[in opbouw]
De opzet van het verenigingsregister voorziet beheer van verenigingsgegevens via gegevensinitiatoren. Je leest er meer over in het juridisch kader /wiki/spaces/VG/pages/6011453477 en decentraal gegevensbeheer. Digitaal Vlaanderen registreert zelf geen verenigingen.
Als Vlaamse overheid of lokaal bestuur ben je gegevensinitiator. Dit betekent dat je via je eigen toepassingen verenigingen registreert of verenigingsgegevens aanpast in het register. Benieuwd naar de technische insteek? Lees meer over applicaties aansluiten op het verenigingsregister.
| Table of Contents | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Gegevensbeheer vanuit dienstverleningsprocessen
Overheden - die in het kader van hun dienstverlening verenigingsgegevens bevragen - bezorgen gegevens aan het verenigingsregister opdat:
de (feitelijke) vereniging uniek geïdentificeerd kan worden en/of
gegevens geactualiseerd kunnen worden
zodat andere overheden deze gegevens kunnen hergebruiken.
Wil je weten waarom het register opgezet is met decentraal gegevensbeheer? Lees meer achtergrond in de visie en principes bij de opzet.
Dienstverlening als startpunt
Al snel worden data los gehaald van de processen
(te verwerken hieronder)
1/ interne samenwerking
De organisatie van decentraal beheer vraagt samenwerking tussen de verschillende interne diensten en departementen. Typisch zitten verenigingsgegevens verspreid binnen het (lokaal) bestuur en worden zo ook apart beheerd (bv. bij de dienst sport, cultuur, etc.).
Het verenigingsregister ontvangt gegevens vanuit het bestuur. De identificatie van verenigingen overstijgt de verschillende interne diensten, alsook de verschillende overheden. Bijvoorbeeld: indien een vereniging gekend is bij Sport, en diezelfde vereniging ook culturele activiteiten uitvoert ,en dus ook bij Cultuur gekend is, moet ze met 1 vCode geïdentificeerd worden.
Bij de aansluiting op het register zal het bestuur de interne bestanden moeten combineren en daar al eventuele dubbels uithalen. Ook na aansluiting, moet het duidelijk zijn voor iedereen binnen het bestuur op welke manier het gegevensbeheer georganiseerd moet worden.
Te beantwoorden vragen:
Wie/waar zitten de (meeste) verenigingsgegevens?
Hoe interne dubbels in de toekomst vermijden?
Hoe/wie/wanneer checken of de vereniging al bestaat als een (schijnbaar) nieuwe vereniging bij jullie langskomt?
De uitkomst van deze vragen zijn concrete processen en verantwoordelijken.
2/kwaliteit en volledigheid van gegevens bij aansluiting
De minimale dataset moet nog bepaald worden. Deze zal afgestemd zijn op wat jullie momenteel min of meer als gegevens hebben zitten.
De meeste gegevens binnen besturen zitten in een Excel-bestand en/of bevatten geen informatie over hoe recent de gegevens aangepast werden.
Tips bij de migratie van de bestaande gegevens:
Contacteer de verenigingen met de vraag of hun gegevens nog up-to-date zijn. Koppel dit aan informatie over verenigingsregister en -loket en de voordelen die dit voor hen kan inhouden.
Indien de vereniging over minstens 1 correct e-mailadres beschikt, kan de persoon zich na aanmelden via het loket koppelen als vertegenwoordiger van de vereniging, de gegevens beheren en eventuele andere vertegenwoordigers toevoegen.
Neem enkel erkende of gesubsidieerde verenigingen op in het register (idee is dat deze data van hogere kwaliteit is omdat jullie deze verenigingen het beste kennen).
Ga voor alle verenigingen die reeds in KBO zitten (vzw’s en Stichtingen) na wat het KBO-nummer is. Het KBO-nummer zal een verplicht veld zijn bij de registratie van een vereniging als VZW. Het is immers niet de bedoeling
3/gegevens registreren en updaten in het register na aansluiting
Het verenigingsregister wordt niet door Digitaal Vlaanderen voorzien van verenigingen, maar door de verschillende overheden die in interactie staan met de vereniging.
In tegenstelling tot KBO, dat niet beheert wordt door lokale, maar door federale overheden, is het weldegelijk de bedoeling de jullie als Vlaamse/lokale overheid het register voorzien van registraties en updates. Dit is een nieuw gegeven en kan misschien wat terughoudendheid veroorzaken.
Goed om te weten:
...
Het decreet geeft jullie het mandaat om rechtstreeks in de bron verengingen te registreren en te updaten. Er is dus een wettelijk kader dat toelaat dat jullie gegevens aanpassen in het register.
Voor het toevoegen van vertegenwoordigers in het bijzonder hebben jullie het mandaat het rijksregisternummer door te geven aan het register. Dit laat toe dat deze persoon zich vervolgens in naam van de vereniging kan aanmelden via tal van toepassingen. Het verenigingsregister zal het rijksregisternummer dus enkel doorgeven aan ACM (veiligheidsbouwsteen) in functie van toegangsbeheer.
...
Digitaal Vlaanderen legt geen sancties op bij fouten in de data. Iedereen levert naar best vermogen data aan. Indien gegevens foutief zouden zijn, kan dit gemeld worden. Op basis van deze melding zal een nieuwe wijziging gebeuren.
...
Digitaal Vlaanderen zal voor alle wijzigingen weergeven wie, wat, wanneer gewijzigd heeft in het register. Deze historiek zal ontsloten worden naar alle overheden. Deze zorgt voor transparantie en gemakkelijk rechtzetten van eventuele fouten.
De registratie van de feitelijke vereniging in het register is analoog aan de manier waarop deze momenteel tot stand komt in jullie Excelfiles of CRM-systemen, aangevuld met een aantal noodzakelijke stappen gelinkt aan het feit dat we een centrale databank voeden een geen lokaal systeem.
...
Digitaal Vlaanderen legt geen algemene procedure vast voor de registratie van een vereniging. Elk bestuur valt terug op eigen processen, zoals die nu ook leiden tot registratie/erkenning van de vereniging.
Bijvoorbeeld: Gemeente Dorpegem erkent jeugdverengingen aan de hand van enkele criteria (bv. activiteiten/aanbod, ledenaantal, locaties). Gemeente Landegem erkent eveneens jeugdverenigingen, maar combineert andere criteria. In beide gevallen maak je een vCode aan voor de vereniging en registreer je enkele basisgegevens. Bovendien kan je ook toevoegen dat de vereniging erkend is (inclusief door wie en voor welke periode).
Bijvoorbeeld: Gemeente Dorpegem krijgt een aanvraag voor zaalverhuur van een seniorenvereniging. Deze is nog (niet) erkend maar kan als vereniging wel gebruik maken van de zaal (eventueel aan een hoger tarief). De vereniging opereert zonder winstoogmerk en is actief in de gemeente met tal van activiteiten voor senioren. In dit geval maak je een vCode aan voor de verenging en registreer je enkele basisgegevens.
In bovenstaande voorbeelden kan het Verenigingsloket en de aangeboden registratieflow jullie ontzorgen. De vereniging kan zich daar registreren en vervolgens met een vCode en gegevens tot bij jullie komen voor een dienstverleningsaanvraag. Idealiter is deze aanvraag ook beschikbaar vanuit het loket.
...
Digitaal Vlaanderen zal een minimumset afdwingen en zal ook het formaat van de gegevens valideren (bv. is het e-mailadres effectief een e-mailadres?).
...
Digitaal Vlaanderen zal bij de registratie vragen om aan te geven of het om een (1) feitelijke vereniging, (2) afdeling van een koepelorganisatie of (3) vzw/stichting gaat. Afhankelijk van het type moeten verschillende gegevens voorzien worden.
Bijvoorbeeld: een VZW kan je enkel aanmaken als je over een KBO-nummer beschikt.
Digitaal Vlaanderen zal een dubbelcheck doen op de vereniging op basis van de ingegeven parameters en wat reeds in de database zit om dubbele registraties te vermijden.
...
en beheerinstructies. Decentraal gegevensbeheer is een permanente verplichting en wordt best ingepast in de dagelijks werking binnen het bestuur, de gemeentelijke processen en de taakverdeling.
Bij de aansluiting op het Verenigingsregister vraagt Digitaal Vlaanderen om een interne coördinator aan te stellen om de aansluiting in goede banen te leiden:
De coördinator heeft competentie en kennis voor het omgaan met data en informatie over verenigingen. Hij/zij slaat de brug tussen de verschillende diensten binnen het lokaal bestuur, de ondersteunende IT-afdeling en het beleid.
De coördinator speelt een belangrijk rol om organisatiebreed en geïntegreerd te werk te gaan m.b.t. verenigingsgegevens.
Deze persoon registreert (idealiter) zelf geen gegevens, maar denkt samen met de betrokken collega’s binnen de verschillende domeinen (sport, cultuur, financiën) na op welke manier gegevens best gedigitaliseerd, geregistreerd en geraadpleegd en hergebruikt kunnen worden.
Typisch zijn dit diensthoofden, stafmedewerkers, beleidsmedewerkers, organisatiemedewerkers en experten die moeten kunnen meedenken op niveau van de organisatie.
We voorzien, samen met partners binnen de Vlaamse overheid, maar ook binnen de provincies en de VVSG, graag in de ondersteuning van de “V-coördinator” via
Nieuwsbrieven
Opleidingen en documentatie
Community werking en netwerkmomenten
Uitwisselen van goede praktijken
Overleg met bronbeheerder (via een beheercomité)
Deze instrumenten zullen de komende maanden (en jaren) verder uitgewerkt worden.