Agenda

• Terugkoppeling BWG 37

• Terugkoppeling BC

• Rapportering data-analyse & aandachtspunten

• Rapportering Q3 + planning en prioriteiten Q4

• Jaarvergunning signalisatie (timing+inhoudelijk) + overzicht “meldingen” voor LB (ook relevant voor AT)

• Signalisatievergunning voor werken (GIPOD-formulier, eigen tools, … )

• Varia:

  • beslissing gevraagd:

    • datum activeren AT op productie

    • intrekken VGW-akkoord door ODB

  • call to action:

    • update deprecated types GW vóór indienen VGW

    • foute coördinaten/zones: GPS 0,0 coördinaat

    • uitfasering Geosecure => migratie naar ACM/IDM

    • evaluatie vraag voor grondwerken - verdere automatisatie ontwerpplannen richting AWV

Presentatie

Open

Verslag (aanvulling op slides)

Slide 4 : Terugkoppeling BWG 37

• Proces gebundelde VGW: te bekijken met steden & gemeenten en dienstenleveranciers om verder te verfijnen in GIPOD GUI en tools.

Slide 8-9 : Rapportering data-analyse & aandachtspunten

• Er zijn nog een aantal (kleinere) domeinbeheerders niet aangesloten op GIPOD voor de VGW. Athumi neemt contact met hen op, zodat ook zij geconfigureerd kunnen worden en VGW’s ontvangen voor hun werkingsgebied.

• Er vond reeds een eerste gesprek plaats met Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust (MDK) m.b.t. aansluiting op GIPOD. Configuratie zal gebeuren a.d.h.v. zone die zij meegeven waar ze actief zijn.

• Athumi blijft inzetten op communicatie naar laatste lokale besturen en openbaar domeinbeheerders.

Slide 12 : Rapportering Q3

• Algemene toelating:

  • API: beschikbaar op beta => integratoren kunnen er mee aan de slag

  • GUI: zal afgewerkt worden komende weken

• Gebruikersfeedback: focus vraag voor grondwerken & signalisatievergunning => schuift op naar Q4

• Geografische webdiensten end-to-end (vernieuwing HIK op Geopunt): einde is in zicht

Slide 15-19 : Planning en prioriteiten Q4

RUN

• GIPOD webtoepassing migreert naar ACM/IDM nav uitfasering Geosecure: er wordt transitiefase voorzien met tijdelijk 2 URL's => communicatie volgt nog

NIEUWE FUNCTIONALITEITEN - ALT.1: focus op optimalisatie processen VGW, SV & AT

• Notificaties AT: moet sowieso gebeuren, zodat ook e-mails ontvangen kunnen worden

• Gebruikersfeedback m.b.t. VGW, SV (via tools/GIPOD-formulier), quick search, autom. statuswijziging hinder & SV bij verwijderen van GW waar ze aan gekoppeld zijn

• AT: integratie in processen

• VGW: keuze welke domeinbeheerder(s) ipv allemaal indien reeds eerder akkoord, om dubbele vraag te vermijden (idem wanneer opdrachtgever over AT beschikt voor bepaald domein)

NIEUWE FUNCTIONALITEITEN - ALT.2: enkel jaarvergunning signalisatie

• API’s ten vroegste eind oktober op BETA

• GUI ten vroegste eind november op BETA

In januari 2024 zou dan gestart worden aan jaarvergunning signalisatie, ook al is ALT1 niet volledig afgewerkt, kan nadien nog verder afgewerkt worden indien nodig.
Proces ‘Jaarvergunning signalisatie’ moet dan wel functioneel helemaal duidelijk zijn. Dus nog themawerkgroep nodig.

ANALYSE

• Themawerkgroep jaarvergunning signalisatie

• Themawerkgroep integratie algemene toelating in processen - nodig?

  • GW cat3 stromen al door, maar wel nuttig om AT op dat niveau zichtbaar te maken in GUI voor ODB

  • Uitzonderingen zouden ook zichtbaar/duidelijk moeten zijn voor nuts ipv enkel de indicatie ‘geheel’ of ‘gedeeltelijk’ => liefst geografisch, kan verwerkt worden in eigen systemen

  • Als we dat willen digitaliseren, zowel ruimtelijke- als tijdscomponent, moet er inventaris gemaakt worden van uitzonderingen die in AT voorkomen, daarna beslissen welke we kunnen automatiseren en welke niet

Slide 22: Uitrol algemene toelating

• Activatiedatum AT te bepalen => hoeft geen big bang te zijn, stapsgewijs uitrollen

• Afspraken over hoe bestaande vergunningen in GIPOD komen => geen apart proces, eenmalige operatie

• Vraag nuts & AWV over aanduiden meerdere ODB's bij aanvraag: bij AWV is AT per afdeling, maar in GIPOD per district (analoog aan flow VGW)

  • Is dat een must functionaliteit? Dan moet die in Q4 ontwikkeld worden voordat we algemene toelating echt kunnen uitrollen in productie

• Aandachtspunt cat.3 GIPOD vs cat. 3 AWV

• Discussie:

  • eerst bevraging wie er met AT werkt/wil werken (Athumi samen met VVSG)

    • PIDPA bezorgt lijst van LB die met AT werken binnen hun werkingsgebied (provincie Antwerpen)

  • datum inproductiestelling ifv integraties door dienstenleveranciers: Athumi vraagt na

  • mogelijk eerst werken via GUI, daarna pas integraties ook door nuts

Slide 26 : Feedback signalisatievergunning

• Beslissing SV GIPOD-formulier naar aannemers => geen notificatie, maar e-mail naar adres dat de aannemer ingevuld heeft bij aanvraag

• Aannemers zien hinderinformatie op detail signalisatievergunning => nu zien ze enkel de GW-zone, maar zou uitgebreid moeten worden met hinderinformatie zoals gevalideerd door LB

Slide 27 : Feedback vraag voor grondwerken

• Automatisch intrekken VGW na verwijderen GW uit gebundelde aanvraag: “Als je GW verwijdert uit GIPOD of uit gebundelde VGW?” => Als je een GW verwijdert uit de SYN waarvoor er gebundelde VGW werd ingediend. De VGW(en) in de bundel voor dat specifieke GW moet(en) dan automatisch ingetrokken worden. Als GW later op zichzelf wordt uitgevoerd (en dus niet in synergie), moet er aparte/nieuwe VGW ingediend worden.

Slide 29-30 : Implementatie algemene toelating in processen

• Te bespreken op aparte themawerkgroep/business werkgroep

• Vraag nuts: wanneer GW cat3 wordt ingetekend, zou het handig zijn dat aanvrager onmiddellijk kan zien welke toelating daar geldig zijn. => Kan via bestaande API's voorzien worden in eigen systemen. Te bekijken of nog bijkomende specifieke API nodig is.

Slide 31-36 : Proces jaarvergunning signalisatie

• Te bespreken op aparte themawerkgroep/business werkgroep

Slide 38 : Signalisatievergunning voor werken

• Te bekijken met dienstenleveranciers ifv roadmap => aanpassing ook bij hen nodig: uitbreiding met GIPOD ID werk

• Decreet en uitvoeringsbesluit vormen basis maar op zich rond het proces zelf staat er niet veel detail in het decreet. Wat met verwachtingen vanuit gemeentes: werken die buiten decreet of uitvoeringsbesluit vallen. Welke verplichtingen zijn er? Duidelijke afspraken en goede balans zijn nodig.

Slide 40-42 : Varia

BESLISSING GEVRAAGD

• datum activeren AT op productie => beslissing op BWG 39

• intrekken VGW-akkoord door ODB:

  • nuts: telefonisch/via e-mail meedelen aan verantwoordelijke VGW; komt waarschijnlijk niet veel voor?

  • ODB: wel nuttig dat het kan, bijv:

    • nutssector vraagt het zelf omdat ze niet in uitvoer zijn kunnen gaan binnen periode

    • administratieve fout door ODB (hoeveel gebeurt dit => nuttig voor prio-bepaling)

    • andere redenen

  • Athumi: nuts kan zelf intrekken

    • opm: intrekking die ze via e-mail ontvangen van ODB, stroomt niet door naar GIPOD, ze doen de intrekking niet in systeem

  • => wordt meegenomen in de besprekingen van de roadmap & feedback. Als het vandaag gebeurt en via e-mail gemeld wordt, is het zinvol dat het ook in GIPOD geregistreerd komt te staan.

CALL TO ACTION

• update deprecated types GW vóór indienen VGW

  • Athumi bezorgt lijsten aan de beheerders, zodat deze geüpdatet kunnen worden

• uitfasering Geosecure => migratie naar ACM/IDM

  • Athumi volgt van dichtbij op voor alle integraties + herhaling deadline (eind '23) in alle communicatie

TER INFO

• vraag AWV mbt verdere automatisatie retributie => gestructureerde gegevens bij VGW doorgeven, die momenteel op ontwerpplannen zitten

  • Athumi: is deze info gestructureerd beschikbaar in eigen systemen nuts, zodat die op automatische manier doorgegeven kan worden? => BWG 39

  • AWV: heel wat informatie ontbreekt op plannen (bv. info over technische boorprofielen), aanvraagprocedure wordt vaak uitbesteed aan aannemer en die zijn niet op de hoogte van specificaties goed opgebouwd/gedetailleerd plan. Bemoeilijkt/blokkeert vergunningsproces.

  • nuts: welke gegevens zijn gestructureerd nodig? dan kunnen we analyse maken

  • AWV bezorgt lijst met nodige gegevens

Extra vragen vanuit BWG :

• Wanneer terug omleidingen in GIPOD? Grote vraag hiernaar bij lokale besturen.

• Werkt De Lijn nu al volledig met GIPOD of moet nog steeds apart met hen gecommuniceerd worden?

=> Er volgen bilaterale afstemmingen met verschillende (groepen) stakeholders. Dient als input voor gealigneerde roadmap voor 2024-2027. Beide vragen worden meegenomen.

Acties

Beslissingen

1. BGW kiest voor ALT1 in Q4 2023: focus op optimalisatie processen ‘vraag voor grondwerken', ‘signalisatievergunning’ en ‘algemene toelating’
2. Jaarvergunning signalisatie wordt pas opgepikt in Q1 2024