❓Veelgestelde vragen Documentendienst

Over de Documentendienst

Wat is de Documentendienst?

De Documentendienst, ontwikkeld door Digitaal Vlaanderen, is een gestandaardiseerd verzendkanaal voor overheidscommunicatie. Het stelt verzenders, zoals lokale besturen en Vlaamse overheidsdiensten, in staat om officiële documenten, zoals boetes, aanslagbiljetten, vergunningen, oproepingsbrieven en attesten, te verzenden naar burgers, ondernemers en verenigingen via digitale (eBox) of fysieke (papier) kanalen.

Welke soorten documenten kunnen worden verzonden?

De Documentendienst ondersteunt alleen schriftelijke overheidscommunicatie in pdf-formaat, zoals belastingaanslagen, verkeersboetes, vergunningsbeslissingen en informatieve brieven. Fysieke pakketten, posters of promotiemateriaal zijn niet toegestaan.

Wie kan gebruik maken van de Documentendienst?

De dienst is primair bedoeld voor publieke organisaties, zoals gemeenten, OCMW’s, autonome gemeentebedrijven en entiteiten van de Vlaamse overheid. Private organisaties met een publiek mandaat kunnen in beperkte mate deelnemen.

Aansluiten op de Documentendienst

Hoe sluit mijn organisatie aan op de Documentendienst?

1. Dien een aanvraag in via Digitaal Vlaanderen.

2. Bezorg contact- en organisatiedetails, logo en gewenste verzendkanalen.

3. Onderteken de toetredingsovereenkomst.

4. Na goedkeuring wordt de technische configuratie opgezet en krijgt u toegang tot de API.

Welke gegevens worden bij de aanvraag geregistreerd?

De aanvraag bevat contactgegevens (business contactpersoon, DPO, technische contacten), organisatienaam, logo, gekozen kanalen (eBox Citizen, eBox Enterprise, papier) en standaard bewaartermijn. Deze gegevens worden bewaard in Microsoft Dynamics CRM.

Wie ondertekent de toetredingsovereenkomst?

De overeenkomst wordt ondertekend door een bevoegd persoon: doorgaans de leidend ambtenaar voor Vlaamse overheidsentiteiten, of de algemeen directeur en burgemeester/bevoegd schepen voor lokale besturen.

Is aansluiting verplicht?

Nee, aansluiting is vrijwillig. Verzenders kiezen zelf of en hoe ze de Documentendienst willen gebruiken.

Documenten verzenden

Hoe verzend ik documenten?

• Via een API-integratie in uw eigen software.

• Via MAGDA Online, een webinterface gebaseerd op dezelfde API

U levert documenten aan in pdf-formaat, met maximaal zes bijlagen voor eBox en twintig voor papier, en specificeert verzendopties.

Hoe krijg ik toegang tot de API?

Via een API-key en een beveiligde connectie. Authenticatie gebeurt met tokens uit het FAS-systeem of RSZ.

Welke verzendkanalen zijn beschikbaar?

U kunt kiezen uit:

• eBox: Digitaal verzenden naar de eBox van burgers (INSZ-nummer) of ondernemers (KBO-nummer).

• Papier: Fysiek verzenden via printpartner IPEX.

• Combinatie: Beide kanalen tegelijk.

• Automatic: Kanaal gebaseerd op een consent-check (eBox bij consent, anders eBox + papier).

Kan ik zelf bepalen dat een document enkel op papier gaat?

Ja. U kunt eBox, papier of beide combineren.

Welke verzendopties kan ik specificeren?

• Voor eBox: Titel (Nederlands, Frans, Duits), bewaartermijn (6 maanden tot 3 jaar), hoofddocument-aanduiding.

• Voor papier: Printopties (recto/verso, D+1/D+3, aangetekend met/zonder ontvangstbevestiging), optionele QR-code voor digitale toegang.

• Voor combinatie/automatic: Alle bovenstaande opties.

Wordt de inhoud van documenten gecontroleerd of gewijzigd?

Nee, de Documentendienst voert geen inhoudelijke controles uit en wijzigt geen documenten. De inhoud blijft onveranderd en is volledig uw verantwoordelijkheid.

Automatic flow

Wat is de automatic flow?

De Documentendienst kiest automatisch het kanaal:

• Met toestemming → enkel eBox

• Zonder toestemming → eBox + papier

De Documentendienst controleert via een API-opvraging bij BOSA (burgers) of RSZ (ondernemers) of de ontvanger actieve eBox-consent heeft. Bij toestemming wordt het bericht alleen via eBox verzonden; zonder toestemming gebeurt dit via eBox en papier.

Welke gegevens worden gebruikt voor de consent-check?

Enkel het INSZ- of KBO-nummer wordt gebruikt om de consentstatus (ja/nee) op te vragen.

👉 ⚖️ Veelgestelde juridische vragen Documentendienst en eBox

Verzendingen op papier

Welke gegevens zijn nodig voor een papieren verzending?

Naam en postadres van de bestemmeling, het pdf-document, en optioneel print- en verzendopties (bijv. recto-verso, aangetekend, D+1/D+3).

Wie zorgt voor de fysieke afdruk en verzending?

Printpartner IPEX ontvangt het document en de verzendgegevens en verzorgt de postverzending via Bpost.

Hoe lang bewaart de Documentendienst documenten voor papieren verzending?

Tot einde maand + 30 dagen om operationele herverzending mogelijk te maken. Daarna worden ze verwijderd.

Wat zijn de toegelaten volumes bij papieren verzendingen?

• Als er meer dan 20.000 verzendingen per dag plaatsvinden, moet dit minimaal 5 dagen van tevoren worden aangekondigd aan de operationele contactpersonen bij IPEX. Zij bevestigen de planning binnen 24 uur: Miranda Simons (msimons@ipexgroup.com), backup: customersservices@ipexgroup.com / 02.641.12.06.
  Informeer ook MAGDA bij grote verzendingen: helpdesk.magda@vlaanderen.be.

• Bij grote volumes is een gespreide aflevering bespreekbaar. Dit betekent dat jullie alles in één keer verzenden, maar dat IPEX (de partner voor het versturen van documenten via papier) dit over meerdere dagen kan verwerken, zoals met jullie afgesproken.

Hoe verloopt de facturatie van papieren zendingen?

• IPEX factureert de verzender rechtstreeks. De verzender ontvangt twee soorten facturen: één voor het versturen van papieren en digitale zendingen (met BTW) en één voor de postzegel bij papieren zendingen (zonder BTW).

• Facturen worden standaard afgeleverd in Mercurius, tenzij anders vermeld.

Wat als mijn inkooporder voor papieren zendingen vervalt of niet meer toereikend is?

Als de inkooporder niet toereikend is voor de komende twee maanden, neemt IPEX proactief contact op met de verzender.

Zijn er specificaties voor de bestanden die naar de printing partner worden gestuurd?

• Printen gebeurt tot 3 mm van de boord.

• Op elke recto plaatst IPEX (de printing partner) een datamatrix. Laat deze zone vrij.

Open

Waar wordt het logo geplaatst bij verzending via papier?

IPEX, de printpartner, voegt altijd een voorblad toe. In de linkerbovenhoek (gele vlak) staat het logo van de verzender, terwijl het adres van de ontvanger rechts (in het roze vak) wordt geplaatst.

Open

Hoe de opmaak beheren bij recto/verso-printen met een adresblad?

Om de inhoud van de zending op een nieuwe pagina laten starten en niet op de achterkant van het adresblad bij recto-verso printen, werkt u met de volgende parameters:

side = RV
offset = 2

De pdf die u meestuurt zal dan starten op het tweede vel papier:
0 = het voorblad, recto eerste vel papier
1 = achterkant van het voorblad, verso eerste vel papier
2 = recto tweede vel papier

Als u meer dan één pdf meestuurt, dan zorgt de parameter RV_NEWSHEETPERATTACHMENT ervoor dat elke bijlage op de rectokant van een nieuw vel papier start.

❗De eerste pdf die achter het voorblad komt, start niet automatisch op een nieuw vel papier. Daarvoor geeft u ook de parameters side = RV en offset = 2 mee.

Hoe de zending zelf laten starten op het voorblad?

Gebruik de parameter offset = 0 om de brief op het voorblad zelf te laten starten.

❗ Laat in dit geval wel de ruimte voor het logo linksboven en het adresblok vrij. IPEX zet daar anders een witte overlay om het adresblok en het logo te printen. Die witte overlay overschrijft anders de inhoud van uw zending. Een goede vuistregel is starten vanaf ongeveer 1/3 van de pagina.

screenshot logo linker bovenhoek (geel vlak) - adres ontvanger (roze vlak)

Hoe een preview zien van de opmaak van mijn zending?

Gebruik hiervoor de “preview”-call op de TNI-omgeving: GET messages/{messageId}/preview - v1 .

IPEX verwerkt elk half uur de zendingen, ook op TNI, maar deze worden niet afgedrukt en missen een mail-id (barcode). Ze verwerken de bestanden en maken een "goed voor druk"-bestand.

Bij het testen met de offsetparameters ziet u de lege pagina's in de pdf. Zo kunt u controleren of uw recto/verso-opmaak correct wordt afgedrukt.

Wie bewaart het afgiftebewijs bij een aangetekende zending?

• IPEX bewaart het fysieke afgiftebewijs voor gewone aangetekende zendingen. Het officieuze bewijs is beschikbaar via de track and trace URL van bpost (90 dagen geldig).

• IPEX houdt de afgiftebewijzen in een fysiek archief voor opvraging indien nodig.

• Het afgiftebewijs verschilt van de ontvangstbevestiging. Bij verzending met “ontvangstbevestiging” ontvangt u deze op het retouradres van uw zending.

Wat is de leveringstermijn voor verzendingen via papier?

Voor verzendingen op papier via de Documentendienst hanteert IPEX de volgende leveringstermijnen, afhankelijk van de opgegeven prioriteit.

⚠️ Verzendingen na 18:00 uur worden de volgende dag verwerkt.

• dlp1 (delivery performance 1): dag +1

• dlp3-dlp4: dag +3 of dag +4

• dag +1 gegarandeerd voor aangetekende zendingen

Verwerking, opslag en beveiliging

Waar worden de documenten opgeslagen?

In Azure Blob Storage, binnen de EER. Documenten worden versleuteld opgeslagen met eigen sleutels en key-rotatie.

Worden documenten doorgegeven aan derde landen (bv. VS)?

Nee, de documenten blijven in het datacenter in de EER. Enkel metadata-events worden gedeeld met BOSA of RSZ.

Hoe lang worden documenten bewaard?

Gedurende de geldige bewaartermijn die de verzender opgeeft, wat enkele jaren kan zijn, afhankelijk van de regelgeving.

• eBox: Documenten worden opgeslagen in het datacenter van Digitaal Vlaanderen voor maximaal 3 jaar. Metadata (INSZ/KBO-nummer, titel) worden gedeeld met BOSA/RSZ voor notificaties.

• Papier: Documenten worden naar IPEX gestuurd voor afdrukken en bezorging. Opslag is 30 dagen na de maand of tot 3 jaar bij QR-code-gebruik.

• Combinatie/Automatic: Combinatie van opslag en doorzending met de langste bewaartermijn.

• Audit trails: Metadata zoals INSZ/KBO, adres en tijdstippen worden 10 jaar bewaard.

Welke gegevens worden verwerkt bij verzending?

• Adresseringsgegevens: INSZ/KBO-nummer (eBox), naam en postadres (papier), beide (combinatie/automatisch).

• Metadata: Titel, bewaartermijn, printopties, tijdstippen van interacties.

• Documenten: pdf-bestanden, onveranderd

In welk formaat moeten documenten worden aangeleverd?

Alleen pdf-documenten worden aanvaard.

Zijn er limieten voor eBox-documenten?

Ja. Er zijn maximaal 6 bijlagen per document toegestaan.

Worden documenten inhoudelijk aangepast of verrijkt?

Nee, de Documentendienst wijzigt of verrijkt de documenten nooit. Ze worden exact doorgestuurd zoals verzonden.

Opvolging en transparantie

Kan ik de status van een verzending opvolgen?

Ja. Via de API kunt u de volgende informatie zien:

• Leesdatum en zichtbaarheid (eBox)

• Verzenddatum en track & trace (papier)

• Audit trail met gedetailleerde interactiegegevens (10 jaar bewaard)

Hoe wordt traceerbaarheid gewaarborgd?

Door metadata en technische logs bij te houden. Metadata (zoals INSZ/KBO, adres, verzendparameters, tijdstippen) worden 10 jaar bewaard in een audit trail. Applicatieve logging (technische details zoals API-calls) wordt 30 dagen bewaard.

Toegang door ontvangers

Hoe raadplegen ontvangers hun documenten?

Burgers en ondernemers raadplegen eBox-documenten via Human Interface Providers (HIP’s) zoals My eBox, Doccle en eBox Enterprise. Toegang vereist sterke authenticatie: FAS voor burgers en RSZ-token voor ondernemers.

Welke gegevens worden verwerkt bij raadpleging?

Bij de raadpleging worden het INSZ/KBO-nummer voor authenticatie, pdf-documenten en het tijdstip van de eerste lezing (voor auditdoeleinden) verwerkt.

Externe partners

Welke externe partners zijn betrokken?

• Printpartner: IPEX verwerkt papieren verzendingen, zoals afdrukken, envelopperen en bezorgen.

• Federale partners: BOSA (eBox Citizen) en RSZ (eBox Enterprise) beheren toestemming en notificaties, enkel met metadata.

• HIP’s: Portalen zoals Mijn Burgerprofiel, My eBox en Doccle bieden ontvangers toegang.

Hebben externe partners toegang tot documentinhoud?

Nee, alleen geauthenticeerde ontvangers via HIP’s hebben toegang tot documentinhoud. IPEX ontvangt documenten voor afdrukken, maar BOSA en RSZ verwerken alleen metadata (INSZ/KBO, titel).