[in opbouw]
| Table of Contents | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Context
De opzet van het verenigingsregister voorziet beheer via gegevensiniatoren (zie ook juridisch kader). Dat betekent dat Digitaal Vlaanderen zelf geen verenigingen beheert. Digitaal Vlaanderen neemt de rol van datamanager op en zorgt ervoor dat het register kan gevuld worden.
Als Vlaamse overheid of lokaal bestuur ben je gegevensinitiator. Dit betekent dat je via je eigen toepassingen (bijvoorbeeld: formulieren of CRM-toepassingen) verenigingen kan registreren of aanpassen in het register. Dit noemen we: decentraal beheer. Naast de technische aansluiting (via MAGDA) dien je je te organiseren op kwaliteitsvol beheer en hergebruik.
Decentraal beheer: wat en waarom?
| Info |
|---|
Decentraal beheer is gegevensbeheer verankeren in processen waarbinnen deze gegevens tot stand komen. |
...
Verenigingen hoeven niet meer gegevens achter te laten dan strikt nodig voor het verkrijgen van dienstverlening van de overheid. Bovendien moeten zij ook gebruik kunnen maken van bestaande interacties met de overheid, en bijhorende uitwisseling van hun gegevens, om gegevens te updaten.
Decentraal beheer: hoe?
1/ interne samenwerking
De organisatie van decentraal beheer vraagt samenwerking tussen de verschillende interne diensten en departementen. Typisch zitten verenigingsgegevens verspreid binnen het (lokaal) bestuur en worden zo ook apart beheerd (bv. bij de dienst sport, cultuur, etc.).
...
De uitkomst van deze vragen zijn concrete processen en verantwoordelijken.
2/kwaliteit en volledigheid van gegevens bij aansluiting
De minimale dataset moet nog bepaald worden. Deze zal afgestemd zijn op wat jullie momenteel min of meer als gegevens hebben zitten.
...
Contacteer de verenigingen met de vraag of hun gegevens nog up-to-date zijn. Koppel dit aan informatie over verenigingsregister en -loket en de voordelen die dit voor hen kan inhouden.
Indien de vereniging over minstens 1 correct e-mailadres beschikt, kan de persoon zich na aanmelden via het loket koppelen als vertegenwoordiger van de vereniging, de gegevens beheren en eventuele andere vertegenwoordigers toevoegen.
Neem enkel erkende of gesubsidieerde verenigingen op in het register (idee is dat deze data van hogere kwaliteit is omdat jullie deze verenigingen het beste kennen).
Ga voor alle verenigingen die reeds in KBO zitten (vzw’s en Stichtingen) na wat het KBO-nummer is. Het KBO-nummer zal een verplicht veld zijn bij de registratie van een vereniging als VZW. Het is immers niet de bedoeling
3/gegevens registreren en updaten in het register na aansluiting
Het verenigingsregister wordt niet door Digitaal Vlaanderen voorzien van verenigingen, maar door de verschillende overheden die in interactie staan met de vereniging.
...