Context

In 2025 ontving het verenigingsregister de machtiging om het rijksregister te mogen raadplegen in het kader van het beheer van de verenigingsdata. Direct daarna werd deze machtiging uitgebreid tot de kruispuntbank van Sociale Zekerheid (afgekort KSZ), zodat we niet alleen gegevens kunnen opvragen van een rijksregisternummer, maar ook van BIS-nummers (bijvoorbeeld voor personen die niet de belgische nationaliteit hebben, maar wel hier verblijven of werken). De generiekere term voor rijksregister- en BIS-nummers is “identificatienummer van de sociale zekerheid”, afgekort INSZ.

Op basis van die machtigingen werd vervolgens toegang verkregen tot de functiehouders van een onderneming in KBO.

Al deze machtigingen stellen ons in staat om enkele functionaliteiten te verwezenlijken:

• synchronisatie van de functiehouders in KBO met de vertegenwoordigers in VR

• validatie van het INSZ van een vertegenwoordiger dat de persoon bestaat en nog niet overleden is

• Via dagelijkse synchronisatie met KSZ kunnen we overleden vertegenwoordigers automatisch verwijderen uit de vereniging

De machtiging brengt ook een verplichting met zich mee. De gegevens die wij uit het KSZ ophalen (rechtstreeks of onrechtstreeks via KBO) mogen niet doorgegeven worden aan partijen die zelf geen rijksregister machtiging hebben.

De details van deze wijzigingen wordt hieronder beschreven.

Synchronisatie van de functiehouders in KBO

Bij registratie van een nieuwe KBO vereniging, worden naast naam, korte naam, maatschappelijke zetel en eventuele contactgegevens nu ook de functiehouders overgenomen, voor zover deze wettelijke vertegenwoordigers zijn van de vereniging. (Selectie criteria: zie KBO - Als bronbeheerder wil ik de gegevens in VR synchroon houden met die van KBO | Mapping vertegenwoordigersPreview )

Van elke wettelijke vertegenwoordiger in KBO, worden de INSZ, naam en voornaam overgenomen. De andere velden van het vertegenwoordiger object (roepnaam, rol, contactgegevens en isPrimair) worden op hun default waarde gezet (““ of false).

Deze vertegenwoordigers van een KBO vereniging kan je niet verwijderen of toevoegen via de beheer API. Je kan wel de extra velden beheren (zie beschrijving 👬 Vertegenwoordigers - Als GI wil ik de vertegenwoordigers van een vereniging beheren, inclusief contactgegevensPreview )

Validatie van een aangeleverde INSZ

Bij registratie van een nieuwe vereniging met vertegenwoordigers of bij het achteraf toevoegen van een nieuwe vertegenwoordiger, worden de aangeleverde INSZ gevalideerd ten opzichte van KSZ:

• Het INSZ moet bestaan

  • foutboodschap “Een of meerdere insz waarden konden niet gevalideerd worden bij de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. Controleer de gegevens en probeer het opnieuw“

• Het INSZ mag niet verwijzen naar een persoon die overleden is

  • foutboodschap bij registratie “De vereniging kan niet geregistreerd worden met overleden vertegenwoordigers.“

  • foutboodschap bij toevoegen: “Overleden vertegenwoordigers kunnen niet worden toegevoegd aan een vereniging.“

Automatisch verwijderen van overleden vertegenwoordigers

Via een dagelijkse synchronisatie met KSZ wordt het verenigingsregister op de hoogte gesteld van wijzigingen aan personen. Als daaruit blijkt dat een persoon overleden is, dan wordt deze persoon verwijderd uit alle verenigingen waar die persoon vertegenwoordiger is.

Je kan deze gebeurtenis nog terugvinden in de historiek van de vereniging:

Geen persoonsdata naar tegenpartij zonder machtiging

Iedere partij die wil aansluiten op het verenigingsregister zal moeten aantonen dat zij zelf over de nodige rijksregister machtiging beschikken, MET de juiste finaliteit.

Wie niet de juiste machtiging en finaliteit bezit, kan nog steeds aansluiten op het verenigingsregister, maar dan wel zonder de vertegenwoordigersdata. Bij het opvragen van de gegevens van een vereniging, zal dit stuk er dan uitgefilterd worden.

De MAGDA aansluitingsdienst zal de machtiging en finaliteit alvast controleren en indien nodig de filter op vertegenwoordigers toepassen.

Tip: Alle lokale besturen hebben automatisch de juiste machtiging. Daar is alvast geen probleem bij.