🧑‍💼 Voor beleidsmakers

Kernvoordelen van de Documentendienst

De Documentendienst is een bouwsteen van Digitaal Vlaanderen waarmee Vlaamse overheden en lokale besturen officiële documenten digitaal en/of op papier kunnen verzenden. Hiervoor werkt Digitaal Vlaanderen samen met federale partners (BOSA, RSZ).

De Documentendienst biedt de volgende kernvoordelen:

Rechtsgeldig

• Voldoet volledig aan het Vlaams Bestuursdecreet

• Garandeert de rechtsgeldigheid van digitale én papieren verzendingen

• Verzekert zowel verzenders als ontvangers van een betrouwbaar communicatiemechanisme

Digitale overheid met vertrouwen

• Maakt gebruik van eBox als officieel, federaal erkend communicatiekanaal

• Garantie voor burgers en ondernemers dat documenten correct en veilig aankomen

• Transparantie en uniformiteit in communicatie met gegarandeerde beveiliging en logging

Inclusief en uniform

• Ook verzending op papier

• Samenwerking met een gecertificeerde printpartner

• Ondersteunt de doelstellingen van digitale transformatie en administratieve vereenvoudiging

Efficiënt & kostenbesparend

• Eén centraal platform voor alle verzendingen, minder papier en postkosten

• Lagere ontwikkelings- en onderhoudskosten voor wie aansluit

• Ruimte om eenvoudig te schalen naar miljoenen verzendingen per jaar

Verzendopties

Met de Documentendienst verzendt u documenten:

• Digitaal via eBox burger of eBox onderneming

• Op papier

• Automatisch, op basis van een consentcheck: als de ontvanger geen expliciete toestemming gaf voor eBox, wordt het document op papier verzonden

Impact in cijfers

• Meer dan 1200 organisaties zijn aangesloten.

• In 2024 alleen al werden er meer dan 21 miljoen documenten verstuurd.

• Jaar na jaar groeit het aantal digitale verzendingen, met een duidelijke trend richting eBox, terwijl papieren verzendingen een betrouwbare back-up blijven.

Strategische rol in de digitale overheid

De Documentendienst is meer dan een technische oplossing. Het is een strategische bouwsteen die de digitale transformatie van de Vlaamse overheid ondersteunt. Ze maakt het mogelijk om:

• efficiënt en duurzaam te communiceren met burgers en ondernemingen,

• vertrouwen op te bouwen door rechtsgeldige en veilige verzending,

• de kloof te overbruggen tussen digitale en niet-digitale burgers,

• en beleidsdoelstellingen rond administratieve vereenvoudiging en digitalisering te realiseren.