[in opbouw]
Eens jullie toepassingen gekoppeld is zijn met het verenigingsregisterVerenigingsregister, en na de migratie van de initiële set aan verenigingsgegevens, kunnen jullie zelf gegevens registreren.
| Table of Contents |
|---|
Registratie nieuwe vereniging
Wanneer registreer ik een nieuwe vereniging?
Een interactie van een overheid met een vereniging wordt relevant voor het Verenigingsregister, indien
deze overheid naar aanleiding van dit contact de behoefte heeft om gegevens over deze vereniging op te slaan voor toekomstig gebruik, en
daarmee de verdere interactie met de vereniging wenst te ondersteunen/vergemakkelijken.
In dat geval ga je over tot registratie in het Verenigingsregister. Op die manier komen nieuwe verenigingen in het Verenigingsregister en kunnen de gegevens hergebruikt worden door jullie of andere overheden.
Typische voorbeelden van interactie zijn:
Een vereniging huurt een zaaltje bij de Sportdienst
Een vereniging vraagt een erkenning aan bij de Jeugddienst
Een vereniging wenst opgenomen te worden in digitale verenigingsgids van de gemeente
Het Verenigingsregister wenst niet alle verenigingen die ontstaan, te registreren. Hiermee verschillen we van het KBO, waarbij er wel inschrijvingsplicht is voor de vereniging als VZW.
| Info |
|---|
Registratie in het register geeft de vereniging geen recht op dienstverlening. Het al dan niet toekennen van dienstverlening is exclusief in beheer bij het (lokaal) bestuur zelf. |
Een feitelijke vereniging of afdeling van een koepelorganisatie heeft geen formele documenten of statuten waarin de oprichting geregeld is en op basis waarvan we de vereniging kunnen registreren.
De feitelijke vereniging of afdeling kan dus al enige tijd bestaan voor deze in het Verenigingsregister komt.
Bij het aanmaken van de nieuwe vereniging doorzoek je het register om te kijken of de vereniging nog niet bestaat. Het register zelf zal ook checken of je geen dubbel probeert aan te maken. Het kan immers zijn dat de vereniging al geregistreerd is door een andere overheid of dat de vereniging zichtzelf geregistreerd heeft via het Verenigingsloket.
| Info |
|---|
We raden aan om bij een dienstverleningsaanvraag steeds te vragen aan de vereniging om de vCode door te geven. Indien de vereniging aangeeft nog niet over een code te beschikken kan je de vereniging registreren. Je kan voor bepaalde dienstverlening (denk aan subsidies) in de reglementen de verplichting opleggen om over een vCode te beschikken. Op die manier koppel je een voordeel aan de gegevensregistratie. |
Hoe kan ik een nieuwe vereniging aanmaken? Welke gegevens moet ik voorzien?
| Note |
|---|
Bij de registratie is het belangrijk dat je onderscheid maakt tussen verenigingen met en zonder rechtspersoonlijkheid. Een VZW is een vereniging met rechtspersoonlijk, gekend in KBO met een uniek KBO-nummer. Een feitelijke verenigingen is niet te vinden in het KBO met een KBO-nummer. |
Voor je kan starten met de registratie van de nieuwe verengingsgegevens moet je weten of het over één van volgende types gaan:
Vereniging met rechtspersoonlijkheid met één van volgende rechtsvormen: ( i)vzw, stichting van privaat of openbaar nut. Andere rechtsvormen zijn niet mogelijk.
Feitelijke vereniging
Afdeling van een koepelorganisatie
Type 1: vereniging met rechtspersoonlijkheid
Type 2: feitelijke vereniging
| Info |
|---|
Digitaal Vlaanderen controleert niet of de feitelijke vereniging wel een feitelijke vereniging is. Het zal enkel nagaan of de juiste gegevens in het juiste formaat voorzien zijn. Indien dit het geval is zal een vCode aangemaakt worden. |
Elk bestuur valt terug op eigen processen, zoals die nu ook leiden tot registratie van de vereniging. Als lokale overheid sta je dicht bij de vereniging (en ken je eventueel zelfs de belangrijkste leden). Dit maakt dat jullie over voldoende inzicht en context beschikken om de feitelijke vereniging te kunnen registreren. Digitaal Vlaanderen legt geen algemene procedure vast voor de registratie van een vereniging en gaat bij de registratie dus ook niet na of de feitelijke vereniging wel een feitelijke vereniging is.
We werken wel rond een gemeenschappelijke definitie van de feitelijke vereniging: twee of meer personen die zich inzetten rond een gemeenschappelijk doel zonder daarbij winst na te streven (geen commerciële doelstelling). In de praktijk merken we dat deze feitelijke verenigingen zich kenbaar maken t.a.v. de burger met een aanbod van activiteiten.
Indien gewenst kan je de erkenning van een feitelijke vereniging door een (lokale) overheid als proces beschouwen om tot de registratie over te gaan. Gedurende dit proces worden immers gegevens bevraagd bij de vereniging en bekijken jullie de activiteiten van de vereniging. Het erkenningsproces kan verschillen per (lokale) overheid. Het Verenigingsregister wenst hierin niet te uniformiseren.
| Info |
|---|
De registratie van de feitelijke vereniging in het register heeft geen juridische gevolgen voor de feitelijke vereniging. Het Verenigingsregister zorgt enkel voor het centraliseren van gegevens die nu lokaal verspreid zitten binnen de verschillende besturen. |
Type 3: afdeling van een koepelorganisatie
Wanneer zet ik een vereniging stop?
Wanneer voeg ik een vertegenwoordiger toe?
Wanneer verwijder ik een vertegenwoordiger?
[aan te vullen met wijzigingen op bestaande data]
...
Onderstaande instructies zijn een leidraad zodat medewerkers binnen het bestuur op een betrouwbare manier gegevens registreren in het register via jullie softwarepakketten. Ook selfservice portalen, die jullie willen aanbieden aan de vereniging, kunnen op basis onderstaande instructies opgezet worden.
Instructies per beheeractie:
| Child pages (Children Display) |
|---|
Te voorzien:
Wanneer verwijder ik een vertegenwoordiger?
Wijzigingen op de data; wanneer wat wijzigen?
Ik merk fouten in de gegevens, wat nu?
Digitaal Vlaanderen legt geen sancties op bij fouten in de data. Iedereen levert naar best vermogen gegevens aan. Indien gegevens foutief zouden zijn, kan dit gemeld worden. Op basis van deze melding zal een nieuwe wijziging gebeuren.
Meldingen zijn belangrijk in functie van het hoog houden van de datakwaliteit. Alle (authentieke) bronnen, zowel binnen Vlaanderen als Federaal, voorzien in de mogelijkheid om fouten door te geven. Indien je fouten in de data detecteert is het belangrijk deze door te geven.
Te ontwikkelen:
videomateriaal
presentaties