1. Wat is een werkrelatie?

Een werkrelatie geeft een relatie tussen een organisatie en een persoon binnen een bepaalde doelgroep weer. Een Hoofd Lokale Beheerder kan voor zijn organisatie voor een bepaalde doelgroep een werkrelatie toekennen aan gebruikers. De gebruiker kan met meerdere organisaties een werkrelatie hebben.

Bij elke werkrelatie is er een verband met de contractuele relatie (een gebruikerstype: ambtenaar, vaste medewerker, externe medewerker, occasionele medewerker) van de gebruiker met de organisatie. Deze gebruikerstypes zijn afhankelijk van de doelgroep waarbinnen een werkrelatie wordt toegekend.

Bij het toekennen van een werkrelatie moeten een aantal verplichte attributen (e-mailadres, telefoonnummer, ...) ingevuld te worden, afhankelijk van de doelgroep en het gekozen gebruikerstype.

2. Wat is een gebruikersrecht en welke verhouding heeft dit met de werkrelatie?

Via het Gebruikersbeheer kunnen gebruikersrechten aan gebruikers gegeven worden voor de taken die zij uitvoeren binnen een bepaalde organisatie.

Een gebruikersrecht geeft rechten tot of bepaalde rechten binnen een applicatie. Wanneer de gebruiker het gebruikersrecht niet meer heeft, worden die rechten verwijderd bij de overeenkomstige applicaties. De gebruikersrechten die een gebruiker verkrijgt moeten in overeenstemming zijn met de bevoegdheden die de gebruiker in zijn/haar hoedanigheid nodig heeft om zijn taken te vervullen.

Per organisatie binnen een doelgroep is er een persoon aangesteld als Lokale Beheerder. Deze persoon zal de gebruikersrechten beheren voor de personen met een werkrelatie met zijn organisatie.

Binnen een gebruikersrecht is soms nog een verfijning mogelijk, dit gebeurt aan de hand van zogenaamde “contextwaarden”. Bij het toekennen van het gebruikersrecht moet dan één of meerdere contextwaarden gekozen te worden afhankelijk van de bevoegdheden die nodig zijn voor de gebruiker.

3. Hoe kan je een werkrelatie of gebruikersrechten toekennen/aanpassen?

Een Lokale Beheerder kan een gebruikersrecht aan een gebruiker toekennen door de volgende stappen te volgen:

• Een Lokale Beheerder zoekt een identiteit van de gebruiker op binnen Gebruikersbeheer in de betreffende doelgroep. Indien de identiteit van de gebruiker nog niet bestaat voegt de Lokale Beheerder deze toe.
• De Lokale Beheerder selecteert de werkrelatie met een organisatie waarvoor hij bevoegd is of voegt een werkrelatie met een organisatie toe. Deze werkrelatie drukt het verband uit tussen de identiteit en de organisatie waarvoor de Lokale beheerder verantwoordelijk is.
• De Lokale beheerder voegt een gebruikersrecht toe aan de werkrelatie van de identiteit met zijn organisatie. 
• De Lokale beheerder kiest de juiste keuzemogelijkheden voor het gebruikersrecht. Dit houdt de begin- en einddatum in en eventueel een opmerking. Eventueel kan er bij het gebruikersrecht nog een contextwaarde geselecteerd worden. Deze contextwaarde geeft de mogelijkheid om parameters te kiezen die relevant zijn voor het gebruikersrecht, bijvoorbeeld een profiel binnen het gebruikersrecht binnen de applicatie.

In de handleiding in bijlage kan je bovengenoemde procedures nakijken hoe je een werkrelatie of een gebruikersrecht kan aanpassen.

Als er technische problemen voorkomen, maak je een print screen van de volledige pagina waar de URL, het tijdstip en de foutmelding duidelijk zichtbaar zijn. Stuur je melding door naar ondersteuning.gebruikersbeheer@vlaanderen.be.

4. Zijn er uitzonderingen?

Je kan geen werkrelatie inkorten/ pauzeren/ verwijderen als één van onderstaande rechten nog op actief staat onder deze werkrelatie:

Afhankelijk van AD account:

• Documentum Vlaamse overheid internettoegang
• VOBIP (internettoegang tot)
• Bezoekersaccount portaal gebruiker
• Palo Alto Firewall – Download potentieel gevaarlijke bestandstypes

Afhankelijk van CLDAP account:

• AWAP > 6 rechten gaande van [AWAP Beheerder parameters applicatie] tot [AWAP Sector Verantwoordelijke]
• Afhankelijkheid naar Digitaal Schooldossier – Info Mainframe Gebruiker ID
• Digitaal Schooldossier Gebruiker

Deze rechten moeten eerst inactief gezet te worden (inkorten/pauzeren/verwijderen) vooraleer je de werkrelatie kan inkorten/ pauzeren/ verwijderen.