Start van de IKB
Een IKB wordt geïnitieerd:
voor bestaande producten tijdens de periodieke herziening, waarbij de PO wordt gevraagd een IKB te herzien wanneer de huidige IKB ouder is dan 1 jaar,
bij de implementatie van een nieuw product,
bij een belangrijke wijziging aan een bestaand product.
Periodieke review
Analyse van de zakelijke omgeving
Op kwartaalbasis, wordt door de ISO (“Information Security Officer”) een analyse van de zakelijke omgeving van DV gemaakt, en wordt er bepaald welke producten DV beheerd. Producten zijn technologieën die DV beheert en aanbiedt aan de agentschappen van de Vo, om overheden te ondersteunen in hun digitale transformatie. Producten worden beschouwd als de voornaamste informatieassets van DV. Zowel de kernprocessen als ondersteunende processen zoals Marketing, HR etc. binnen DV worden beschouwd.
De ISO verzamelt informatie van verschillende bronnen binnen DV, in het bijzonder van de afdeling Portfoliobeheer.
Beheer van het product-dashboard
De producten worden door de ISO beheerd in een product-dashboard dat dient als basis voor de latere opvolging van de IKB status en voor de berekening en rapportering van KPI's (“Key Performance Indicators”) voor het IKB proces.
Op kwartaalbasis, stuurt de ISO het product-dashboard naar de dienst Portfoliobeheer en elk afdelingshoofd ter herziening. De portfoliomanager herziet het product-dashboard voor volledigheid. Elk afdelingshoofd herziet eveneens het product-dashboard voor volledigheid voor zijn/haar afdeling, en bevestigt de PO's (“Product Owners” of producteigenaars) van de producten onder zijn/haar verantwoordelijkheid aan de ISA. Als alternatief voor de afdelingshoofden kan ook gewerkt worden met de “Team Coaches” (TC's).
Indien in een afdeling een nieuw product of een belangrijke wijziging aan een bestaande product wordt geïmplementeerd, dient het afdelingshoofd de ISO te informeren met vermelding van de PO, zodat deze het product-dashboard kan aanpassen en een IKB kan opstarten.
De ISO neemt eveneens actie wanneer een IKB ouder is dan 1 jaar en vraagt in dat geval de PO van het desbetreffende product om de IKB te herzien.
Bij de herziening van een IKB voor een product door de PO, dient ook de toetsing van technische maatregelen en de risicobeoordeling te worden herzien.
Uitvoering van de IKB
Een IKB wordt geïnitieerd:
bij de implementatie van een nieuw product of bij een belangrijke wijziging aan een bestaand product, door de PO,
voor bestaande producten door de ISO bij de herziening van het product-dashboard, waarbij de PO wordt gevraagd een IKB te herzien wanneer de huidige IKB ouder is dan 1 jaar,
voor bestaande producten door het afdelingshoofd of TC bij de herziening van het IKB dashboard en KPI’s, waarbij de PO wordt gevraagd een IKB te herzien wanneer de huidige IKB ouder is dan 1 jaar.
De PO start de IKB bevraging door middel van het sjabloon Selectietool minimale maatregelen.
De PO stuurt de ingevulde bevraging ter validatie naar security@vlaanderen.be en dpo@vlaanderen.be.
De ISO zal een meeting inplannen om de bevraging te overlopen met de DPO (“Data Protection Officer”), samen met de PO.
Na de meeting bepaalt de ISO de IK voor zowel Beschikbaarheid, Integriteit en Vertrouwelijkheid als voor Persoonsgegevens, zoals beschreven in Informatieclassificatieraamwerk (ICR).
De ISO laat de IK valideren door de CISO (“Chief Information Security Officer”), indien nodig word de IK herbepaald en opnieuw een meeting ingepland hiervoor met de PO.
Indien er persoonsgegevens worden beheerd en de IK voor vertrouwelijkheid hoger is dan 2, vraagt de ISO aan de PO om een pre-DPIA (“Data Protection Impact Assessment”) uit te voeren, dewelke eveneens wordt gedocumenteerd door middel van het sjabloon Selectietool minimale maatregelen. De pre-DPIA wordt gevalideerd door de DPO die indien nodig een DPIA laat uitvoeren.
De ISO past het IKB dashboard aan met de informatie ingevuld in het sjabloon Selectietool minimale maatregelen, met de volgende velden:
Beschikbaarheid
Integriteit
Vertrouwelijkheid
Persoonsgegevens
Datum IKB
Review IKB
De ISO start vervolgens het proces Toetsing van maatregelen met de PO, zie https://vlaamseoverheid.atlassian.net/wiki/spaces/ISMS/pages/6503205176/Proces+-+Identificatie+van+maatregelen.
Rapportering
Op maandelijkse basis berekent de ISO de KPI’s voor het IKB proces, zie KPI's informatieklassebepaling.
De ISO stuurt maandelijks de berekende KPI’s samen met het product-dashboard naar de CISO ter herziening.
De ISO stuurt maandelijks de berekende KPI’s samen met het product-dashboard eveneens naar de afdelingshoofden en/of TCs. Op basis hiervan kan het afdelingshoofd en TC een PO aanspreken indien de IKB ontbreekt of overtijd is.
Op kwartaalbasis worden de berekende KPI’s samen met het product-dashboard door de CISO, de DV risicomanager en het DV directiecomité herzien als onderdeel van het stuurorgaan informatieveiligheid.