De KBO testdatabank is een verouderde kopie van productie. Recente wijzigingen of nieuwe ondernemingen zijn hierin niet altijd beschikbaar. Het MAGDA team heeft zelf geen zicht op welke KBO-nummers beschikbaar zijn in de KBO testdata.

Indien gewenst kan er contact opgenomen worden met KBO helpdesk (KBO-BCE-WEBSERVICE@economie.fgov.be ) om bepaalde KBOnummers toe te voegen aan de testdataset of om een update te maken van bepaalde KBO-nummers. U mag deze vraag ook steeds stellen via de MAGDA Service Desk, wij bezorgen uw vraag dan aan onze partners bij KBO.

Deze diensten maken achterliggend gebruik van een andere bron. GeefOndernemingVKBO 2.0 gaan naar VKBO, dit is een kopie van KBO die dagelijks wordt bijgewerkt met wijzigingen ontvangen vanuit KBO. GeefOnderneming 2.0/KBO Public Search gaan rechtstreeks naar KBO en geven realtime data.

Ook in de acceptatieomgeving gaan beide diensten naar verschillende databanken die volledig los van elkaar staan. Het is dus mogelijk dat een ondernemingsnummer in acceptatie beschikbaar is in VKBO maar niet in KBO en vice versa.

Voor enkele gestopte ondernemingen zijn de INSZ van functiehouders niet correct (voldoen niet aan de juiste opbouw van een INSZ). Oorzaak is dat deze data afkomstig is uit een initial load in KBO in 2008. Als deze entiteiten zouden willen herstarten zullen ze voor deze gegevens eerst er regularisatie moeten doen.

Buitenlandse ondernemingen die een vestiging wensen uit te baten in België moeten zich ook registreren in KBO. Hiervoor kunnen er dus buitenlandse adressen in het antwoord van de dienst zitten. Indien de maatschappelijke zetel zich in het buitenland bevind dan wordt er ook een bijhuis geregistreerd in KBO dat fungeert als hoofdcontactpunt voor de activiteiten van de onderneming in België.

Een Belgische ondernemer met vestigingen in het buitenland kan deze ook registreren in KBO dus ook in deze gevallen kan een adres buiten België liggen.

KBO heeft 1 actieve status en meerdere in-actieve statussen waarin een onderneming of vestiging zich kan bevinden. Een overzicht van de statussen en hun beschrijving is terug te vinden op de website van KBO: https://economie.fgov.be/nl/themas/ondernemingen/kruispuntbank-van/diensten-voor-administraties/codetabellen .

Bij ondernemingen waarbij de maatschappelijke zetel in het buitenland ligt kunnen 2 adressen terugkomen in het antwoord als geldend op hetzelfde moment. Dit is het adres van de maatschappelijke zetel (in het buitenland) en het adres van het bijhuis (in België of dat gebruikt dient te worden voor België). Om te weten welk adres bij welke locatie hoort dient het element ‘Omschrijving’ aangeduid te worden in de request.

Deze wordt dus (minstens):
<Criteria> <Ondernemingsnummer>XXXXXXXXXX</Ondernemingsnummer> <
Basisgegevens>1</Basisgegevens>
<GerelateerdeOndernemingen>
<Aanduiding>1</Aanduiding>
<Vestigingen>1</Vestigingen>
<Omschrijvingen>
<Aanduiding>0</Aanduiding>
</Omschrijvingen>
</Criteria>

Bij het opvragen van een vestigingsnummer mogen er geen functiegegevens opgevraagd worden. Het element <Aanduiding> onder <Functie> moet op 0 staan.

Om de maatschappelijk zetel van een vestiging mee te krijgen in het antwoord moet het element <Gerelateerde ondernemingen> mee bevraagd worden in de request.

Als er geen periode voor de bevraging wordt meegegeven in de request wordt enkel de actuele toestand van de onderneming doorgegeven. Vestigingen die stopgezet werden zullen hierbij niet opgenomen worden in het antwoord. Om deze vestigingen wel te ontvangen moet er een periode meegegeven worden in de vraag, hierbij is het meegeven van een begindatum het belangrijkste. Deze begin datum kan tot 1900-01-01 terug gaan.

Een ondernemer moet zelf de nodige administratie in orde brengen voor het afsluiten van vestigingen verbonden aan zijn onderneming. Het stopzetten van de maatschappelijke zetel wordt niet automatisch vertaald naar de vestigingen waardoor vestigingen vaak nog de status actief hebben ondanks dat de maatschappelijke zetel niet meer actief is.

Als een zelfstandige zijn eenmanszaak heeft stopgezet en nadien zijn activiteiten wenst te hernemen dan wordt het originele KBO-nummer gebruikt voor de herstart. In die gevallen kan een ondernemingsnummer dus na stopzetting terug de status Actief krijgen. Voor andere types ondernemingen wordt er na stopzetting een nieuw ondernemingsnummer aangemaakt als de onderneming zijn activiteiten wenst te herstarten.

Inschrijven in het repertorium is enkel een verplichting voor diensten met persoonsgegevens, de ondernemingsdiensten hebben dus geen inschrijvingsverplichting. Het inschrijven van een onderneming of vestiging wordt voor ondernemingsdiensten enkel gebruikt voor het ontvangen van mutaties voor deze ingeschreven ondernemingsnummers. Hierbij wordt geen onderscheidt gemaakt tussen ondernemingsnummer of vestigingsnummer, beide kunnen ingeschreven worden. Enkel voor het ingeschreven KBO-nummer zult u een mutatie ontvangen.

Als u niet werkt met een mutatiestroom voor ondernemingsgegevens of gebruik maakt van de publieke map om mutaties op te halen dan is inschrijven in het repertorium niet nodig. Enige uitzondering op deze regel zijn de diensten GeefSocialeSchuld en GeefFiscaleschuld.