Context

In lijn met de SDG-verordening moet een burger van een EU lidstaat een inschrijving aan een hogeronderwijsinstelling kunnen voltooien. De algemene SDG-requirements nog eens op een rijtje:

Dit document schetst wat Vlaamse hogeronderwijsinstellingen moeten ondernemen om SDG-compliant te worden.

SDG requirements

R1. Volledig online toegang voor EU-burgers

Hogeronderwijsinstelling moeten een digitaal, publiek toegankelijk platform aanbieden waarop de burger de inschrijvingsflow end-to-end kan volgen.

R2. Elektronische ontvangstbevestiging

Burgers ontvangen een automatische en elektronische kennisgeving die de ontvangst van de aanvraag bevestigt (indien het resultaat of besluit niet meteen beschikbaar is).

R3. Elektronische kennisgeving van het resultaat

Burgers ontvangen elektronische kennisgeving van het resultaat van de aanvraag, of het besluit.

R4. Elektronische identificatie van EU-burgers

Burgers moeten zich elektronisch kunnen identificeren op het digitaal platform. Buitenlandse gebruikers moeten hiervoor eIDAS kunnen gebruiken. De hogeronderwijsinstelling moet integreren met de Vlaamse Toegangsbeheer (ACM), waarbij tijdens de onboarding aangegeven wordt dat eIDAS moet ingeschakeld worden. Een verzoek tot aansluiting kan gebeuren door een e-mail te sturen naar integraties@vlaanderen.be . Achterliggend gebruikt het Vlaamse Toegangsbeheer het FAS-systeem van de federale overheid (FOD BOSA), dat eIDAS ondersteunt.

Een burger van een andere EU-lidstaat die zich aanmeldt via eIDAS moet in een Belgische authentieke bron zoals het rijksregister of het BIS-register gekend zijn. Als die gegevens volautomatisch teruggevonden kunnen worden zal de burger in een procedure terechtkomen waarbij hem/haar naar extra informatie gevraagd wordt teneinde te proberen alsnog de matching te doen. Als dat uiteindelijk ook niet lukt zal de authenticatie op dat moment niet slagen, en zal er een manuele flow volgen waarbij de burger via een service desk verder zal geholpen worden teneinde een BIS-nummer te bekomen. Eens de burger bevestiging hiervan gekregen heeft zal hij/zij opnieuw kunnen trachten te authenticeren.

Het is daarom aan te raden buitenlandse gebruikers zo vroeg mogelijk in de flow te laten aanmelden via eIDAS, zodat een eventuele vaststelling dat een BIS-nummer niet volautomatisch kan aangemaakt worden zo vroeg mogelijk in het proces gebeurt.

R5. Elektronisch handtekenen van online documenten

Als burgers tijdens de aanvraagflow een handtekening moeten plaatsen, dan moet dit op een digitale manier kunnen gebeuren.

R6. Online betaling

Alle burgers moeten online alle kosten kunnen betalen via gangbare grensoverschrijdende betaaldiensten, indien een betaling noodzakelijk is tijdens de aanvraagflow.

R7. Procedure in het Engels

De hele procedure en alle informatie daaromtrent moet minstens ter beschikking zijn in het Engels. Bijkomende, andere talen zijn uiteraard toegelaten.

R8. Data EU-burgers uit authentieke bronnen

Onder het motto “Vraag niet wat je al weet” moet data zoveel mogelijk uit bestaande authentieke bronnen gehaald worden ipv de burger opnieuw hierom te vragen. Bij dit soort informatie kan het zowel gaan om persoonsgegevens als om bewijs van eerdere studies (evidences).

Voor wat betreft persoonsgegevens (Requirement R8.1) kunnen hogeronderwijsinstellingen de nodige data via hun integratie met de DHO ophalen, dat op zijn beurt weer het MAGDA platform gebruikt.

Daarnaast kan de hogeronderwijsinstelling de burger verzoeken om bewijs van eerdere studies aan te leveren. Hiervoor moet er een integratie tussen het digitale platform en het OOTS (Once Only Technical System) opgezet worden (Requirement R8.2).

OOTS

Het is raadzaam om eerst te begrijpen wat het OOTS is en hoe het werkt alvorens hier verder te lezen. De documentatie over de werking van het OOTS is te vinden op Once-Only Technical System (OOTS).

Voor procedure 4 neemt MAGDA samen met LED de evidence provider flow voor hun rekening. Vermits diploma’s in de LED zitten komen hogeronderwijsinstellingen hier niet meer in tussen.

Voor wat betreft de evidence requester flow is er wel een impact op de hogeronderwijsinstellingen, simpelweg omdat hun applicaties/website de rol opnemen van BU-platform. Dit is de toepassing die een student zal gebruiken om de inschrijving aan hoger onderwijs aan te vragen.

De bedoeling is dat elke hogeronderwijsinstelling op de plaats waar naar diploma’s gevraagd wordt een knop voorziet, bvb “Haal diploma’s op via het OOTS”. Klikken op die knop brengt de student dan naar de Evidence Picker van BOSA.

Nadat de student het relevante evidence geselecteerd heeft zal hij teruggestuurd worden naar het BU-portaal van de hogeronderwijsinstelling, van waaruit de inschrijvingsflow verder kan verlopen. Parallel daarmee zal MAGDA het evidence zelf aanleveren.