De standaardexcel blijft een goed instrument om kennis te maken met het datamodel en overheen diensten data samen te brengen. Zo kunnen interne dubbels bijvoorbeeld al verwijderd worden. Bovendien zit data vaak in verschillende applicaties, al dan niet in combinatie met Excel-bestanden.
Informeren verenigingen
Vooraleer de data opgeladen kan worden naar het verenigingsregister, is het verplicht om de vereniging hiervan te verwittigen. Samen met jullie DPO bekijken we op welke manier we de verenigingen informeren. We bieden een voorbeeld tekst aan om voor deze communicatie van te vertrekken. Indien je deze zou gebruiken, pas hem dan aan waar nodig en laat zeker goedkeuren door jullie DPO.
View file
name
Voorbeeldtekst informeren verenigingen over data migratie.docx
Ideaal is als deze communicatie aan het begin van het voorbereidingsproces plaatsvindt en de verenigingen hierbij ook gevraagd worden om de gegevens die reeds verzameld werden, te updaten en/of bij aan te vullen. Dit verhoogt de data kwaliteit en vermindert de nodige nazorg wanneer de data gebruikt worden.
Voorbereidingskit
Onderstaand ZIP-bestand bevat enkele documenten (vooral Excel) die jullie ondersteunen bij de voorbereiding:
...
View file
name
Voorbereidingskit VR v6v7.zip
Info
Om dit ZIP-bestand af te laden, klik je op het bestand en vervolgens op het logo met wolk en pijl zoals op het voorbeeld hieronder.
...
Expand
title
De wijzigingen op deze bestanden zijn:
Versie
Datum
Wijzigingen
v1
Eerste versie op deze pagina
v2
Aanpassingen op basis van ontvangen feedback & verdere evolutie van het verenigingsregister:
De bestanden Data feitelijke vereniging en Data Afdeling zijn samengevoegd omdat er veel verwarring was tussen beide types - door deze samen te voegen, zijn mogelijke foute beoordelingen snel gecorrigeerd. In het nieuwe bestand wordt het onderscheid tussen beide types gemaakt op basis van een nieuw dataveld “Type vereniging”
Tabblad vereniging
Nieuwe velden voor de leeftijdsdoelgroep (minimum- en maximum leeftijd)
(enkel bij FV/AFD) Nieuw veld om aan te duiden dat een feitelijke vereniging niet zichtbaar mag zijn in de publieke datastroom
(enkel voor KBO) Van een KBO vereniging vragen we enkel de gegevens op die je ook kan aanpassen - korte naam en startdatum worden opgehaald uit KBO
Tabblad Algemene contactgegevens
Aanpassen van contacttype “Email” naar “E-mail”
Tabblad vertegenwoordigers
Aanpassen van “Email” naar “E-mail”
(enkel voor KBO) Vertegenwoordigers van een KBO vereniging kunnen nu ook verrijkt worden
(enkel voor FV/AFD) Bij een vertegenwoordiger zijn de voor- en achternaam nu verplichte velden geworden
Tabblad erkenningen
is verwijderd
kleine layout-wijzigingen en verduidelijkingen in de instructies
v3
In de folder met hulpbestanden vindt u nu ook een validatie Excel. Deze kan gebruikt worden om al een eerste ruwe validatie van de ingevulde templates uit te voeren.
In de template voor KBO verenigingen staat nu ook dat de hoofdactiviteit voor een KBO vereniging een verplicht veld is.
v3.1
Verbeterde versie van de validatie Excel
v4
Vereenvoudiging : In de Excel met feitelijke verenigingen wordt het onderscheid tussen feitelijk verenigingen en afdelingen niet meer opgevraagd.
v5
bugfixes in de validatie Excel
v6
Melding toegevoegd bij het invulbestand voor KBO verenigingen, tab vertegenwoordigers: deze hoeven voorlopig niet ingevuld te worden.
Informeren verenigingen
De voorbereiding van de verenigingsgegevens kan gepaard gaan met het informeren van de verenigingen over de aansluiting op het Verenigingsregister en mogelijks ook de vraag om nog bijkomende informatie aan te leveren zodat de registratie zo volledig mogelijk kan zijn.
Samen met jullie DPO bekijken we op welke manier we de verenigingen informeren. Wat hierin generiek kan gemaakt worden voor alle besturen, zullen we hier ook voorzien.
