2022-09-08 - Pilootvergadering 11

VIP update

MVP operational readiness

E2E proces doorlicht MVP

Lancering VIP

VIP-update

• Bezig aan de laatste ontwikkeling tegen MVP 3 oktober

• PDF layout werd geüpdatet

• Financieel rapport om te downloaden in webportaal

  • Hetzelfde rapport zal telkens downloadbaar zijn

  • Men moet zelf filteren op datum validatie en dossierstatus

Feedback product doorgeven

• Suggesties gemeenten vanaf heden via Nolt doorgeven
  https://vastgoedinformatieplatform.nolt.io/

Juridisch

• Besluit en VWO duidelijk voor alle gemeenten

  • enkele die voor VWO niet hoeven via gemeenteraad, is aanpassing sjabloon hiervoor mogelijk?

• Decreet in ontwerpfase

• Lijst met vrijgestelde organisaties: eerste suggestie

Centrale bronnen

• Oproep om zoneringsplannen shapefile aan VMM te bezorgen (aan VIP bezorgen)

• Is er documentatie over bron? https://vlaamseoverheid.atlassian.net/wiki/spaces/DV/pages/6124765667 wordt nog aangevuld

Volledig E-2-E proces doorlopen

AANVRAAG

• Toegangsbeheer ook voorzien door integratoren?

  • Ja is idem als voor webportaal

• Enkel notarissen en makelaars zullen aanvragen mogen doen

  • Belangrijke wijziging: gemeente zal de rol van ‘aanvrager’ niet krijgen, eigen aanvragen of voor burgers/overheden zal via huidig notarisbrief systeem moeten verlopen tot er decreet is

• Er zal post MVP een contactemail toegevoegd worden, in tussentijd:

  • naar emailadres gekend in het systeem of desnoods tijdelijk naar facturatie-email

• Enkel geldige capakeys kunnen gebruikt worden (waar er ook een geometrie voor is)

  • 1 maand achterstand

• Haalbaar om webloket uit te schakelen?

  • Lopende aanvragen kunnen goed afgewerkt worden

  • CEVI:

    • Formulier sowieso offline halen en e-mailadres in de plaats

    • Historische aanvragen kunnen nog opgehaald worden

  • Geo-IT

    • Notaris of makelaar zal foutmelding genereren, burgers/overheden kunnen wel webloket blijven gebruiken

    • Historisch ophalen is nooit van toepassing via loket

• Hoe omgaan met urgente dossiers?

  • Over het algemeen werken we FIFO, maar gemeente zal altijd zelf kunnen beslissen om dossiers voor te nemen - sommige dossiers nemen bv. ook langer tijd in

• Annuleren dossiers

  • Functionaliteit zit er (nog) niet in

  • Enkel dus in onderling overleg met gemeente mogelijk dat de gemeente het dossier weigert

  • Te bekijken hoe te implementeren; suggestie:

    • Bij reden weigering de waarde “Geannuleerd door aanvrager” toevoegen?

    • Dit zou een aparte status kunnen worden.

VERRIJKING

• Als er fouten gebeuren bij de automatische verrijking centrale bronnen (bv. buffer fout): gemeente laat weten aan vastgoedinformatieplatform@vlaanderen.be en wacht op ons teken om te valideren

• Lokale inlichtingen zullen nog systematisch toegevoegd worden vlak voor of na MVP

  • Eventueel via VIP GUI aanvullen indien nog niet in integrator GUI beschikbaar

• Integratoren CEVI, GIM en Orbit gaan ook per inlichting online updaten in VIP ( en niet in bulk over het volledige dossier)

CONSULTEREN

• Read-only bronnen zijn al tussentijds beschikbaar

• PDF pas zichtbaar na validatie volledig dossier

GECORRIGEEERD DOSSIER

• Risico dat een dossier veel te snel terug in behandeling komt en er diverse versies bestaan

  • Integrator moet het tijdelijk beveiligen

  • Verantwoordelijkheid bij gemeente leggen?

• Misbruik vermijden: correcties die aangevraagd worden maar is eigenlijk voor nieuwe aanvragen

  • Suggestie om 30 dagen de tijd om eventuele fouten door te geven

    • 1 maand nadien geen heropening meer mogelijk maken: na MVP inbouwen

• Kan er eventueel een documentversienummer vermeld worden?

  • maar wel de eerste validatiedatum van het dossier behouden

• Als er een vraag komt voor een correctie mag enkel de fout gewijzigd worden, geen resync (nieuwe verrijking) van alle inlichtingen

FACTURATIE

• Facturatierapport (zie hoger)

• Het is nodig dat de eigen referentie van de aanvraag steeds op de factuur staat aan notarissen. Meeste piloten zijn akkoord, sommige moeten dit nog bespreken met financiële dienst

  • Waarom? Voor notarissen blijft proces toch idem? is zekerheidshalve dat zo de factuur eenvoudig aan de aanvraag kan gelinkt worden

  • Zwalm maakt geen facturen, enkel betalingsbewijzen verzamelen vooraleer verzameling dossier: gaan zo behouden

• FedNot zal trachten om in Q1 of Q2 2023 ook reeds gebundelde facturatie voor notarissen mogelijk te maken

• ! Vastgoedmakelaars die via het webportaal aanvragen moeten wel nog apart gefactureerd worden. Hoe het verschil herkennen met gebundelde facturatie?

  • via integratorID en facturatie e-mailadres in facturatierapport

• Alle piloten kunnen met facturatie achteraf werken, om geen vertraging/langer geregistreerde doorlooptermijnen te hebben

  • Behalve Zwalm zij werken met betalingsbewijs

    • Suggestie dat ze na 30 dagen ‘geen betaling’ het dossier weigeren, zodat niet verdergezette dossiers de doorlooptermijn niet beïnvloeden

  • Leuven ook, maar in principe moet iedereen sowieso betalen

LEGAL LOGGING

• Op organisatieniveau

• Verder logging: via gemeentelijke integrator

1. Het is voor pilootgemeenten mogelijk om webloket voor notarissen en makelaars in onbruik te zetten vanaf MVP

1. Gemeenten zullen aanvraagreferentie steeds op factuur vermelden
2. Het herbewerken van dossiers in VIP GUI of integrator GUI zal nog steeds technisch kunnen voor gevalideerde dossier tot er een correctieflow in VIP is uitgewerkt, voorlopig is het de verantwoordelijkheid van de gemeente.

1. Correctieflow wordt na MVP opgepikt voor analyse en uitwerking door VIP

Lancering VIP

• Communicatie ‘live’ op elkaar afgestemd

• FedNot en CIB gaan op 15/9 een algemene mailing uitsturen ‘VIP komt eraan in oktober’ en verwijziging naar landingspagina

• Wie bepaalt finale live datum?

  • Indien integratie: in overleg met integrator die het tot maximaal dag ervoor aanpast in het klantenportaal

  • Indien geen integratie: in overleg met ons via vastgoedinformatieplatform@vlaanderen.be

1. Planning indeling gemeenten wordt nooit aan aanvragers gecommuniceerd, de landingspagina geeft een real time overzicht welke klanten live zijn gegaan
2. Piloten zijn akkoord met het versturen van de voorgestelde aankondigingsmail aan notarissen/makelaars die laatste 2 jaar dossier aanvroegen telkens 1 week vóór aansluitingsdatum
3. Piloten zijn akkoord om het startuur van ‘live’ gaan op 9 uur 's ochtends te plaatsen: op dat moment wordt ook communicatie op website aangepast/webloket afgesloten indien nodig

Vervolgtraject piloten

• Dagen van livegang: check-in momenten om bij vragen eenvoudig te kunnen inloggen

• Maandag 10/10 14u: evaluatiemoment voor effectieve gebruikers over 1e week gebruik VIP

• Voor het vervolgtraject gaan we terug in businesswerkgroep werken met gemeenten én aanvragers samen: piloten beslissen zelf of ze hierbij aansluiten, alle piloten zijn welkom