Achtergrond & context
Gebouweenheden maken onderdeel uit van het gebouwenregister. Elke gebouweenheid krijgt een unieke identificator. In tegenstelling tot een adres volgt deze identificator de feitelijke levensloop van de ruimte. De identificator ontstaat wanneer de ruimte wordt gebouwd en verdwijnt pas wanneer de ruimte fysiek niet meer bestaat.
Er wordt veel data gekoppeld aan adressen. Maar als je goed kijkt, gaat deze data niet over het adres zelf, maar over het object waar het adres naar verwijst. Meestal is dit een woning, een appartement, of een handelszaak. Kortom, een functioneel zelfstandige en samenhangende ruimte in een gebouw. Het is dan logisch om een object te hebben om deze ruimte te identificeren, zodat we onze data aan de ruimte zelf kunnen koppelen. Als we de ruimte kunnen identificeren en er onze data aan kunnen koppelen, wordt het mogelijk om informatie over deze ruimte tussen administraties uit te wisselen.
Met de overgang van CRAB (Centraal Referentieadressenbestand) naar het Gebouwen- en Adressenregister (GRAR) is het voor de decentraal beheerders (steden en gemeenten) niet altijd duidelijk hoe en wanneer de aanmaak en bijwerking van gebouweenheden moet gebeuren.
Ook voor afnemers van de data, die interne logica bouwen op gebouweenheden, is de bestaande afbakening voor gebouweenheden onvoldoende sluitend. Bij de start van dit traject worden gebouweenheden al gebruikt en dienen we bestaand gebruik dus ook te analyseren en waar nodig te reviseren op de nieuwe afbakening.
Ambitie
Digitaal Vlaanderen ambieert kwaliteitsvol en consistent decentraal beheer en hergebruik van gebouweenheden door te voorzien in duidelijke afbakeningsregels gekoppeld aan concrete praktijkvoorbeelden
Scope
Voor praktijkgevallen waarbij het niet duidelijk is of één of meerdere gebouweenheden toegekend moeten worden, moet een eenduidig te interpreteren beslisboom uitsluitsel brengen. De verschillende stappen en criteria van de beslisboom worden voorzien van praktijkvoorbeelden.
De scope van het traject afbakening is:
Opmaak beslissingsboom en bijhorende uitkomsten (wel/geen gebouweenheid) dienen voor de gevallen waarbij de beslissing wel/geen gebouweenheid niet eenduidig bepaald kan worden en zorgt ervoor dat we allemaal dezelfde criteria hanteren om tot een beslissing te komen.
De beslisboom, inclusief uitgewerkte voorbeelden, dienen als handleiding voor onze decentraal beheerders, maar geven ook afnemers van de data inzicht in de betekenis van gebouweenheid.
Uitsluitsel (= concrete uitkomst) voor uitzonderlijke praktijkvoorbeelden waarvoor de beslisboom alsnog geen uitsluitsel geeft.
Informeren en adviseren van decentraal beheerders en afnemers van de data m.b.t. de nieuwe afbakeningsregels van gebouweenheden.
Opvolgen en monitoren van de naleving van de afgesproken afbakeningsregels.
Insteek en rol Digitaal Vlaanderen
Digitaal Vlaanderen is bij decreet (CRAB-decreet, in revisie) belast met de coördinatie van:
de aanmaak van gegevens in het gebouwen- en adressenregister (waaronder gebouweenheden)
de kwaliteitscontrole op de gegevenstoevoer
het (her)gebruik van gegevens uit de registers
Vanuit onze rol als “regisseur” dient de afbakening rekening te houden met onderstaande aspecten:
Een afbakening die eenduidig en voorspelbaar is voor meerdere afnemers (= consistent en veelvuldig hergebruik)
geen maatwerk voor 1 of enkele afnemers in functie van heel specifieke bedrijfsprocessen
gealigneerd op een breed gedragen nood (leeft bij diverse overheden)
ter ondersteuning van diverse processen en systemen die op een zelfde manier van gebouweenheden gebruik kunnen maken
Een afbakening die kwaliteitsvol decentraal beheer mogelijk maakt (= consistent en haalbaar beheer)
zijn de regels praktisch hanteerbaar en werkbaar?
komen we volgens de regels tot kwaliteitsvolle data in het register?
zijn de nodige tools voorhanden?
zijn de inspanningen die we vragen haalbaar?
Digitaal Vlaanderen streeft naar consensus om tot beslissingen te komen. Indien deze niet kan gevonden worden, zal Digitaal Vlaanderen een beslissing nemen die maximaal rekening houdt met bovenstaande aspecten met oog op duurzame oplossing die kosten en baten in balans brengt.
In geval van grote impact op onze partners kan met een overgangsperiode gewerkt worden om geleidelijk te evolueren richting de nieuwe afbakeningsregels. We houden er immers rekening mee dat gebouweenheden al in gebruik zijn op moment dat dit traject loopt.
Projectaanpak
Het traject is opgedeeld in 5 fases:
Uitwerking beslisboom gebouweenheden
Informeren en feedback capteren
Uitwerken van de handleiding decentraal beheer voor gebouweenheden
Verandertraject
Monitoring en opvolgen naleving afbakeningsregels
1. Uitwerking beslisboom gebouweenheden
Doel: moeilijkheden en onduidelijkheden rond de bestaande beslisboom capteren en komen tot een eenduidige beslisboom
Output: beslisboom afbakening gebouweenheid
Op basis van heel concrete probleemgevallen in de praktijk bespreken we gedurende enkele thematische workshops de verschillende criteria van de beslisboom. De thematische workshops zijn samengesteld uit leden van lokale en Vlaamse overheden. De oproep tot deelname werd breed gecommuniceerd.
Er worden uitnodigingen gestuurd naar de leden van de werkgroep en een oproep via de VVSG is gelanceerd om de aankondiging te doen dat er thematische workshop georganiseerd zullen worden omtrent de afbakeningsregels voor gebouweenheden.
Thematische workshops gebouweenheid met beheerders en gebruikers
Het doel van de thematische workshops is om een duidelijk beeld te krijgen welke issues er momenteel reizen rond de afbakening van gebouweenheden vanuit verschillende use cases van diverse stakeholders.
Datum | Deelnemers | Beschrijving |
|---|---|---|
12/03 |
| Workshop 1
|
21/03 |
| Workshop 2
|
26/03 |
| Workshop 3
|
09/04 |
| Workshop 4
|
10/06 | Finale Workshop
|
Analyse van de workshops kan hier gevonden worden: https://miro.com/app/board/uXjVNoA-tNo=/?share_link_id=963542021878
Impactanalyse bestaand hergebruik
Na het capteren van alle issues wordt er een beslissingsboom voorgesteld die probeert om maximaal rekening te houden met alle gebruikers van gebouweenheden. Digitaal Vlaanderen gaat in overleg met verschillende instanties die momenteel met gebouweenheden aan de slag zijn om impact van beslissingen rond afbakening in te schatten en deze t.a.v. elkaar te kunnen afwegen bij de beslissing tot afbakening.
Deze gesprekken vinden 1-op-1 plaats om voldoende diepgang te kunnen te kunnen in de analyse van het gebruik en de potentiële impact van bepaalde beslissingen rond de afbakening. We brengen de verschillende inzichten samen in een overzicht en zullen deze op de finale workshop voorstellen aan alle betrokkenen.
Het doel is niet om impact te vermijden maar om goed te begrijpen waar welke impact zit en deze t.o.v. elkaar af te wegen bij de beslissing tot afbakening. Naast de impact voor gebruikers, zullen uiteraard ook de haalbaarheid qua beheer en afspraken in het kader van BeSt Add (interfederale set aan adressen) mee in rekening genomen worden.
2. Informeren beslisboom
Doel: Informeren van alle stakeholders rond de nieuwe beslisboom. Feedback capteren ter verduidelijking van de beslisboom. Op dit moment is het niet meer de bedoeling om de beslisboom inhoudelijk nog te wijzigen.
Output: brede communicatie nieuwe beslisboom
De nieuwe beslisboom zal via diverse kanalen doorgestuurd worden om feedback hierop te capteren. De nieuwe beslisboom kan lichtjes wijzigen n.a.v. gecapteerde feedback. De nieuwe beslisboom staat gedurende deze fase niet meer ter discussie maar feedback dient eerder om verduidelijking te scheppen waar dit nog nodig is.
3. Uitwerken van de handleiding decentraal beheer voor gebouweenheden
Doel: Uitwerken van een handleiding voor decentraal beheer waarin de nieuwe afbakening rond gebouweenheden is opgenomen en die voorziet in een praktische handleiding om het beheer uit te voeren.
Output: handleiding decentraal beheer voor gebouweenheden
4. Verandertraject
Doel: Decentrale beheerders en gebruikers van gebouweenheden informeren en opleiden rond de nieuwe afbakeningsregels om dit in de praktijk ook te kunnen gebruiken.
Output: decentrale beheerders en gebruikers kunnen de nieuwe afbakeningsregels interpreteren en gebruiken
5. Monitoring en opvolgen naleving afbakeningsregels
Doel: Het naleven van de afbakeningsregels door de monitoring en opvolging op de veranderingen in onze data.
Output: Gebruik van gebouweenheden word uniform en volgens de feitelijke toestand weergegeven in ons gebouwenregister.
Digitaal Vlaanderen zal zoveel mogelijk de afbakeningsregels doen naleven via monitoring en opvolging van veranderingen in onze registers. De bestaande data en objecten zullen niet via een migratie traject aangepast moeten worden. Digitaal Vlaanderen streeft naar een zo correcte mogelijke weergave van de feitelijke toestand via meldingen van onze raadplegers.
0 Comments