Context
Onze aanspreekpunten voor het beheer van kabinetsmedewerkers zijn volgende medewerkers van Agentschap Overheidspersoneel:
Dirk Van de Schoot
Jeanine Walraevens
Zij voorzien bij regeringswissel en gedurende de regeerperiode de registratie van kabinetsmedewerkers.
Stap 1/ Aanmelden
Meld je aan als beheerder om aanpassingen te doen in het register.
Contacteer onze helpdesk digitaal.vlaanderen@vlaanderen.be als je problemen ondervindt bij het aanmelden.
Het beheer van de kabinetsmedewerkers omvat het beheer van:
Personen (namen, voornamen en geslacht - ifv mandaten en delegaties)
Functies
Hoedanigheid “Kabinetsmedewerker”
Geldigheid van de personen die de functie en hoedanigheid opnemen
Dit is de link naar de Vlaamse regering, de ministerposten en (onderliggend) de kabinetten in het organisatieregister: https://wegwijs.vlaanderen.be/#/organisations/a6f683ae-9243-46aa-9bf4-66a3d81e340a/info
Stap 2/ Personen zoeken en indien nodig: toevoegen
Bijvoorbeeld: Jan Peeters werd recent aangesteld als kabinetsmedewerker en je wil hem toevoegen aan het kabinet in het organisatieregister.
Zoek of de persoon die je wil toevoegen al bestaat in het register. Pas dan kan je aan de slag met functies en hoedanigheden.
Contacteer onze helpdesk digitaal.vlaanderen@vlaanderen.be als je 2 of meer Personen vindt met identiek dezelfde naam (geen nood, dit komt niet vaak voor).
Indien je 1 persoon gevonden hebt, klik even op de naam (tip: open in nieuw tabblad) om te bekijken of het weldegelijk over dezelfde persoon gaat. Kijk snel even naar zijn/haar functies, hoedanigheden en mandaten. Studiewerk is niet nodig, enkel indien deze informatie onmogelijk kan kloppen voor de persoon in kwestie, contacteer je onze helpdesk (geen nood, ook dit komt niet vaak voor).
Maak personen aan die je niet gevonden hebt in het register via Parameters → Personen.
Spel de naam correct (met hoofdletters en kleine letters waar nodig).
Duid aan of het een man of een vrouw is.
geboortedatum is niet nodig.
Stap 3/ Functies van kabinetsmedewerkers toevoegen of wijzigen
Via Paramaters (zie screenshot hierboven “Functie types”) maak je functies aan.
Zoek eerst of de functie nog niet bestaat in het register en voeg dan pas toe.
Via Functies (binnen de organisatie zelf, zie screenshot hieronder) voeg je functies aan personen toe of wijzig je functies. De functies zijn ook zichtbaar in het tabblad Hoedanigheden maar kan je daar niet aanpassen.
Wanneer de kabinetsmedewerker ook de rol van woordvoerder opneemt, gaat het over een andere hoedanigheid dan Kabinetsmedewerker. In functie van de doorstroom op http://vlaanderen.be voegen we woordvoerder echter wel toe als functie, gekoppeld aan de hoedanigheid kabinetsmedewerker.
Koppel eerst de persoon aan de functie voor je de hoedanigheid van kabinetsmedewerker aanmaakt.
Functies hebben een start- en einddatum. Hanteer volgende regels:
Als “Boris Cresens” in bovenstaand voorbeeld niet langer “Raadgever openbare werken” is, maar collega Mieke deze rol overneemt, geven we deze functie een einddatum (geldig tot) in de rij van Boris. Mieke zal diezelfde functie opnemen met een begindatum (geldig vanaf) en krijgt hiervoor een nieuwe rij in het overzicht met functies. We voegen dus een nieuwe functie toe.
Als “Boris Cresens” in bovenstaand voorbeeld gedurende zijn periode als kabinetsmedewerker niet enkel meer “raadgever openbare werken” is, maar “raadgever openbare werken en mobiliteit” dan maak je deze nieuwe functie aan en pas je de bestaande rij voor Boris aan door de oude functie te vervangen door de nieuwe functie.
Stap 4/ Hoedanigheid kabinetsmedewerker toevoegen of wijzigen
Via Hoedanigheden voeg je de personen als kabinetsmedewerkers toe. Je kan voor deze personen de functie selecteren (indien al aangemaakt via Functies). Op die manier verschijnt de functie in het tabblad hoedanigheden en op de website van de Vlaamse overheid.
De hoedanigheid kabinetsmedewerker bestaat, dus deze hoef je normaal gezien niet meer aan te maken via Paramaters (horizontaal menu).
Hoedanigheden hebben een start- en einddatum. Hanteer volgende regel:
Als “An Moons” in bovenstaand voorbeeld niet langer “Kabinetsmedewerker” is, maar collega Mieke deze rol overneemt, geven we deze functie een einddatum (geldig tot) in de rij van An. Mieke zal diezelfde hoedanigheid opnemen met een begindatum (geldig vanaf) en krijgt hiervoor een nieuwe rij in het overzicht met hoedanigheden. We voegen dus een nieuwe hoedanigheid toe.
Ter info: Het resultaat = presentatie op Vlaanderen.be
De presentatie van de kabinetsmedewerkers op http://vlaanderen.be gebeurt op basis van data in het organisatieregister.
Bij wijze van voorbeeld het Kabinet van de Vlaams minister van Mobiliteit en Openbare Werken: https://www.vlaanderen.be/organisaties/vlaamse-regering/lydia-peeters-vlaams-minister-van-mobiliteit-en-openbare-werken/kabinet-van-de-vlaams-minister-van-mobiliteit-en-openbare-werken
0 Comments