...
We identificeren momenteel de volgende pilot piloot aansluiters.
...
De Excel templates (
| Status | ||||
|---|---|---|---|---|
|
De piloot zorgt er voor dat deze Excel ingevuld wordt de migratie Excels ingevuld worden met de gegevens van ALLE verenigingen die later zal opgeladen wordenze wensen op te laden.
Hierbij is het niet de bedoeling om gegevens te gaan opzoeken die op dit moment niet gekend zijn (zoals bijvoorbeeld de website van de vereniging). Het is WEL de bedoeling om verplichte gegevens te gaan opzoeken of opvragen (zoals bijvoorbeeld het rijksregisternummer van de vertegenwoordigers, of andere gevens om te voldoen aan de minimum dataset)
Wanneer de Excels klaar zijn, worden deze opgeladen naar DV en dit ten laatste op . DV zoekt momenteel nog naar het beste mechanisme om deze gegevens beveiligd door te sturen. Ten laatste wordt deze methode beschreven.
...
Ten laatste op ontvangt DV van de piloot de 2 Excel bestanden (een voor de feitelijke verenigingen, afdelingen en een andere voor de KBO verenigingen) die gebruikt gaan worden in deze validatie ronde.
...
Van zodra de data van een piloot opgeladen is in de productie omgeving, wordt deze piloot geacht om de data van deze verenigingen up to date te houden met behulp van de MAGDA interface.
Sjabloons voor aan te leveren data
Migratie Excels
Deze zijn af te laden van deze plek: https://vlaamseoverheid.atlassian.net/wiki/spaces/AGB/pages/6305743459/Verenigingsgegevens+voorbereiden#Voorbereidingskit
Oorsprong van de gegevens
Om een idee te krijgen van de oorsprong van de gegevens alsook actualiteit en correctheid, voorziet de piloot een antwoord op volgende vragen:
Hoe zijn deze migratie Excels tot stand gekomen?
Zijn jullie zeker dat alle verenigingen nog steeds bestaan?
Hebben jullie deze data voorgelegd aan de verenigingen om deze te valideren?
Welke data was al aanwezig en welk is omwille van deze migratie opgezocht en aangevuld?
Is er intern al gecontroleerd dat er geen dubbels aanwezig zijn in de data?
Beschrijving plan van aanpak voor de beheersfunctie
Na de initiële migratie nemen de piloten hun taak op als gegevens initiator. Een onderdeel van deze taak is het meewerken aan het actueel houden van de verenigingsdata op een correct en veilige manier. Om dit te evalueren, vragen we aan de piloten om een antwoord te geven op de volgende vragen.
| Note |
|---|
DV zal pas data opladen in productie wanneer de antwoorden ontvangen zijn en DV geoordeeld heeft dat de piloot de taak van initiator op een afdoende manier opneemt startende van het moment van migratie. |
Hoe hebben jullie de verenigingen geïnformeerd dat hun gegevens overgezet gaan worden naar het verenigingsregister?
Hoe hebben jullie de verenigingen de kans gegeven om deze gegevens te actualiseren vooraleer de finale data aangeleverd werd?
Hoe kunnen jullie verenigingen ook na migratie de wijzigingen van hun gegevens doorgeven?
In welke toepassingen worden deze gegevens verzameld ?
Op welke manier worden deze gegevens vanuit deze toepassingen gesynchroniseerd van en naar het verenigingsregister?
Welke acties voorzien jullie om er voor te zorgen dat jullie steeds in het bezit zijn van de meest actuele gegevens?
Zijn er eventueel proactieve acties voorzien om de huidge gegevens regelmatig te laten controleren?
Voorzien jullie maatregelen die er voor zorgen dat het voordelig is voor jullie verenigingen om de gegevens actueel te houden?
In hoeverre worden deze gegevens beschermd voor oneigenlijk gebruik?
In het bijzonder: Zijn de persoons gegevens voldoende afgeschermd voor oneigenlijk gebruik buiten de bevoegde ambtenaren?
Op welke manier worden de aangeleverde gegevens gevalideerd dat ze wel correct zijn?
Wie is het unieke aanspreek punt wanneer DV (tijdens migratie of later) in contact wenst te treden in verband met het verenigingsregister. Gelieve naam, functie, e-mail adres en telefoon nummer te voorzien. Het e-mail adres mag eventueel een generiek e-mail adres zijn.