Hoe moeilijk kan het zijn?

Laat ons onmiddellijk duidelijk zijn: er is geen 100% sluitend mechanisme om die set van verenigingen er in 1 zoektocht uit te halen. Neem nu het voorbeeld van een lokaal bestuur, dat graag wil weten welke verenigingen actief zijn op hun grondgebied.

Om te beginnen zijn de definitie van “actief op mijn grondgebied” l verschillend voor verschillende lokale besturen. We hebben al verschillende definites vernomen:

Er bestaat een adres van de vereniging in mijn gemeente
Ze moeten een activiteiten adres hebben in mijn gemeente
- een correspondentie adres of maatschappelijke zetel telt dus niet mee
De meeste activiteiten vinden plaats in mijn gemeente
- het volstaat dus niet om ooit eens 1x per jaar in mijn gemeente een activiteit te organiseren. Het moet veel regelmatiger gebeuren
De meeste leden wonen in mijn gemeente
- Dus enkel wanneer er activiteiten georganiseerd worden voor onze eigen bewoners

Zo zie je maar dat de definitie mijn verenigingen niet zo eenduidig is.

Poging 1: gebruik de postcode binnen locaties

Je kan zoeken op een adres, maar het gebeurt soms dat de voorzitter van de vereniging in de buurgemeente woont en zijn adres gebruikt als correspondentie adres voor de vereniging
Omgekeerd kan een adres op jouw grondgebied gebruikt worden als correspondentie adres voor een vereniging van de buurgemeente
Je zou je kunnen beperken tot de activiteiten locaties, maar niet elke vereniging heeft een vaste plek waar ze hun activiteiten organiseren (denk bijvoorbeeld aan wandel, loop- en fietsclubs)
Je bent ook heel afhankelijk van wat er voor die vereniging wordt ingegeven (door de vereniging zelf via het verenigingsloket of door een lokaal bestuur via hun eigen toepassingen) - zo kan een vereniging een activiteiten locatie opgeven van de plek waar ze jaarlijks eens een activiteit organiseren.

Poging 2: gebruik werkingsgebieden

Op zich zijn werkingsgebieden enkel bedoeld om geografische beperkingen in de werking aan te duiden en niet om aan te duiden wie waar actief is.
ook hier ben je heel afhankelijk van de data zoals die ingevoerd is. Heeft elke vereniging wel een werkingsgebied? en zo ja, is het ingevuld?
Als een vereniging dan effectief een werkingsgebied heeft van meerdere gemeenten, is het dan ook “mijn vereniging” voor al die lokale besturen ?

Suggestie om dit te realiseren

Wat volgt is een praktisch voorbeeld van hoe je het probleem kan oplossen. Dit is dus zeker en vast niet hoe je het moet oplossen. Neem het als startpunt voor een eigen denkproces.

Stap 1: Eigen lijst van vCodes

Je houdt in je eigen toepassing een lijst bij van vCodes die je beschouwt als “Mijn verenigingen”. Wanneer je nu data opvraagt, kan je dat opstarten vanuit die lijst. Zorg er voor dat je in jouw toepassing manueel een vCode kan toevoegen en terug verwijderen uit die lijst.

Stap 2: Bepaal hoe je de lijst van mijn verenigingen het dichtst kan benaderen

Voor een lokaal bestuur kan dat gebeuren door te zoeken naar verenigingen met een adres op het grondgebied of met een werkingsgebied = jouw gemeente. Voor sector organisaties kan dat zijn door te zoeken naar verenigingen met een hoofdactiviteit binnen jouw sector. Dit zijn dus de ruwe criteria om bij jouw lijst “mijn verenigingen” te horen.

Stap 3: Zoek suggesties om toe te voegen

Zoek regelmatig naar nieuwe verenigingen die voldoen aan de ruwe criteria (zie stap 2). Telkens je zo een nieuwe vCode ontdekt, wordt die voorgelegd als een kandidaat voor jouw set van “Mijn verenigingen”. Vervolgens kijkt iemand de data van de vereniging na en oordeelt of die vereniging wel of niet mag toegevoegd worden aan de set van “mijn verenigingen”.

Als het oordeel is dat de vereniging niet hoort bij “mijn verenigingen”, dan onthou je dat best voor later zodat je die vraag niet telkens opnieuw voorgeschoteld krijgt. Je noteert de vCode als het ware op een lijst “Niet meer tonen aub”. Hou er dan wel rekening mee dat iedereen zich wel eens vergist en dat je een vereniging ook terug van die lijst moet kunnen halen.

Hoe zoek ik naar nieuwe verenigingen?

Doel: Je wil weten welke verenigingen als suggestie kunnen voorgelegd worden. Dit zijn dus de verenigingen die voldoen aan de ruwe criteria (zie stap 2). Hier zijn meerdere oplossingen mogelijk.

Gebruik de mutatiedienst

Via de mutatiedienst (zie https://vlaamseoverheid.atlassian.net/wiki/spaces/AGB/pages/7531724825) vraag je op welke verenigingen aangepast zijn. Als een vereniging nog niet gekend is, vraag je de detail gegevens van deze vereniging op en controleer je of deze voldoet aan de ruwe criteria (zie stap 2). Zo ja, stel deze voor als kandidaat voor de lijst.

De eenvoudigste regel om te weten of een vereniging nog niet gekend is, is door na te gaan dat de vCode groter is dan de hoogste waarde die je bij een vorige zoektocht tegen kwam. Dan weet je of een vereniging nieuw is aangemaakt is zonder dat je daarvoor de data moet gaan ophalen. Deze eenvoudige regel kan je gebruiken wanneer je onmiddellijk bij aanmaak van een vereniging al een oordeel kan vellen of deze voldoet aan de ruwe criteria. Je capteert hiermee niet de verenigingen die initieel niet voldoen, maar later (bij vervollediging van de gegevens) dan weer wel.

Gebruik de zoekfuncties

Via de publieke zoekfunctie of de zoekfunctie in MAGDA, zoek je regelmatig naar de verenigingen die voldoen aan de ruwe criteria. Voor elk resultaat controleer je of die reeds gekend is in een van de lijsten (zie stap 3). Indien niet stel je deze voor als kandidaat in de lijst.

Opgelet: deze methode heeft z’n beperkingen. Via de zoekfunctie kan je max 1.000 verenigingen opvragen. Als de lijst van “mijn verenigingen” qua grootteorde in die buurt komt of veel groter is, dan kan dit niet gebruikt worden.