...
Om een idee te krijgen van de oorsprong van de gegevens alsook actualiteit en correctheid, voorziet de piloot een antwoord op volgende vragen:
[nog om te zetten in een invulsjabloon]
Hoe zijn deze migratie Excels tot stand gekomen? Zijn jullie zeker dat alle verenigingen nog steeds bestaanWat was de werkwijze?
Op welke manier weten jullie of de verenigingen nog actief zijn?
Hebben jullie deze data voorgelegd aan de verenigingen om deze te valideren?
Hoe hebben jullie de verenigingen geïnformeerd dat hun gegevens overgezet gaan worden naar het verenigingsregister? Hoe hebben jullie de verenigingen de kans gegeven om deze gegevens te actualiseren vooraleer de finale data aangeleverd werd?
Welke data was al aanwezig en welk is omwille van deze migratie opgezocht en aangevuld?
Is er intern al gecontroleerd dat er geen dubbels aanwezig zijn in de data?
[…]
Beschrijving plan van aanpak voor
...
beheer als gegevensinitiator na migratie
Na de initiële migratie nemen de piloten hun taak op als gegevens initiatorgegevensinitiator. Een onderdeel van deze taak is het meewerken aan het actueel houden van de verenigingsdata op een correct en veilige manier. Om dit te evalueren, vragen we aan de piloten om een antwoord te geven op de volgende vragen.
| Note |
|---|
DV zal pas data opladen in productie wanneer de antwoorden ontvangen zijn en DV geoordeeld heeft dat de piloot de taak van initiator op een afdoende manier opneemt startende van het moment van migratie. |
...
Hoe hebben jullie de verenigingen geïnformeerd dat hun gegevens overgezet gaan worden naar het verenigingsregister?
...
Hoe hebben jullie de verenigingen de kans gegeven om deze gegevens te actualiseren vooraleer de finale data aangeleverd werd?
...
Hoe kunnen jullie verenigingen ook na migratie de wijzigingen van hun gegevens doorgeven?
...
In welke toepassingen worden deze gegevens verzameld ?
...
Op welke manier worden deze gegevens vanuit deze toepassingen gesynchroniseerd van en naar het verenigingsregister?
...
Welke acties voorzien jullie om er voor te zorgen dat jullie steeds in het bezit zijn van de meest actuele gegevens?
...
Zijn er eventueel proactieve acties voorzien om de huidge gegevens regelmatig te laten controleren?
...
Voorzien jullie maatregelen die er voor zorgen dat het voordelig is voor jullie verenigingen om de gegevens actueel te houden?
...
In hoeverre worden deze gegevens beschermd voor oneigenlijk gebruik?
...
In het bijzonder: Zijn de persoons gegevens voldoende afgeschermd voor oneigenlijk gebruik buiten de bevoegde ambtenaren?
...
Op welke manier worden de aangeleverde gegevens gevalideerd dat ze wel correct zijn?
...
[nog om te zetten in een invulsjabloon]
Wie is het unieke aanspreek (SPOC) punt wanneer DV (tijdens migratie en later) in contact wenst te treden in verband met het verenigingsregister (denk aan updates van de datadiensten maar ook beheercomité/werkgroep waarin de verschillende initiatoren kunnen zetelen)
Gelieve naam, functie, e-mail adres en telefoon nummer te voorzien. Het e-mail adres mag eventueel een generiek e-mail adres zijn.
Op welke manier dragen jullie bij tot de actualisatie van de gegevens? Welke werkwijze en tools zijn hiervoor beschikbaar?
Welke incentive strategie voorzien jullie? Welke voordelen koppelen jullie aan de registratie van gegevens? Voorbeeld: in welke dienstverleningsprocessen gaan jullie vragen aan de vereniging om de V-code op te geven, gegevens te actualiseren, opdat jullie deze gaan gebruiken in de aanvraag, etc.
In welke toepassingen worden updates voorzien richting het Verenigingsregister? Dit kunnen eigen softwaretoepassingen zijn die zowel voor ambtenaren als verenigingen toegankelijke zijn, alsook het gebruik van het Verenigingsloket waarnaar jullie de vereniging doorverwijzen.
Welke sensibilisering voorzien jullie t.a.v. de vereniging om gegevens te actualiseren? Zal er periodiek gevraag worden aan de verenigingen om gegevens na te kijken? Halen jullie zelf foutieve gegevens uit het register indien jullie op de hoogte gesteld worden van aanpassingen?
Op welke manier zorgen jullie voor de correcte interpretatie van het datamodel en bijhorende definities bij de interne collega’s en de vereniging
Op welke manier worden deze gegevens vanuit interne toepassingen gesynchroniseerd van en naar het verenigingsregister zodat jullie steeds over de laatste gegevens beschikken voor hergebruik? Geef voor elk van deze toepassingen aan op welke manier zij de data uit het verenigingsregister gaan herbruiken hergebruiken en of deze de data uit het verenigingsregister ook zal actualiseren. Geef ook een tijdsindicatie aan vanaf wanneer deze toepassing dit zal doen.Wie is het unieke aanspreek punt wanneer DV (tijdens migratie of later) in contact wenst te treden in verband met het verenigingsregister. Gelieve naam, functie, e-mail adres en telefoon nummer te voorzien. Het e-mail adres mag eventueel een generiek e-mail adres zijn.
[informatieveiligheid] Hoe zorgen jullie dat interne collega’s de gegevens gebruiken conform de doeleinden?
In het bijzonder: Zijn de persoonsgegevens voldoende afgeschermd voor oneigenlijk gebruik buiten de bevoegde ambtenaren?