Ondanks de dubbeldetectie bij elke registratie van een nieuwe vereniging, zijn er (om allerlei redenen) toch dubbels terecht gekomen in het verenigingsregister. We hebben het dan over eenzelfde vereniging die onder 2 verschillende vCodes geregistreerd staat. Tot nu toe hadden we enkel de mogelijkheid om een van beide te verwijderen, met het risico dat het niet diegene was die bij een van de dienstverleners een dossier had lopen, waardoor die plots de data van de vereniging niet meer kon opvragen.

Om dat beter op te lossen, lanceren we de dubbel markering. Dat is enerzijds een proces en anderzijds een aanpassing van de data waarvoor wij aan onze afnemers vragen om deze correct te behandelen.

Bij het dubbel markeren worden steeds 2 vCodes gebruikt:

• vCode A die als dubbel gemarkeerd werd en daardoor buiten gebruik wordt genomen → de dubbele vereniging

• vCode B die blijft bestaan → de authentieke vereniging

We gebruiken de termen vCode A of dubbele vereniging om de ene aan te duiden

We gebruiken vCode B of authentieke vereniging om de andere aan te duiden.

Hieronder beschrijven we per API endpoint wat er verandert voor een vereniging die als dubbel gemarkeerd wordt van een andere.

Wijziging aan tabel vereniging

• De mogelijke waarden van veld status wordt uitgebreid met status “Dubbel”

  • vCode A zal deze status krijgen

• Er is een nieuwe lijst “corresponderendevCodes”

  • bij vCode B zal deze lijst o.a. vCode A bevatten

• Er is een nieuw veld “isDubbelVan”

  • bij vCode A verwijst dit veld naar vCode B

Algemene regel

• vCode A krijgt status Dubbel en verwijst naar vCode B voor verder gebruik

• vCode B heeft een lijst van alle (dubbele) vCodes die naar B verwijzen

Beheer detail

• vCode A krijgt status: Dubbel - het veld isDubbelVan wordt opgevuld met vCode B

• vCode B: de lijst in veld corresponderendeVCodes wordt aangevuld met vCode A

Beheer zoek:

• vCode A is niet meer terug te vinden

• vCode B: de lijst in veld corresponderendeVCodes wordt aangevuld met vCode A

Beheer historiek

• vCode A krijgt een nieuwe gebeurtenis VerenigingWerdGemarkeerdAlsDubbelVan met daarin de verwijzing naar vCode B

• vCode B krijgt een nieuwe gebeurtenis VerenigingAanvaarddeDubbeleVereniging met daarin de verwijzing naar vCode A

Beheren van data

• Je kan geen wijzigingen meer aanbrengen op vCode A. Wanneer je dit toch probeert, krijg je een status 400 terug met als foutboodschap “Deze vereniging is dubbel en kan niet geladen worden.“

• vCode B kan nog steeds gewijzigd worden.

Algemene regel:

• vCode A is niet meer publiek zichtbaar

• geen wijziging voor vCode B

Publiek detail

• bij opvragen van vCode A wordt status 404 terug gegeven

• geen wijziging voor vCode B

Publiek zoek

• vCode A is niet meer terug te vinden

• geen wijziging voor vCode B

Mutatiedienst

• zowel vCode A als vCode B worden bij de dubbelmarkering aangeduid als gewijzigd. (omdat voor beide verenigingen een nieuw event en dus een nieuw versienummer werden toegevoegd)

Verenigingen per INSZ (opvragen van de verenigingen die bij een bepaald persoon horen - deze API wordt gebruikt bij het aanmeld proces)

• vCode A wordt niet meer weergegeven

• vCode B wordt weergegeven, waarbij de lijst in veld corresponderendeVCodes wordt aangevuld met vCode A

Dubbel detectie

• vCode A komt niet meer naar boven als potentiële dubbel

• vCode B blijft wel nog getoond worden als potentiële dubbel

Adreswijzigingen

• We blijven controleren op adreswijzigingen uit GRAR, zowel voor vCode A als voor vCode B

Of anders gezegd een toepassing die data ophaalt op het moment dat die gebruikt wordt, meestal websites of andere beheers toepassingen

=> met een vCode die als dubbele vereniging werd gemarkeerd

• Wanneer ACM (of meer algemeen global header) gebruikt wordt, zal een persoon zich niet meer kunnen aanmelden voor een vereniging die als dubbel gemarkeerd werd

• Wanneer een andere methode gebruikt zou worden, wordt aangeraden om te detecteren dat de status van de vereniging nu gelijk is aan Dubbel en de interne koppeling te veranderen van vCode A naar vCode B. De persoon zal zich dan kunnen aanmelden voor vCode B

=> met een vCode die als authentieke vereniging werd gemarkeerd

• Voor het gewone beheer van de verenigingsdata is er geen wijziging nodig.

• Wanneer je data wil opvragen van andere bronnen die de vCode als sleutel gebruiken (zoals bvb DOSIS, Notificaties, …) , wees er dan van bewust dat je best niet alleen de data van vCode B opvraagt , maar ook de data van alle vCodes die in het veld corresponderendeVCodes aanwezig zijn.

Een eigen CRM toepassing, een lokale cache voor performatie redenen, … elke situatie waarbij je lokaal data opslaagt die uit het verenigingsregister afkomstig is.

=> met een vCode die als dubbele vereniging werd gemarkeerd

Vervang intern de vCode door de andere vCode. Indien je intern andere data gekoppeld hebt aan vCode A (lokale verrijking), wijzig die koppeling dan naar vCode B. Voorzie ook een oplossing wanneer je zowel vCode A als vCode B intern hebt opgeslaan en lokaal verrijkt hebt. Je zal beide verrijking dan waarschijnlijk moeten samenbrengen. Natuurlijk ben je vrij in het kiezen van de oplossing om dit conflict op te lossen.

=> met een vCode die als authentieke vereniging werd gemarkeerd

In principe is er in dit geval geen wijziging nodig. Wanneer ook vCode A gekend was in jullie databank, dan is het wel nodig om data samen te brengen (zie beschrijving hierboven)

=> we opmerken dat er een fout is gebeurd bij het dubbel markeren

Meld deze situatie via digitaal.vlaanderen@vlaanderen.be samen met de argumentatie waarom je vermoedt dat de 2 verenigingen toch 2 verschillende verenigingen zijn. Na onderzoek kunnen wij eventueel de dubbel markering ongedaan maken. Voor zover mogelijk, gaan we dan ook de betrokken gegevensinitiatoren op de hoogte brengen.

=> we liever een andere vCode gebruiken als authentieke vereniging

Stel A is als gemarkeerd als dubbel van B. Wanneer je liever had dat het andersom had moeten zijn (B als dubbel van A), meld ons deze situatie dan via digitaal.vlaanderen@vlaanderen.be samen met de argumentatie waarom het anders gewenst was. Na onderzoek kunnen wij eventueel de dubbel markering ongedaan maken en de omgekeerde markering aanbrengen. Voor zover mogelijk, gaan we dan ook de betrokken gegevensinitiatoren op de hoogte brengen.

=> we nog een DOSIS dossier hebben op een vCode die als dubbel werd gemarkeerd

de vCode in DOSIS kan je niet wijzigen. Je kan er wel voor zorgen dat personen die zich kunnen aanmelden voor vCode B ook de dossiers van vCode A kunnen zien en beheren. (zie ook de uitleg bij Toekomstige wijziging: Markeren als dubbel | Loket functiePreview )

Op 8 mei werd een webinar gehouden ivm deze wijziging. Hier kan u de slides en de opname hiervan terugvinden.

Slides:

Open

Opname:

Open