Elke verzendende instantie is zelf verantwoordelijk om, voorafgaand aan het verzenden, de toepasselijke regelgeving te screenen en uit te maken of de documenten voor een bepaalde procedure rechtsgeldig via eBox verzonden kunnen worden.

In eerste instantie gaat u na of de regelgeving in het kader waarvoor u documenten verzendt ‘digitaalvriendelijk’ is. Dit is het geval wanneer de toepasselijke regelgeving, die de verzending van het document oplegt, op zich geen hindernissen bevat voor het elektronisch versturen van documenten. Wanneer regelgeving bijvoorbeeld louter spreekt over ‘verzending’ zonder meer, dan is een keuze voor digitale kanalen even legitiem als een keuze voor papieren kanalen. In dergelijke gevallen rest u enkel de burgers of ondernemingen gepast te informeren over uw keuze om documenten elektronisch te verzenden via de eBox.

Wanneer dit niet het geval is, bijvoorbeeld wanneer de toepasselijke regelgeving niet digitaalvriendelijk is en termen zoals ‘brief’ of ‘aangetekende zending’ bevat, kan deze procedure alsnog elektronisch verlopen. Dit is ook het geval als de toepasselijke regelgeving specifieke elektronische technieken bevat zoals ‘e-mail’. Entiteiten van de Vlaamse overheid en lokale besturen kunnen in deze gevallen immers een beroep doen op artikelen II.22. en II.23. van het bestuursdecreet van 7 december 2018.

Deze artikelen stellen wel enkele voorwaarden waaraan voldaan moet zijn, alvorens de analoge procedure rechtsgeldig gedigitaliseerd kan worden. Hetzelfde geldt wanneer gebruik gemaakt wordt van een andere techniek (bvb. ‘eBox’) dan de specifieke elektronische techniek (bvb. e-mail’) zoals vermeld in de toepasselijke regelgeving.  Zo moet de overheidsinstantie de beslissing tot digitaliseren bekend maken en de bestemmelingen (natuurlijke personen, ondernemingen of externe overheden) vooraf informeren over de te volgen stappen, technieken en  rechtsgevolgen die de elektronische uitwisseling heeft. Vervolgens moeten natuurlijke personen ook vooraf uitdrukkelijk ingestemd hebben met de uitwisseling van berichten via elektronische weg, en moeten ze die instemming op elk moment kunnen intrekken. Voor ondernemingen en natuurlijke personen in hun hoedanigheid van ondernemer gelden deze laatste twee voorwaarden niet.

Door de verschillende architectuur van de eBox burgers en eBox ondernemingen, moet er in het licht van bovenstaande een onderscheid gemaakt, wanneer u op basis van het bestuursdecreet digitaal via een eBox wenst te verzenden:

1. Voor het elektronisch verzenden via de eBox voor burgers moet u burgers vooraf informeren over de te volgen procedures en over de rechtsgevolgen die de elektronische uitwisseling heeft. Aan de bijkomende voorwaarden i.v.m. de mogelijkheid dat natuurlijke personen moeten kunnen instemmen met de elektronische uitwisseling van documenten, of deze instemming terug moeten kunnen intrekken, wordt voldaan door de opzet van de BOSA ebox voor burgers.

2. De eBox voor ondernemingen voorziet technisch geen mogelijkheid om een gegeven instemming in te trekken. Sinds de decreetswijziging in 2021 is het niet langer vereist dat de ondernemingen en natuurlijke personen in hun hoedanigheid van ondernemingen hun toestemming geven en weer kunnen intrekken. . Ook in dit geval is een elektronische verzending via de eBox dus rechtsgeldig.

Wanneer u nieuwe, digitaal vriendelijke regelgeving wenst op te stellen die het mogelijk maakt om via eBox te verzenden, kan de informatie en nota met modelbepaling op deze webpagina u hierbij ondersteunen.

Wanneer u gebruik maakt van de MAGDA-documentendienst om digitaal ondertekende documenten uitgeprint (met QR-code) te verzenden, dient u rekening te houden met volgende aandachtspunten:

1) Bij het (elektronisch) ondertekenen van documenten die ter beschikking worden gesteld via QR-code moeten overheidsinstanties gebruik maken van een gekwalificeerde elektronische handtekening;

2) De overheidsinstanties geven zelf aan hoe lang het ondertekende document via QR-code beschikbaar moet blijven;

3) De overheidsinstanties blijven individueel verantwoordelijk voor het archiveren van originelen gedurende de volledige bewaartermijn zoals wettelijk bepaald;

4) De overheidsinstanties blijven individueel verantwoordelijk voor de rechtsgeldige toepassing van hun eigen regelgeving: ze beoordelen zelf of hun specifieke regelgeving de voorgestelde generieke oplossing niet doorkruist;

Een burger moet toestemming (consent) geven voor het gebruik van ebox burger. Elke burger heeft sowieso toegang tot zijn/haar ebox maar zal zelf expliciet moeten toestemming geven voor het gebruik van ebox. Als een burger toestemming heeft gegeven, wil dit zeggen dat hij deze documenten niet langer op papier hoeft te ontvangen. Een burger kan altijd zijn toestemming terug intrekken. De burger kan ook zelf aangeven of hij via een zelf te kiezen emailadres notificaties zal krijgen van nieuwe berichten in zijn/haar ebox.

Toestemming via MyEbox portaal:

Toestemming via Mijn Burgerprofiel:

Er wordt 2x een notificatie gestuurd naar de burger:

1. indien het bericht na 2 weken nog niet gelezen is

2. indien het bericht 2 weken voor het verstrijken van de vervaldatum niet gelezen is

Ja, voor ebox burger is dit: https://mycitizenebox.int.belgium.be/myebox/. Indien je graag met een andere gebruiker aanmeldt dan jezelf, gelieve je vraag te stellen via de servicedesk.

Voor ebox onderneming is dit: https://wwwacc.eboxenterprise.be/. Indien je graag met een andere onderneming aanmeldt dan je eigen onderneming, gelieve je vraag te stellen via de servicedesk.

• Indien er meer dan 20.000 verzendingen per dag zullen gebeuren, dient dit min. 5 dagen op voorhand aangekondigd worden aan de operationele contactpersonen bij IPEX die binnen de 24 uur de planning bevestigen: Miranda Simons (msimons@ipexgroup.com) – back up: customersservices@ipexgroup.com / 02.641.12.06. Graag ook MAGDA inlichten bij grote verzendingen: helpdesk.magda@vlaanderen.be.

• In geval van grote volumes is een gespreide aflevering bespreekbaar: dit houdt in dat jullie alles in 1 keer verzenden, maar dat IPEX (de achterliggende partner voor het versturen van documenten via papier) dit kan verwerken over meerdere dagen zoals afgesproken met jullie.

• IPEX zal de verzender rechtstreeks factureren. De verzender ontvangt twee types facturen: 1 voor het versturen van papieren en digitale zendingen (met BTW) en 1 voor de postzegel in het geval van papieren zendingen (zonder BTW).

• Facturen zullen standaard afgeleverd worden in Mercurius tenzij expliciet anders vermeld.

In geval het IO niet toereikend is voor de komende twee maanden, zal IPEX pro-actief contact opnemen met verzender.

Token-gebaseerde diensten

• printen gebeurt tot op 3mm van de boord

• op elke recto plaatst IPEX (de printing partner) een datamatrix, gelieve deze zone dus vrij te laten:
  

  

IPEX de achterliggende printing partner, voegt steeds een voorblad toe waar in linker bovenhoek het logo van de verzender wordt geplaatst. Rechts in het roze vak komt het adres van de ontvanger:

De limiet is op dit moment 100.000 verzendingen per dag.

• Voor gewone aangetekende zendingen bewaart IPEX het fysieke afgiftebewijs. Het officieuze bewijs wordt teruggekoppeld via de track and trace URL van bpost (momenteel 90 dagen geldig).

• IPEX bewaart de afgiftebewijzen in een fysiek archief. Deze zijn dus opvraagbaar indien nodig.

• Afgiftebewijs is niet hetzelfde als ontvangstbevestiging. Indien je verzendt met optie “ontvangstbevestiging” dan wordt deze ontvangstbevestiging afgeleverd op het retouradres van je verzending.

Voor verzendingen op papier die verstuurd worden via de MAGDA documentendienst, geeft IPEX de volgende leveringstermijnen op basis van wat de verzender heeft meegegeven als priority bij zijn verzending. Belangrijke opmerking: verzendingen die na 18u verstuurd worden, worden pas de dag erna verwerkt.

• dlp1: dag +1

• dlp3-dlp4: dag+3 of dag + 4

• dag+1 gegarandeerd voor aangetekende zendingen

De collega’s van VLAIO stellen deze communicatie kit ter beschikking waarmee verzenders naar de ebox onderneming aan de slag kunnen indien gewenst.

Het bevat logo’s, een affiche, filmpje, banners en indesign files om communicatie op maat te voeren om de aansluiting in de verf te zetten in de eigen kanalen.

Ebox burger kan je bereiken vanaf het moment dat je een eID hebt.

Deze krijg je tussen 12 jaar – 14 jaar en 9 maanden (zie ook: Elektronische identiteitskaart (eID) | Vlaanderen.be)

Het is de verzender die bepaalt - volgens de eigen regelgeving/wetgeving - of ze bepaalde documenten versturen naar minderjarigen.

Aan alle organisaties die de Documentendienst gebruiken, zowel via de API als via MAGDA Online, bieden wij rapporten aan over hun gebruik: aantal verzendingen per brief, naar de eBox burger of onderneming, statistieken over de bestemmelingen van de verzendingen, enz. Op deze pagina over rapportering via MAGDA Online vindt u meer toelichting over de toegang tot en het raadplegen van de rapporten.