...
Methoden om data te migreren
Er bestaan 2 manieren om de initiële set van data op te laden in het verenigingsregister en uiteindelijk ook in jouw eigen master data systeem voor verenigingsgegevens.
| Drawio | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Migratie via API
In deze methode wordt de data vanuit de huidige gegevensbronnen opgeladen naar het masterdatasysteem (1). Van daaruit zal een initiële synchronisatie tussen masterdata systeem en het verenigingsregister (over MAGDA) de gegevens opladen in het verenigingsregister (2).
Migratie via Excel
In deze methode wordt de data vanuit de huidige gegevensbronnen overgezet naar de Excel template zoals die voorzien wordt door DV (1). Vervolgens wordt deze Excel op een veilige manier verzonden naar DV (2). DV laadt de data via een speciaal daarvoor ontworpen migratietool op in het verenigingsregister (3). Tenslotte wordt de data ingelezen in het eigen masterdata systeem op basis van een initiële leesoperatie in het verenigingsregister (via MAGDA).
| Note |
|---|
Wat wordt wel/niet ondersteund in dezedata migratiemethodeDeze migratie via Excel ondersteunt het eenmalig toevoegen van verenigingsdata aan het verenigingsregister (in naam van de piloot aansluiter) op basis van gegevens ingevuld in een daarvoor bestemd Excel document. Deze migratie methode ondersteunt niet het wijzigen, toevoegen of verwijderen van gegevens van een vereniging eens deze is opgeladen. |
Overzicht en tijdslijjn
| Drawio | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Uitleg per fase
Betrokken partijen:
Piloot: de piloot aansluiters
DV: Digitaal Vlaanderen
Voorbereiden van de gegevens
→
Migratie via Excel
De piloot zorgt er voor dat de migratie Excels (zie sjablonen) ingevuld worden met de gegevens van ALLE verenigingen die ze wensen op te laden.
...
Wanneer de Excels klaar zijn, worden deze opgeladen naar DV en dit ten laatste op . DV zoekt momenteel nog naar het beste mechanisme om deze gegevens beveiligd door te sturen. Ten laatste wordt deze methode beschreven.
Migratie via API
Indien dit nog niet is gebeurd, worden de huidige gegevens bronnen overgezet naar het master data systeem voor verenigingsdata.
Beide methoden
Piloten geven aan op welke manier zij de migratie-Excels hebben opgemaakt (zie sjablonen). Hierin staat van waar de gegevens komen, hoe de actualiteit en correctheid wordt ingeschat, etc.
Eerste validatie ronde
→
Migratie via Excel
| Note |
|---|
In deze ronde zijn de INSZ nummers van de vertegenwoordigers NIET aanwezig. Als ze in het interne bestand al ingevuld zijn, dan worden deze eerst leeg gemaakt vooraleer ze naar DV verstuurd worden ter validatie. |
...
Van zodra het bestand gevalideerd is, koppelt DV de bevindingen terug naar de piloot die deze kan verwerken tot een verbeterde versie. Deze validatie kan itereren tot ten laatste
Migratie via API
DV neemt contact op met de piloot om de data te valideren die aanwezig is in het masterdata systeem.
Indien mogelijk genereert de piloot reeds de API calls die zullen uitgevoerd worden voor de initiële synchronisatie (JSON formaat van de request bodies).
DV controleert deze data met dezelfde criteria als bij de Excel migratie.
Tweede validatie ronde
→
...
Hoe hebben jullie de verenigingen geïnformeerd dat hun gegevens overgezet gaan worden naar het verenigingsregister?
Hoe hebben jullie de verenigingen de kans gegeven om deze gegevens te actualiseren vooraleer de finale data aangeleverd werd?
Hoe kunnen jullie verenigingen ook na migratie de wijzigingen van hun gegevens doorgeven?
In welke toepassingen worden deze gegevens verzameld ?
Op welke manier worden deze gegevens vanuit deze toepassingen gesynchroniseerd van en naar het verenigingsregister?
Welke acties voorzien jullie om er voor te zorgen dat jullie steeds in het bezit zijn van de meest actuele gegevens?
Zijn er eventueel proactieve acties voorzien om de huidge gegevens regelmatig te laten controleren?
Voorzien jullie maatregelen die er voor zorgen dat het voordelig is voor jullie verenigingen om de gegevens actueel te houden?
In hoeverre worden deze gegevens beschermd voor oneigenlijk gebruik?
In het bijzonder: Zijn de persoons gegevens voldoende afgeschermd voor oneigenlijk gebruik buiten de bevoegde ambtenaren?
Op welke manier worden de aangeleverde gegevens gevalideerd dat ze wel correct zijn?
Welke toepassingen maken gebruik van verenigingsgegevens? Geef voor elk van deze toepassingen aan op welke manier zij de data uit het verenigingsregister gaan herbruiken en of deze de data uit het verenigingsregister ook zal actualiseren. Geef ook een tijdsindicatie aan vanaf wanneer deze toepassing dit zal doen.
Wie is het unieke aanspreek punt wanneer DV (tijdens migratie of later) in contact wenst te treden in verband met het verenigingsregister. Gelieve naam, functie, e-mail adres en telefoon nummer te voorzien. Het e-mail adres mag eventueel een generiek e-mail adres zijn.