Vandaag gaat dit deel van de BWG over de betaling en facturatie
Betaalcomponent Clearing house = centrale component en verbindende factor binnen het betalingsproces tussen de verschillende betrokkenen, elk met hun rol
Doel
De betaalcomponent – of het clearing house: centralisering financiële stromen.
Vandaag zijn we reeds met VIP van start gegaan en we gaan in verschillende fasen naar een zo geautomatiseerd mogelijke betaling:
Fase 0 (pre-VIP): Elke aanvraag leidde tot een aparte cashflow
Fase 1 (gemeente is aangesloten op VIP, huidige fase): gemeenten sturen reeds een gebundelde factuur naar ORIS voor alle aanvragen van makelaars via RealSmart
Fase 2 (streefdoel november 2023): VIP bekijkt met Fednot/Clearing house of ook notaris aanvragen gebundeld gefactureerd kunnen worden aan Fednot
Fase 3: VIP en integratoren innen gelden, Datanutsbedrijf centraliseert de gelden en staat in voor de doorstorting
Gemeenten zullen maandelijkse factuur naar DNB sturen die aan resellers bezorgt (ORIS en Fednot) en zij innen op hun beurt de individuele aanvragers
Gemeenten worden ontzorgd van o.a. debiteurenbeheer
Fase 4: er wordt ook platformretributie geïnd
Tijdslijn van de opeenvolgende fasen
Impact decreet op inwerkingstelling betaalcomponent
Juridisch gezien mag DNB nog geen financiële en administratieve ontzorging doen voor de steden en gemeenten zolang er geen decreet is (inwerkingtreding ingeschat op 1/1/2024)
Er is een lopende analyse om een plan B uit te werken, zodat er wel ontzorging kan zijn voor de gemeenten (zie fase 3 hierboven)
De Clearing house zou bijv. rapporten kunnen afleveren aan de S&G van de laatste wave zodat zij een maandelijkse factuur kunnen opmaken aan FEDNOT en aan ORIS.
Andere optie: extra clausule in de verwerkersovereenkomst zodat DNB toch reeds gemeentelijke retributies mag innen en doorstorten
Dit is vooral van belang voor grotere steden (bv. Gent, Kortrijk) die nu reeds een volledig automatische financiële afhandeling hebben en die tussen 14 nov en 14 dec 2023 aansluiten op het platform.
VIP bekijkt en communiceert de optie voor gecentraliseerde betalingsopvolging vóór het decreet in werking treedt i.f.v. gemeenten laatste wave
Meerwaarde van de betaalcomponent VIP
Financiële en administratieve ontzorging:
Het innen voor naam en voor rekening van gemeenten
Vermijden debiteurenrisico
Innen van platformretributies (terugverdienen investering ontwikkeling Vastgoedinformatieplatform)
Automatische verdeling aan partners (o.a. gemeenten, prefinanciering Fednot)
Betalingsflow - Deep Dive
Extra uitleg bij bovenstaande flow:
Na de bevestigde aanvraag wordt reeds een financiële transactie geboekt in de clearing house
Maandelijkse settlement: dit is een samenvatting van aantal aangevraagde dossier dus dit is het bedrag die de gemeente mag factureren
Clearing house gaat maandelijkse factuur versturen naar ORIS en fednot om de door hun ontvangen gelden aan ons te bezorgen
En maandelijks doorstorten van de gemeentelijke retributie en een self-billing factuur opmaken
Ongeacht de aanvragers: gemeente moet maandelijks maar 1 vordering opgemaakt worden
Clearing house gaat maandelijkse platformretributie ook doorstorten aan VIP/DNB
Clearing house zal invoice details aanleveren aan ORIS, Fednot om uitsplitsing te kunnen doen
Voor wie is het risico op wanbetaling?
ORIS en Fednot staan in voor hun gebruikers, webportaal aanvragers betalen prepaid
Er is dus geen debiteurenrisico noch voor VIP noch voor gemeenten
Aanvulling Distributie is het bundelen van de aanvragen. Op basis van de gegevens kan CHP weten van wie de aanvraag komt (via ORIS, Fednot), toegewezen is aan gemeente en hoeveel de kostprijs is van de aanvraag (= platformretributie + gemeentelijke retributie)
@Ben Peeters neemt opmerking Fednot op in apart overleg: er is in deze flow nog geen rekening gehouden met opmerking dat inning van alle gelden voor een grote omzetstijging kan zorgen
Self-billing factuur
“Self-billing, ook reversed billing of reverse billing genoemd, is een proces waarbij een afnemer zelf een factuur opstelt voor de goederen en diensten die een andere partij levert.”
De gemeentelijke retributies dienen gefactureerd te worden aan DNB vanuit de gemeenten.
Om workload te vermijden (gemeenten moeten zelf data verzamelen en DNB een factuur sturen), kan clearing house een self-billed invoice aanleveren aan gemeente (op basis van de geregistreerde transacties)
Voor VIP is dan:
De stad of gemeente de partij die diensten levert
VIP (of DNB) de afnemer
De clearing house kan dus, in naam van de stad of gemeente, zelf een factuur aanmaken voor DNB.
Deze self-billing factuur kan zowel in PDF-formaat als in een digitaal formaat (bv. UBL) aangeleverd worden aan de betreffende stad of gemeente.
De clearing house zal ook op zelfde moment de betaling van de factuur uitvoeren via SEPA-bestand.
Discussie
Kan de gemeentelijke financiële software om met self-billing facturen, m.b. dat een andere partij (en bijhorend systeem) de factuur zal opmaken en aangeleverd in het afgesproken formaat? Moet verder nagegaan worden door de gemeenten. Gemeenten geven aan dat zij voldoende informatie hebben.
In welk formaat kan de clearing house dit aanleveren? Moet verder nagegaan worden door de gemeenten en de gemeentelijke integratoren.
Met welke frequentie zullen we settlen? Is maandelijks OK? Voor de meeste gemeenten is maandelijks ok, Oostende en Mechelen doen nu wekelijks.
Details self-billing factuur
De details die de clearing house kan gebruiken voor het opmaken van de maandelijkse globale self-billing factuur aan S&G komen van VIP.
Elke transactie geboekt in de clearing house wordt toegewezen aan ‘de interne settlement rekening’ van de stad of gemeente die het VIP-dossier in behandeling neemt.
Wat kunnen we nu al meegeven vanuit VIP aan de Clearing house:
Komt de aanvraag via FedNot of via ORIS
Over welk product gaat het:
Dossier vastgoedinlichtingen
Bodemattest (latere fase)
Asbest attest (latere fase)
Referentie van de aanvrager
Capakey – adres
De eindgebruiker, het notariaat of makelaarskantoor, hebben de lokale besturen niet meer nodig, mits FedNot en ORIS instaan voor de doorfacturatie
Opsplitsing
Globaal deel met (sub-) totalen
Appendix met details
Discussiepunten/vragen
Wat is de impact als de selfbilling niet zou lukken? Dit zou meer workload zijn voor gemeente die zelf factuur moet opmaken, DNB moet controleren en vertraging in settlement/doorstorting kunnen veroorzaken.
Wat met vrijgestelde organisaties? Er zal een uniforme lijst zijn van vrijgestelde organisaties over alle gemeenten heen, voor die organisaties zal de factuur 0 euro zijn. Dit wordt mee opgenomen in de kostprijsberekening van VIP. Deze organisaties moeten geen platformretributie of gemeentelijke retributie betalen. Zal opgenomen worden in BVR, gekoppeld aan het decreet. Communicatie hieromtrent volgt nog.
Wanneer wordt een dossier aangerekend?
Vanaf de aanvraag wordt dit als transactie geboekt en is het klaar om te settlen in de volgende maandelijkse ‘ronde’
Koppeling met gemeentelijk systeem of voldoende om PDF te ontvangen?
Het gaat maar om 12 facturen per jaar, voor vele besturen zal PDF volstaan
De kost voor de automatische koppeling via de leverancier zal hiervoor misschien niet opwegen
Enkele gemeenten wensen toch de optie te kunnen overwegen: zal afhangen van leveranciers
@Ben Peeters meeting inplannen met Cipal en CEVI om te bekijken of hun toepassing omkan met self-biling en wat de requirements zijn
Gemeenten die andere leverancier hebben bekijken of self-billing voor hen kan en wat de requirements zijn: bezorgen aan vastgoedinformatieplatform@vlaanderen.be
@eveline.neirings voorbeeld selfbilling-factuur bezorgen aan gemeenten
Periodiciteit settlement (doorstorting) wordt maandelijks
gemeenten die niet akkoord zouden zijn met maandelijkse doorstorting: bezorg ons even een mailtje met extra argumentatie
De globale maandelijkse factuur AANVRAGERS
De Clearing house zal ook instaan voor de aanmaak van de globale maandelijkse factuur aan FedNot en aan ORIS.
1 maandelijkse factuur voor alle aanvragen voor een VIP-product
Eventueel opgesplitst in logische blokken, bijv. per producttype
Er lopen al aparte afstemmingen om alles in detail uit te teken en af te spreken.
Disussie
In welk formaat kan de clearing house de factuur aanleveren?
Met welke frequentie zullen we settlen? Is maandelijks OK?
Wordt apart opgenomen met FedNot en CIB
@Ben Peeters plant aparte meeting in met aanvragers over verdere clearing house details
Cumulatie op aanvraag/dossier/ rapportering voor reconciliatie
De Clearing house zou ook kunnen voorzien in een portaal waarbij de gedetailleerde opbouw van de ‘interne settlement rekening’ – of digitale wallet geconsulteerd kan worden.
Naast de appendix op de maandelijkse factuur voor elke settlement cyclus, zou zo ook de volledige historiek beschikbaar blijven.
Discussiepunten/vragen
Mag voor een aanvraag voor meerdere percelen (binnen zelfde gemeente) de gemeentelijke retributie gecumuleerd worden? Voorbeeld: een aanvraag voor 2 percelen => 2x 120€, zou dan een transactie van 240€ betekenen.
Voor sommige gemeenten is het nodig om ook op dossierniveau het detail te kunnen bekijken. Verder te analyseren.
WIllen overzicht behouden op geweigerde dossiers, dubbele aanvragen, enz., maar dit overzicht kan ook via VIP aangeboden worden
In welke mate gebeurt de financiële verwerking op VIP-dossier niveau? Ja, zie bovenstaande
In welke mate weken jullie nu reeds met een reconciliatierapport? Feedback Gemeente: Eenvoudiger om te controleren wanneer informatie op VIP-dossierniveau wordt aangeleverd
Feedback VIP: zal mogelijks door de ontzorging van CH worden opgenomen dus onduidelijk of dit nog in de nieuwe flow ook nog nodig zal zijn.
Overzicht met opsplitsing per dossier is wenselijk, niet alleen per aanvraag
Huidige en aankomende features
Annulatie en weigering dossiers
Analyse van de triggers voor een weigering
Uit analyse is gebleken dat
weigeringen vandaag vooral annulaties zijn, waarvan het overgrote deel momenteel getriggerd wordt door dubbele aanvragen (+70%)
Meerderheid vanuit iBOT - FedNot bekijkt de mogelijkheid om alert in te bouwen waardoor aantal annulaties door dubbele aanvragen ook zullen dalen.
Overige zijn foutieve aanvragen
Gekoppeld aan de betalingsflow: terugbetaling van een geweigerd dossier blijkt moeilijk
Weigeringfunctionaliteit laat de keuze bij de gemeente - een dossier vastgoedinformatie is een Vlaams product, we streven als platform naar uniformiteit over de gemeenten (en beslissing niet laten afhangen per gemeente)
Issue voor prijsberekening keuze 2, met bijzondere berekening voor aansluitende percelen (bij 3 aaneengesloten percelen, weigering van het middelste zou een herberekening betekenen van het laatste perceel dat nu niet meer aaneengesloten is)
Conclusie huidige situatie
weigeringen zijn vooral annulaties zijn die voor extra workload zorgen bij de gemeenten
zorgen voor een extra complexiteit in de betalingsflow
Aanpak dubbele aanvragen zal al de meeste annulatieaanvragen oplossen
Voorstel: Mentaliteitswijziging veroorzaken bij aanvragers zodat foutieve aanvragen niet meer gebeuren
Geen annulaties toelaten, rigide omgaan met weigering
Afname van extra workload bij de gemeenten
Uniformiteit over gemeenten en Vlaamse producten:
Benchmark met OVAM: Aanvragers kunnen geen aanvragen annuleren
Voorstel VIP: voorziet geen annulatiefunctionaliteit, een weigering van een dossier door de gemeente kan maar er is geen terugbetaling voorzien door VIP.
Geen terugbetaling noch voor platform noch voor gemeentelijke retributie.
Eventueel later de weigeringfunctionaliteit weghalen.
Enige uitzondering voor terugbetaling is een technische fout, te melden aan VIP.
Discussie
Hoe gaan gemeenten om met aanvragen weigeren/hoe staan ze ertegenover?
Grote meerderheid van gemeenten gaat hier nu al rigide mee om:
beginnen pas aan dossier na betaling en betalen niet terug
Enkel op 1e dag, want dag 2 starten ze aan dossier
Voorstander om dit te uniformiseren
Anders zal er geen mentaliteitswijziging komen en kan aanvrager druk blijven uitoefenen
Balen en Ieper zouden dit wel door de gemeente laten beslissen
Dit creëert terug willekeur bij gemeenten
Vraag vanuit CIB, om tegemoet te komen aan de dubbele aanvragen kan er over de systemen heen vanuit VIP een trigger komen, nog vóór de betaling, dat voor een perceel al een aanvraag is geweest sinds een bepaalde termijn
Verder de wensen (o.a. termijn) te overleggen met de aanvragers
Bezorgdheid gemeenten om niet alleen op capakey de trigger in te bouwen, maar ook incl. adres/partitienummer
Niet evident door matching issue partitienummer en gebouweenheid momenteel
We kunnen niet meedelen wie heeft aangevraagd, eventueel wel de toepassing
Vraag vanuit CIB om wel annulatie mogelijk te maken, zodra er nog handelingen zijn gebeurd door de gemeenten.
waarom is overheid een uitzondering i.v.m. andere commerciële producten zoals Bol.com?
Wat zijn de use cases? dubbele aanvraag (cliënt reeds aangevraagd), verkoop springt af…
Niet verantwoordbaar dat gemeente nog niet is gestart aan aanvraag en eindklant toch mogelijks dubbel moet betalen
Niet evident: het gemeentelijk systeem vult na enkele seconden al info aan, het dossier staat dus heel snel ‘in behandeling’
Aanvulling vanuit Lier: zij leveren dossiers af op 3 min. en hebben nooit discussie gehad met de annulatie
Enige reden is dubbele aanvraag
Bij volledig digitale verwerking heeft de aanvrager geen kans om te annuleren
VIP: Annulatie/weigering verder bespreken met aanvragers
Aanpassing aanvraag/dossiers
Use case 1: Binnen een aanvraag van 1 of meer dossiers bv. extra perceel selecteren Voorstel om dit niet toe te staan, steeds nieuwe aanvraag aanmaken.
Teveel workload in terugbetaling dossier, parameter bepalen tot wanneer is te moeilijk (automatische verrijking door gemeente gebeurt bijna onmiddellijk)
Use case 2: Binnen een aangevraagd dossier bv. extra gebouweenheid selecteren/verwijderen
95% dezelfde informatie, voorstel om aanvrager hiervoor geen 2e keer te laten betalen
Idee om gemeente gebouweenheden te laten aan- en uitvinken
Meerderheid gemeenten is geen voorstander: op dezelfde manier mee omgaan als annulaties want dit is evengoed een vergissing
Is niet altijd evident om mapping te doen
Oostende wenst dit wel te kunnen doen, maar noodzakelijk om ook toelichtingsveld te kunnen aanpassen dan bv. als men belt voor een garage dat geen gebouweenheid heeft
Conclusie: momenteel niet voorzien
Ruil- en herverkavelingsplan
Na input VLM
Voorstel om beide op te splitsen in apart inlichtingtypes
Ruilverkavelingsplan: centraal verrijkt (bestaande WFS) en read-only
Herverkavelingsplan:
Fase 1: feed door gemeente
Fase 2: vanaf WFS beschikbaar: centraal verrijkt (bestaande WFS) en read-only
Akkoord om ruil- en herverkavelingsplan op te splitsen, centraal te verrijken door VLM en read-only te maken
Afstemming change requests & Oproep OSLO
Bron vs. informatieverstrekker
ASIS: Momenteel tonen we enkel de bron onderaan de inlichting, maar dat is niet noodzakelijk de informatieverstrekker. In geval van dOMG blijkt een opsplitsing nodig tussen bron en informatieverstrekker.
Discussie
Is het relevant voor de gemeente om te zien wat de bron is (bv. DSI vs. gemeente)? (van waar komt de info)
Is het relevant voor de aanvrager om te zien wat de bron is (bv. DSI vs. gemeente)?
Hoe dringend is deze opsplitsing i.k.v. correcte informatieverschaffing aan de aanvrager?
Aanpassing is noodzakelijk, maar vragen komen veelal toch bij gemeenten.
Gemeenten wensen zowel bron als informatieverstrekker te zien per inlichting
Voor aanvrager is enkel informatieverstrekker van belang, de bron niet
Gewestelijke en provinciale overheidsplannen read-only maken
Kunnen gewestelijke en provinciale RUPs en verordeningen read-only gemaakt worden vanaf we alle planelementen ophalen uit DSI?
Ja, indien enkele criteria:
Als de contouren juist zijn (worden de ProRUP's op termijn ook opnieuw ingetekend op de actuele ondergrond?)
als ze enkel het laatste RUP behouden als juridisch geldige en dus niet alle RUP's teruggeven
gewestelijke en provinciale RUPs en verordeningen read-only maken mits enkele voorwaarden
OPROEP OSLO-traject aan gemeenten en aanvragers
Oproep voor deelname OSLO-traject vergunningenregister
