2022-07-25- Pilootvergadering 10

13u-14u15

Herwerking inlichtingen milieuvergunning en bouwovertreding

14u15-14u45

Andere change requests

14u45-15u

Operational readiness

15u-15u50

Functionele topics

Herwerking inlichtingen milieuvergunning en bouwovertreding

• Diverse feedback van de piloten wordt meegenomen in verdere herwerking van deze inlichtingen

Andere kleinere change requests

• onroerend erfgoed en alle natuurinlichtingen zijn read-only en zullen niet aangepast kunnen worden door gemeenten

• vrijstelling lopende als status toevoegen bij leegstand?

  • niet relevant, vnl. met betrekking tot heffing, dus kan best daar dan bij vermeld worden

1. uitbreidingszone natuurreservaten werd uit inlichtingenmodel geschrapt
2. opgenomen in register ja of nee is bij leegstand voldoende

Herwerking inlichting omgevingsvergunning

• Herwerking van de inlichting werd toegelicht en is zo goed als finaal

Operational readiness

• Wie is al gestart met testen?

  • Oostende kan momenteel enkel dossiers binnenhalen

  • Zwalm zal in de week van 22/8 beginnen testen

• Wie zal aanvragen kunnen doen via VIP vanaf MVP?

  • in MVP enkel vastgoedmakelaars (erkend door BIV), notarissen, gemeenten zelf

  • alternatief: nog huidige werkwijze parallel laten bestaan

• Hoe gaan we communiceren naar aanvragers?

  • Zwalm heeft al gemaild naar aanvragers van de afgelopen 3 jaar dat het vanaf 3 oktober 2022 via VIP zal verlopen

  • Digitaal Vlaanderen, FedNot en CIB doen communicatie, maar vraag dat gemeenten ook mee communiceren

    • vraag om een gelijkaardige tekst te communiceren op de gemeentelijke website

    • verdere bespreking hierover op volgende pilootmeeting

1. Het is haalbaar voor de piloten om andere aanvragers (naast notarissen en vastgoedmakelaars) die in MVP nog niet via VIP kunnen te blijven bedienen.

Functionele topics

• Corrigeren van een vastgoeddossier

  • correctieflow nog niet in MVP

  • lokale bestuen zullen gevalideerd dossier opnieuw kunnen openen en opnieuw kunnen valideren

  • MAAR: probleem dat FedNot dit nog niet kan implementeren, vraag aan gemeenten of gemeente een PDF kan bezorgen aan de notaris per mail

    • nieuwe PDF kan de gemeente downloaden in VIP en per mail doorsturen

• Annuleren of aanpassen van een aanvraag

  • zal niet kunnen in MVP

  • gemeente zal in MVP zelf moeten weigeren en dan eventueel beslissen dat geweigerd dossier niet aangerekend wordt (als men er bijvoorbeeld nog geen tijd in stak)

• Facturatie + contactname met aanvrager indien nodig

  • Voor Vastgoedmakelaars factuur vanuit gemeente richten aan ORIS, eventuele vragen ook aan ORIS richten (die dan doorspelen aan aanvrager)

  • Voor notarissen wel aparte factuur per notaris

    • in kader van privacy kent VIP de naam/adres van de aanvrager niet, enkel KBO-nummer

    • oplossing: FedNot geeft e-mailadres aanvrager mee in aanvraag

    • mogelijkheid dat gemeentelijke integrator koppelt met KBO voor naam en adres?

  • Er kan ook steeds via de aanvraagreferentie gecommuniceerd worden in het kantoor

  • De meeste aanvragers zullen ook gekend zijn in het facturatiesysteem

  • Gemeeenten willen per dossier ook telefoonnummer kennen

    • opdracht voor integrator om te koppelen met CRM?

    • Andere optie: notaris.be opzoeking

      • Is het haalbaar om op een gestructureerde manier aan deze gegevens te geraken?

  • Nog onduidelijk hoe integratoren facturatie automatisch gaan realiseren

    • Niet haalbaar dat gemeenten alles overtypen in oud systeem om facturatie te kunnen doen

    • Mag geen stap terug zijn

• Archivering vastgoeddossier

  • Voorstel dossier 3 jaar bijhouden in VIP

    • PDF in DAV

    • de data (lijnen) nog te bekijken waar we archiveren

  • Legal loggings 10 jaar volgens wettelijke vereiste

• Doorlooptijd van een dossier

  • monitoring nodig huidige situatie vs. nieuwe doorlooptijd VIP

  • Analyse doen van dossiers in volledig 2021

1. Pilootgemeenten achten het haalbaar dat ze tijdelijk gecorrigeerd dossier per mail aan notaris bezorgen
2. VIP gaat niet koppelen met KBO, dat moet gemeente zelf doen indien adres van KBO-nr (aanvrager) niet gekend is voor facturatie
3. E-mailadres van de aanvrager is gewenst voor de gemeente

1. Pilootgemeenten zijn akkoord met archivering VIP-dossiers gedurende 3 jaar

Vragen

• Hoe kunnen we onvergunde toestand meegeven?

  • via de optionele inlichting vergunningstoestand