...

Aanleiding en probleemstelling

Behoeften- en omgevingsanalyses, uitgevoerd in aanloop van dit traject, wijzen op een gebrek aan:

• de unieke identificatie van feitelijke verenigingen/afdelingen en hun vertegenwoordigende leden en

• uitwisseling of integratie tussen de verschillende bestaande databronnen waarin feitelijke verenigingen/afdelingen vandaag worden geregistreerd.

Verenigingsgegevens zijn, bij aanvang van het ontwikkeltraject van het Verenigingsregister, op verschillende plaatsen te vinden. Zowel koepelorganisaties, lokale overheden en Vlaamse overheden hebben, in functie van eigen behoeften en noden, lijsten en/of databanken opgezet met feitelijke verenigingen/afdelingen. Betreft Ook binnen de Vlaamse overheden zijn er uitgebouwde , onder meer, databanken binnen het domein de domeinen Sport, Welzijn en Onderwijs. Het spreekt dan ook voor zich dat de uitbouw van het verenigingsregister zal gebeuren in zeer nauwe samenwerking met de voorgenoemde organisaties.Belangrijke

Om verenigingen beter te kunnen bedienen zijn volgende zaken nodig:

• de eenduidige, “unieke” identificatie van feitelijke verenigingen/afdelingen en hun vertegenwoordigende leden overeen de verschillende instanties die dienstverlening aanbieden ten aanzien van deze verenigingen

• de uitwisseling of integratie tussen verschillende bestaande databronnen waarin feitelijke verenigingen/afdelingen vandaag worden geregistreerd.

Rapporten van belangrijke voortrajecten:

• Definitiestudie. Digitale ondersteuning voor vrijwilligers en verenigingen, uitgevoerd door Departement Cultuur, Jeugd en Media in samenwerking met Digitaal Vlaanderen. Opgeleverd in 2018.

• VRD 2 project - identificeren van feitelijke verenigingen Omgevingsanalyse informatie-architectuur feitelijke verenigingen, uitgevoerd door Digitaal Vlaanderen. Opgeleverd in 2021.

...

De opzet van een Vlaanderenbrede, centrale bron is kostenverlagend want beheer, beveiliging en onderhoud gebeuren slechts op één plaats. Nu gebeurt dat, in meer of mindere mate, door elke overheidsinstelling apart. Efficiëntiewinst wordt wel pas gerealiseerd wanneer overheden maximaal meestappen in dit verhaal. Volgens het eenmaligheidsprincipe is de eerste registratie bij een overheid ook de enige. Deze registratie resulteert in unieke identificatie in het register. Het eenmaligheidsprincipe betekent ook dat overheidsinstellingen ingeschakeld worden in het decentraal beheer van het register. Het faciliteren en coördineren van de samenwerking tussen overheden, Vlaams en lokaal, zal een belangrijke opdracht zijn voor Digitaal Vlaanderen als bronbeheerder.

Hergebruik authentieke gegevens

Het verenigingsregister zal koppelen met bestaande authentieke bronnen die gegevens in het register reeds uniek identificeren. We denken hierbij in het bijzonder aan KBO (voor verenigingen met rechtspersoonlijkheid), Rijksregister (voor personen) en Adressen- en gebouwenregister (voor locaties waar verenigingen activiteiten organiseren of voor correspondentieadressen).

Decentraal gegevensbeheer

Definitie en insteek

Volgens het eenmaligheidsprincipe is de eerste registratie bij een overheid ook de enige. Deze registratie resulteert in unieke identificatie in het register. Het eenmaligheidsprincipe betekent ook dat overheidsinstellingen ingeschakeld worden in het decentraal beheer van het register.

Overheden - die in het kader van hun dienstverlening verenigingsgegevens bevragen - bezorgen gegevens aan het verenigingsregister ​opdat de (feitelijke) vereniging uniek geïdentificeerd kan worden en/of ​gegevens geactualiseerd kunnen worden zodat andere overheden deze gegevens kunnen hergebruiken. Dit noemen we decentraal gegevensbeheer.

...

De antwoorden op deze vragen laten toe om duurzaam gegevensbeheer op te zetten en ervoor te zorgen dat het register zo volledig mogelijk is met zo min mogelijk bijkomende registratielasten voor de vereniging.

Decentraal gegevensbeheer wenst in eerste instantie bestaande gegevensstromen te hertekenen in plaats van nieuwe processen, en dus nieuw gedrag, te introduceren voor gegevenstoevoer die naast de bestaande processen ingang zouden moeten vinden. Er zal immers altijd gegevensuitwisseling plaatsvinden in een dienstverleningsinteractie.

Uit het analysetraject dat in 2022 liep, ter voorbereiding van de bouw van het register, detecteren wij (lokale) overheden en koepelorganisaties als belangrijkste decentrale beheerders. Zij hebben een sterke dienstverleningsrelatie met de vereniging. Koepelorganisaties kennen en ondersteunen hun leden en verzamelen binnen deze interacties verenigingsgegevens. Ook lokale overheden staan erg dicht bij de vereniging. Erkenningen en subsidies zijn (typische) lokale producten via de welke lokale besturen verenigingen ondersteunen. Binnen deze dienstverleningen ontstaan verenigingsgegevens en krijgen lokale besturen zicht op typische verenigingskenmerken, zoals de activiteiten (Sport, Cultuur, …). Zeker voor feitelijke verenigingen, die geen registratieplicht hebben, is het relevant om op basis van deze processen, gegevensregistratie in te regelen.

Ook op niveau van de Vlaamse overheden zijn er diverse databanken met verenigingsgegevens, zoals de Sport databank of Cultuurverenigingen, Welzijnsorganisaties of Onderwijsverenigingen. Ook hier hangt gegevensbeheer typisch samen met een voordeel, zoals een erkenning of toelating om bepaalde activiteiten uit te voeren.

...

Interacties in het kader van dienstverlening zijn sleutelmomenten om gegevens te valideren en/of te voorzien van een update. Maximaal op deze hefboom inhaken, betekent zeer weinig bijkomende inspanningen voor de vereniging om een vCode te verkrijgen en van de voordelen gebruik te makenidentificatiecode te verkrijgen in het Verenigingsregister. Verenigingen hoeven niet meer gegevens achter te laten dan strikt nodig voor het verkrijgen van dienstverlening van de overheid.

Decentraal beheer betekent dat overheden samenwerken om verenigingsgegevens te laten doorstromen naar het register.​​ De idee is dat verenigingen ontzorgen Verenigingen ontzorgen is een gedeelde verantwoordelijkheid is van ons allemaal. Het is een expliciete vraag van verenigingen om verenigingsgegevens te delen tussen overheden in plaats van deze telkens opnieuw op te vragen.

Wanneer het Verenigingsregister zal functioneren zoals bedoeld, hoeven verenigingen niet meer gegevens achter te laten dan strikt nodig voor het verkrijgen van dienstverlening van de overheid. Bovendien moeten zij ook gebruik kunnen maken van bestaande interacties met de overheid, en bijhorende uitwisseling van hun gegevens, om gegevens te updaten.

Voorbeelden van andere decentrale gegevensbronnen

Verschillende andere authentieke bronnen, zowel Vlaams als Federaal, voorzien in decentraal gegevensbeheer om tot kwaliteitsvolle en volledige gegevens te komen. Ook deze bronnen vertrekken vanuit de idee dat gegevens opgehaald worden uit processen en instanties waarbinnen de gegevens tot stand komen.

Enkele voorbeelden:

...

• Juridisch kader

• Aansluiten op het register als overheid

• Studie naar Authentieke gegevensbronnen van Stijn Wouters & Joep Crompvoets (2020): https://www.steunpuntbestuurlijkevernieuwing.be/_files/ugd/b8884e_d2c3491c7f5a46bf8ad3e7174b8a6c50.pdf, gepubliceerd in 2020, uitgevoerd door het Steunpunt Bestuurlijke Vernieuwing.

Het Verenigingsloket

Binnen Departement Cultuur, Jeugd en Media wordt het Verenigingsloket opgezet. Het loket geeft verenigingen in Vlaanderen toegang tot de gegevens die zijn opgeslagen in het register, en laat en toe deze te wijzigen. Nieuwe verenigingen kunnen zich er ook registreren in het Verenigingsregister.

Het Verenigingsloket communiceert met het verenigingsregister (via webservices) zodat aanpassingen meteen in de centrale databank geregistreerd worden.

Aangezien alle Indien overheden via het loket eveneens hun dienstverlening t.a.v. de vereniging kunnen ontsluiten, kunnen de geregistreerde gegevens van verenigingen via het Verenigingsloket meteen hergebruikt worden in dienstverleningsaanvragen. Op die manier wordt de registratie ook gekoppeld aan een voordeel voor de vereniging.

Maximale herbruikbaarheid van data

...

• De overheid koppelt data uit verschillende databanken en informeert de vereniging op maat.

  • Evenement gepland, maar nog geen vergunning? Vraag ze nu aan!

• De vereniging kan met beperkte ingave van gegevens maximaal beroep doen op overheidsdienstverlening.

• De overheid kan beleid voorbereiden of evalueren op basis van gecombineerde datasets.

Data is adresseerbaar

Doel: Verenigingen hebben stabiele identificatoren.

...