog aanwezig waren en welk soort fouten nog moeten gecorrigeerd worden
hoeveel registraties niet gelukt zijn vanwege een potentiële dubbels en op welke manier deze dan verder behandeld gaan worden.
Beide methoden
Deze fase eindigt op , wanneer de effectieve productie omgeving wordt klaargezet.
STAP 4 van 4 - Opladen van de gegevens (+ plan van aanpak)
→
Beide methoden - vooraf
Vooraleer gegevens opgeladen worden in productie, beschrijven de piloten op welke manier zij na migratie gegevens actueel gaan houden en gaan hergebruiken (zie sjablonen). De aanpak wordt gevalideerd door DV.
...
Opladen van de bestanden in de productie-omgeving
Ten laatste op is DV in het bezit van de gevalideerde bestanden met verenigingen die mogen opgeladen worden in de productie omgeving.
Deze bestanden worden opgeladen zoals bij de vorige ronde. Eventuele validatie issues worden teruggekoppeld en kunnen nog verbeterd worden. Door de dry-run in validatie ronde 2 zou dit al sterk beperkt moeten zijn. DV kan alsnog gecorrigeerde bestanden ontvangen en verwerken tot . Vanaf dan stopt de migratie ronde.
Migratie via API
DV geeft het groene licht aan Magda om de aansluiting open te zetten voor deze piloot. De piloot lanceert vervolgens de eerste synchronisatie met de echte productie omgeving.
De piloot bezorgt een verslag van de upload aan DV met daarin:
hoeveel verenigingen correct zijn opgeladen
hoeveel vereniging niet zijn opgeladen met de reden waarom + hoe dit aangepakt gaat worden.
...
Streefdoel voor opladen data in productie
We streven er naar om tegen dan >=80% van de initiële data opgeladen te hebben. Dit cijfer houdt rekening met o.a.
verplichte, ontbrekende data die niet tijdig kon opgevraagd worden
verenigingen die als potentiële dubbel gemarkeerd zijn en ofwel niet geverifieerd zijn ofwel erkend als dubbel.
...
Na migratie: beheer via MAGDA
Vanaf
Van zodra de data van een piloot opgeladen is in de productie omgeving, wordt deze piloot geacht om de data van deze verenigingen up-to-date te houden met behulp van de MAGDA interface.
Sjablonen voor aan te leveren data
Migratie Excels
De Excel templates zijn hier terug te vinden: https://vlaamseoverheid.atlassian.net/wiki/spaces/AGB/pages/6305743459/Verenigingsgegevens+voorbereiden#Voorbereidingskit . We verwachten uiteindelijk 2 Excel bestanden (een voor de feitelijke verenigingen & afdelingen en een andere voor de KBO verenigingen)
Oorsprong van de gegevens
Om een idee te krijgen van de oorsprong van de gegevens alsook actualiteit en correctheid, voorziet de piloot een antwoord op volgende vragen:
[nog om te zetten in een invulsjabloon]
Hoe zijn deze migratie Excels tot stand gekomen? Wat was de werkwijze?
Op welke manier weten jullie of de verenigingen nog actief zijn?
Hebben jullie deze data voorgelegd aan de verenigingen om deze te valideren?
Hoe hebben jullie de verenigingen geïnformeerd dat hun gegevens overgezet gaan worden naar het verenigingsregister? Hoe hebben jullie de verenigingen de kans gegeven om deze gegevens te actualiseren vooraleer de finale data aangeleverd werd?
Welke data was al aanwezig en welk is omwille van deze migratie opgezocht en aangevuld?
Is er intern al gecontroleerd dat er geen dubbels aanwezig zijn in de data?
Ook al bevat deze data nog geen INSZ… hebben jullie de INSZ al verzameld en beschikbaar?
[…]
Beschrijving plan van aanpak voor beheer als gegevensinitiator na migratie
Na de initiële migratie nemen de piloten hun taak op als gegevensinitiator. Een onderdeel van deze taak is het meewerken aan het actueel houden van de verenigingsdata op een correct en veilige manier. Om dit te evalueren, vragen we aan de piloten om een antwoord te geven op de volgende vragen.
| Note |
|---|
DV zal pas data opladen in productie wanneer de antwoorden ontvangen zijn en DV geoordeeld heeft dat de piloot de taak van initiator op een afdoende manier opneemt startende van het moment van migratie. |
[nog om te zetten in een invulsjabloon]
...
Wie is het unieke aanspreek (SPOC) punt wanneer DV (tijdens migratie en later) in contact wenst te treden in verband met het verenigingsregister (denk aan updates van de datadiensten maar ook beheercomité/werkgroep waarin de verschillende initiatoren kunnen zetelen)
Gelieve naam, functie, e-mail adres en telefoon nummer te voorzien. Het e-mail adres mag eventueel een generiek e-mail adres zijn.
...
Op welke manier dragen jullie bij tot de actualisatie van de gegevens? Welke werkwijze en tools zijn hiervoor beschikbaar?
Welke incentive strategie voorzien jullie? Welke voordelen koppelen jullie aan de registratie van gegevens? Voorbeeld: in welke dienstverleningsprocessen gaan jullie vragen aan de vereniging om de V-code op te geven, gegevens te actualiseren, opdat jullie deze gaan gebruiken in de aanvraag, etc.
In welke toepassingen worden updates voorzien richting het Verenigingsregister? Dit kunnen eigen softwaretoepassingen zijn die zowel voor ambtenaren als verenigingen toegankelijke zijn, alsook het gebruik van het Verenigingsloket waarnaar jullie de vereniging doorverwijzen.
Welke sensibilisering voorzien jullie t.a.v. de vereniging om gegevens te actualiseren? Zal er periodiek gevraag worden aan de verenigingen om gegevens na te kijken? Halen jullie zelf foutieve gegevens uit het register indien jullie op de hoogte gesteld worden van aanpassingen?
Op welke manier zorgen jullie voor de correcte interpretatie van het datamodel en bijhorende definities bij de interne collega’s en de vereniging
...
Op welke manier worden deze gegevens vanuit interne toepassingen gesynchroniseerd van en naar het verenigingsregister zodat jullie steeds over de laatste gegevens beschikken voor hergebruik? Geef voor elk van deze toepassingen aan op welke manier zij de data uit het verenigingsregister gaan hergebruiken en of deze de data uit het verenigingsregister ook zal actualiseren. Geef ook een tijdsindicatie aan vanaf wanneer deze toepassing dit zal doen.
[informatieveiligheid] Hoe zorgen jullie dat interne collega’s de gegevens gebruiken conform de doeleinden?
...