Documentatie bouwstenen digitale loketten
🧠 Voor analisten en medewerkers documentverwerking
Voordelen
Eén uniform proces voor alle documenten, ongeacht het verzendkanaal
Geen aparte integraties nodig met eBox of bpost
Feedbackloops voor realtime zekerheid over de verzendingstatus.
Documenten komen altijd terecht in een rechtsgeldig kanaal.
Verzendkanalen (verzendflows)
De Documentendienst ondersteunt deze verzendkanalen:
eBox: de digitale brievenbus voor burgers en ondernemingen (BOSA)
Papier: verzending via een gecertificeerde printpartner (Ipex)
Daarnaast bestaat er de automatic-flow waarbij de Documentendienst automatisch bepaalt via welk kanaal verstuurd wordt op basis van de toestemming voor het gebruik van eBox.
Kanaal | Beschrijving | Benodigde gegevens |
|---|---|---|
eBox | Digitale aflevering document in eBox |
|
Papier | Fysieke aflevering document via printpartner (IPEX) |
|
eBox + papier | Digitale én fysieke aflevering |
|
Automatic | Kanaal wordt gekozen door de Documentendienst o.b.v. toestemming (consent) voor eBox De verzender ontvangt hierover feedback. | INSZ/KBO + document (PDF) + titel |
Gebruiksmogelijkheden
Verzenders krijgen de keuze uit:
API-integratie
Directe aansluiting via de REST API
Vaak integratie met softwarepakketten voor documentbeheer via diensten-/softwareleveranciers of integratore
Geschikt voor organisaties die grote aantallen documenten verzenden of verzendprocessen willen automatiseren
Opslag in Azure voor levensduur document (eBox) of tijdelijk (papier)
MAGDA Online
Webtoepassing ontwikkeld door Digitaal Vlaanderen, geen technische kennis nodig
Gebruiksvriendelijke interface om documenten manueel te verzenden
Handig voor kleinere volumes of occasionele verzendingen
Typische use cases
Lokale besturen die belastingbrieven of aanslagbiljetten verzenden
Vlaamse overheidsdiensten die attesten, vergunningen of meldingen bezorgen
Organisaties die hybride communiceren, waarbij burgers met toestemming hun documenten digitaal ontvangen en anderen automatisch een papieren brief
Overheidsbrede communicatiecampagnes, bijv. vaccinatieoproepen, uitnodigingen, massale kennisgevingen
Toestemming voor gebruik van eBox
Voor verzending via eBox is het essentieel dat de burger of onderneming een actieve toestemming (consent) geeft voor het gebruik van eBox.
De Documentendienst raadpleegt dit automatisch in de toestemmingsdatabank van BOSA (burgers) of RSZ (ondernemingen).
Deze check gebeurt bij verzending en biedt de verzender onmiddellijke feedback of de toestemming actief was op het moment van verzending.
Bij de automatic verzendflow zorgt dit mechanisme ervoor dat niemand documenten mist: bij geen toestemming gaat de verzending automatisch naar papier.