Het Gebruikersbeheer is verdeeld is in vier afzonderlijke doelgroepen gebaseerd op het type organisatie. In elke doelgroep worden dus verschillende typen organisaties beheert. Toepassingsverantwoordelijken kunnen zo bepalen of rechten wel of niet beschikbaar mogen zijn voor de betreffende doelgroep.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen de volgende doelgroepen:

• Entiteiten van de Vlaamse overheid(Vo-GID): organisaties die direct vallen onder de administratieve diensten van de Vlaamse overheid (of het gemeenschappelijke ICT-dienstverleningsaanbod)
• Lokale besturen (LB): alle besturen op lokaal niveau, denk onderanderen aan gemeenten en provincies
• Onderwijs en vorming (OV): alle onderwijs- en vormingsinstellingen
• Economische actoren (EA): ondernemingen en niet-publieke organisaties

Het verschil tussen de lokale beheerders in de vier doelgroepen zit in de organisatiestructuur van de verschillende typen organisatie. De hoofdverantwoordelijke van de organisatie moet de lokale beheerder eenmalig de verantwoordelijkheid van het beheer delegeren en dat is per doelgroep dus anders geregeld. 

Het aanduiden van de lokale beheerder dient gedaan te worden door de hoofdverantwoordelijke van de organisatie, waarvoor de procedure verschilt per doelgroep, die je onderstaand terugvindt.

• Entiteiten van de Vlaamse overheid(Vo-GID): vul dit registratieformulier in ondertekend door de administrateur generaal (Vo) of wettelijke vertegenwoordige (GID) en stuur het na veiligheidsbouwstenen@vlaanderen.be 
• Onderwijs en vorming (OV): dit wordt centraal beheert door de edison helpdesk. Neem voor de registratie als lokale beheerder, contact op met de Edison Helpdesk en vergeet zeker niet de je mailadres te registeren via: helpdesk.edison@ond.vlaanderen.be(link stuurt een e-mail) of 02/553.90.90
• Lokale besturen (LB): zorg er eerst voor dat je organisatie is geregisteerd in het Gebruikersbeheer. Stuur ter controle de details van je organisatie (met een wegwijslink) door naar veiligheidsbouwstenen@vlaanderen.be. Pas als de registratie is bevestigd, kan je aanmelden volgens de onderstaande procedure voor 'Economische actoren (EA).
• Economische actoren (EA): de wettelijke vertegenwoordiger van je organisatie, dient zich via het Beheer der Toegangsbeheerders te registreren.
  • Deze handleiding over deze registratieprocedure kan je daarbij helpen. 
  • Voor problemen met deze registratieprocedure kan je terecht bij het contactcenter van de Sociale Zekerheid. Zij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van deze registratie.
  • Aan de slag met het Gebruikersbeheer: stappenplan voor de ondernemer of de verantwoordelijke van een organisatie

• Medewerkers kunnen zelf nagaan of er al een lokaal beheerder is aangesteld. Ga hiervoor naar Mijn Profiel. Medewerkers kunnen daar hun lokale beheerder(s) raadplegen en ook de rechten bekijken waarover zij al beschikken. Voor nieuwe rechten tot een gewenste toepassing nemen de medewerkers contact op met één van de beheerders. Zorg er als lokale beheerder dus voor dat je contactgegevens juist zijn geregistreerd op je je eigen 'recht lokale beheerder' in het Gebruikersbeheer.
• Voor de entiteiten van de Vlaamse overheid en Lokale besturen zijn er ook lijsten beschikbaar met de lokale beheerders op het intranet.

Als lokale beheerder ben je de verantwoordelijke van de organisatie, die het rechtenbeheer van de medewerkers bewaakt, je zorgt ervoor dat enkel personen die de toegang nodig hebben vanuit hun functie de vereiste rechten toegekend krijgen of weer afgenomen worden bij bijv. ontslag. Twijfel je over het toekennen van rechten dan kan je altijd de leidingevende van de medewerker raadplegen of de hoofdverantwoordelijk van de organisatie. 

Om het beheer te kunnen uitvoeren, neem zeker de onderstaande handleiding door en raadpleeg de instructie filmpjes.

• Handleiding voor de lokale beheerder

Raadpleeg daarnaast de onderstaande instructiefilmpjes.

Met de bovenstaande handleiding, filmpjes en deze kennisdatabank wordt ingezet op zelf-training door de lokale beheerders. Daarnaast zetten we in op het beschikbaar maken van aanvullende documentatie volgens het principe van train-the-trainer, waarbij de kennis na een training weer door een volgende medewerker overgebracht kan worden. De documentatie zal vervolgens onderstaande beschikbaar gemaakt worden.

Let op: aangezien de werking voor de lokale beheerder Vlaamse overheid (Vo-GID) een extra interne complexiteit met zich meebrengt, is bijkomende informatie nodig die enkel voor de doelgroep Vlaamse overheid geldt.

Om op de hoogte te zijn van het gepland onderhoud en de productontwikkelingen meld je je aan voor de ICT-nieuwsbrief. Indien er ongeplande problemen zijn, proberen we zo spoedig mogelijk een banner te plaatsen op de aanmeldschermen van het Gebruikersbeheer.

Daarnaast kan je je aanmelden op de statuspagina van Digitaal Vlaanderen, waarop de verschillende services worden gemonitord. Het Gebruikersbeheer is nog niet beschikbaar op de statuspagina, maar heeft wel de ambitie hierbij aan te sluiten.