Toekomstige wijziging: Bewaartermijnen van persoonsdata
Het verenigingsregister bevat gegevens van personen, meer bepaald de vertegenwoordigers van een vereniging. Het is decretaal bepaald dat we deze gegevens mogen bewaren, maar dan alleen voor zolang het nodig is. Van zodra een vertegenwoordiger verwijderd wordt van een vereniging, dan worden deze gegevens direct weggehaald uit het detail van de vereniging, maar in de historiek kan je nog steeds zien dat deze persoon ooit vertegenwoordiger geweest is van deze vereniging. Deze wijziging zal er voor zorgen dat de historiek ook opgekuist wordt, na het verstrijken van de bewaartermijn.
Bij het verwerken van dossiers kan het soms nuttig zijn om even in de tijd terug te keren (wie heeft dit ooit aangevraagd). Daarom werd gekozen om de gegevens nog 2 jaar te bewaren nadat ze niet meer geldig zijn.
Toegepast bij verwijderen vertegenwoordiger
Wanneer komt dit voor
Deze sectie beschrijft de regel bij het verwijderen van een vertegenwoordiger uit een vereniging. Dit kan op meerdere manieren voorkomen:
Bij gebruik van het DELETE Vertegenwoordiger endpoint (enkel voor VZER)
Bij synchronisatie met KBO wordt een functiehouder verwijderd
Bij synchronisatie met KSZ wordt een persoon gemarkeerd als overleden. Deze persoon wordt dan verwijderd uit alle verenigingen waar die vertegenwoordiger van is.
Wat gebeurt er dan
Van zodra een vertegenwoordiger verwijderd wordt, wordt een vervaldag berekend voor die specifieke vertegenwoordiger. De vervaldag wordt berekend als 2 jaar na de actiedatum.
Het volgende endpoint is niet beschikbaar via MAGDA en kan dus enkel intern door VR support gebruikt worden.
De vervaldag kan opgevraagd worden via het endpoint
GET <BeheerURL>/v1/admin/bewaartermijnen/<vCode>/<vertegenwoordigerId>
Respons = 404 wanneer er geen bewaartermijn gestart is
Respons = 200 wanneer er wel een gestart is
{
"bewaartermijnId": "V0097070-1",
"vCode": "V0097070",
"vertegenwoordigerId": 1,
"vervaldag": "2027-12-01T14:05:36.490751Z"
}
De gegevens van de vertegenwoordiger worden na het verwijderen onmiddellijk weggehaald uit het detail van de vereniging en ook uit de ACM API.
Na afloop van de bewaartermijn, worden alle elementen van het vertegenwoordiger object verwijderd uit de historiek van de vereniging. 't is te zeggen: de gebeurtenissen blijven nog steeds zichtbaar, maar alle eigenschappen worden vervangen door de vaste waarde “<Niet meer gekend>”.
Toegepast bij het stopzetten van een vereniging
Wanneer komt dit voor
Deze sectie beschrijft de regel bij het stopzetten van een vereniging. Dit kan op meerdere manieren voorkomen:
Bij gebruik van het endpoint
POST <beheerURL>/v1/verenigingen/<vCode>/stop(enkel voor VZER)Bij synchronisatie met KBO wordt een stopzetting in KBO overgenomen in VR
Wat gebeurt er dan
Van zodra een vereniging stopgezet wordt, wordt een vervaldag berekend voor alle vertegenwoordigers van die vereniging. De vervaldag wordt berekend als 2 jaar na het ingeven van de stopzetting. Merk op dat de einddatum hier geen rol speelt; enkel de datum dat de stopzetting werd doorgegeven aan het verenigingsregister.
De vervaldagen kunnen opgevraagd worden via hetzelfde endpoint zoals hierboven beschreven.
De gegevens van de vertegenwoordigers blijven na het stopzetten nog steeds zichtbaar in het detail van de vereniging en ook in de ACM API. Het is echter niet meer mogelijk om nog een wijziging door te voeren aan de vertegenwoordigers.
Na afloop van de bewaartermijn, worden enkele wijzigingen doorgevoerd:
Alle vertegenwoordigers worden weggehaald uit het detail van de vereniging en ook uit de ACM API
alle elementen van het vertegenwoordiger object worden verwijderd uit de historiek van de vereniging. 't is te zeggen: de gebeurtenissen blijven nog steeds zichtbaar, maar alle eigenschappen worden vervangen door de vaste waarde “
<Niet meer gekend>”.