| Info |
|---|
Deze pagina beschrijft het stappenplan om |
...
bestaande |
...
verenigingsgegevens op te laden in de productie |
...
-omgeving voor de eerste piloot-aansluiters voor de lancering van het loket (30/01/23). De concrete partijen worden hieronder benoemd. |
| Table of Contents |
|---|
Piloot aansluiters
...
We identificeren momenteel de volgende pilot aansluiters.
...
richting lancering Verenigingsloket
Organisatie | SPOC |
|---|---|
Bregt Van Den Bergh | |
Marc Goethals | |
ULDK (Departement CJM) | Didier Claessens |
Eva Hambach | |
Kiosk (Departement CJM) | Johan Daniëls |
Methode om data te migreren: Excel migratie
| Drawio | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
In deze methode wordt de data vanuit de huidige gegevensbronnen overgezet naar de Excel template zoals die voorzien wordt door DV (1). Vervolgens wordt deze Excel op een veilige manier verzonden naar DV (2). DV laadt de data via een speciaal daarvoor ontworpen migratietool op in het verenigingsregister (3). Tenslotte wordt de data ingelezen in het eigen masterdata systeem op basis van een initiële leesoperatie in het verenigingsregister (via MAGDA).
| Note |
|---|
Wat wordt wel/niet ondersteund in deze data migratiemethode Deze migratie via Excel ondersteunt het eenmalig toevoegen van verenigingsdata aan het verenigingsregister (in naam van de piloot aansluiter) op basis van gegevens ingevuld in een daarvoor bestemd Excel document. Deze migratie methode ondersteunt niet het wijzigen, toevoegen of verwijderen van gegevens van een vereniging eens deze is opgeladen. |
Overzicht en tijdslijjn
| Drawio | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Uitleg per fase
Betrokken partijen:
Piloot: de piloot aansluiters
DV: Digitaal Vlaanderen
STAP 1 van 4 - Voorbereiden van de gegevens
05 → De Excel templates (
| Status | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Documenteren van de oorsprong van de gegevens
Piloten geven aan op welke manier zij de migratie-Excels hebben opgemaakt (zie vragenlijst). Hierin staat van waar de gegevens komen, hoe de actualiteit en correctheid wordt ingeschat, etc.
Vullen van de Excelbestanden
De Excel templates zijn hier terug te vinden: https://vlaamseoverheid.atlassian.net/wiki/spaces/AGB/pages/6305743459/Verenigingsgegevens+voorbereiden#Voorbereidingskit . We verwachten uiteindelijk 2 Excel bestanden (een voor de feitelijke verenigingen en een andere voor de KBO verenigingen)
De piloot zorgt er voor dat deze Excel ingevuld wordt de migratie Excels ingevuld worden met de gegevens van ALLE verenigingen die later zal opgeladen wordenze wensen op te laden.
Hierbij is het niet de bedoeling om gegevens te gaan opzoeken die op dit moment niet gekend zijn (zoals bijvoorbeeld de website van de vereniging). Het is WEL de bedoeling om verplichte gegevens te gaan opzoeken of opvragen (zoals bijvoorbeeld het rijksregisternummer van de vertegenwoordigers, of andere gevens om te voldoen aan de minimum dataset)
Wanneer de Excels klaar zijn, worden deze opgeladen doorgegeven naar DV en dit ten laatste op . DV zoekt momenteel nog naar het beste mechanisme om deze gegevens beveiligd door te sturen. Ten laatste wordt deze methode beschreven.
Piloten geven aan op welke manier zij de migratie-Excels hebben opgemaakt (
| Status | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Om deze data door te sturen vragen wij elke piloot om een gedeelde folder te maken op zijn eigen SharePoint omgeving Die folder wordt dan gedeeld met DV door te delen met volgende e-mail adressen:
frank.wambacq@vlaanderen.be
evelien.dheer@vlaanderen.be
Gelieve ons via e-mail te contacteren:
telkens een nieuwe set van bestanden klaar staat.
indien u hulp nodig hebt om deze gedeelde folder op te zetten of wanneer u niet zou beschikken over SharePoint, of een gelijkaardige functionaliteit.
STAP 2 van 4 - Eerste validatie ronde
→
| Note |
|---|
In deze ronde zijn de INSZ nummers van de vertegenwoordigers NIET aanwezig. Als ze in het interne bestand al ingevuld zijn, dan worden deze eerst leeg gemaakt vooraleer ze naar DV verstuurd worden ter validatie. |
Controleren van de Excelbestanden
Zodra de eerste versie van het migratie bestand migratiebestand klaar is, zal DV deze nakijken en valideren. Er wordt vooral gecontroleerd op:
Is voor elke vereniging voldaan aan de minimum dataset ?
Zijn de verplichte velden allemaal aanwezig?
Hebben alle velden een plausibele waarde?
Ziet het formaat van de velden er uit zoals we dat zouden verwachten?
Zijn er dubbels binnen de verenigingen?
Zijn alle afdelingen en feitelijke verenigingen opgedeeld in de juiste groep? Zitten hier geen KBO verenigingen tussen? Of afdelingen die eigenlijk een feitelijke vereniging onder koepel zijn?
Van zodra het bestand gevalideerd is, koppelt DV de bevindingen terug naar de piloot die deze kan verwerken tot een verbeterde versie. Deze validatie kan itereren tot ten laatste .
STAP 3 van 4 - Tweede validatie ronde
→
Deze fase eindigt op , wanneer de effectieve productie-omgeving wordt klaargezet.
Documenteren van de nieuwe manier van beheren en synchroniseren na migratie van de gegevens
Vooraleer gegevens opgeladen worden in productie, beschrijven de piloten op welke manier zij na migratie gegevens actueel gaan houden en gaan hergebruiken (zie vragenlijst).
De antwoorden op deze vragenlijst woorden bij de start van deze validatieronde naar DV verstuurd. DV zal de piloten contacteren bij onduidelijkheden of vragen.
Opladen van de Excelbestanden voor validatie
Ten laatste op ontvangt DV van de piloot de 2 Excel bestanden (een voor de feitelijke verenigingen, afdelingen en een andere voor de KBO verenigingen) die gebruikt gaan worden in deze validatie ronde.
...
Wanneer alle piloten een eerste versie opgeladen hebben, bestaat er de mogelijkheid om het verbeterde bestand op te laden. Dit bestand kan met of zonder de reeds correct opgeladen verenigingen zijn. Wanneer deze er nog in aanwezig zijn, dan zullen deze als potentiële dubbel (van zichzelf) naar boven komen.
Deze fase eindigt op , wanneer de effectieve productie omgeving wordt klaargezet.
STAP 4 van 4 - Opladen van de gegevens (+ plan van aanpak)
→
Opladen van de bestanden in de productie-omgeving
Ten laatste op is DV in het bezit van een gevalideerd bestand de gevalideerde bestanden met verenigingen die mogen opgeladen worden in de productie omgeving.
Dit bestand wordt Deze bestanden worden opgeladen zoals bij de vorige ronde. Eventuele validatie issues worden teruggekoppeld en kunnen nog verbeterd worden. Door de dry-run in validatie ronde 2 zou dit al sterk beperkt moeten zijn. DV kan alsnog gecorrigeerde bestanden ontvangen en verwerken tot . Vanaf dan stopt de migratie ronde.
Streefdoel voor opladen data in productie
We streven er naar om tegen dan >=80% van de initiële data opgeladen te hebben. Dit cijfer houdt rekening met o.a.
verplichte, ontbrekende data die niet tijdig kon opgevraagd worden
verenigingen die als potentiële dubbel gemarkeerd zijn en ofwel niet geverifieerd zijn ofwel erkend als dubbel.
Bij het opladen van de gegevens vragen we aan de piloten op welke manier zij na migratie gegevens actueel gaan houden en gaan hergebruiken (
| Status | ||||
|---|---|---|---|---|
|
...
Na migratie: beheer via MAGDA
Vanaf
Van zodra de data van een piloot opgeladen is in de productie omgeving, wordt deze piloot geacht om de data van deze verenigingen up-to-date te houden met behulp van de MAGDA interface.
Beschrijving plan van aanpak voor de beheersfunctie
Na de initiële migratie