FAQ en juridische verduidelijking Documentendienst

Elke verzendende instantie is zelf verantwoordelijk om, voorafgaand aan het verzenden, de toepasselijke regelgeving te screenen en uit te maken of de documenten voor een bepaalde procedure rechtsgeldig via eBox verzonden kunnen worden.

Bij deze screening kan gesteund worden op deze principes.

Wanneer u nieuwe, digitaal vriendelijke regelgeving wenst op te stellen die het mogelijk maakt om via eBox te verzenden, kan de informatie en nota met modelbepaling op deze webpagina u hierbij ondersteunen.

Wanneer u gebruik maakt van de MAGDA-documentendienst om digitaal ondertekende documenten uitgeprint (met QR-code) te verzenden, dient u rekening te houden met volgende aandachtspunten:

1) Bij het (elektronisch) ondertekenen van documenten die ter beschikking worden gesteld via QR-code moeten overheidsinstanties gebruik maken van een gekwalificeerde elektronische handtekening;

2) De overheidsinstanties geven zelf aan hoe lang het ondertekende document via QR-code beschikbaar moet blijven;

3) De overheidsinstanties blijven individueel verantwoordelijk voor het archiveren van originelen gedurende de volledige bewaartermijn zoals wettelijk bepaald;

4) De overheidsinstanties blijven individueel verantwoordelijk voor de rechtsgeldige toepassing van hun eigen regelgeving: ze beoordelen zelf of hun specifieke regelgeving de voorgestelde generieke oplossing niet doorkruist;

Een burger moet toestemming (consent) geven voor het gebruik van ebox burger. Elke burger heeft sowieso toegang tot zijn/haar ebox maar zal zelf expliciet moeten toestemming geven voor het gebruik van ebox. Als een burger toestemming heeft gegeven, wil dit zeggen dat hij deze documenten niet langer op papier hoeft te ontvangen. Een burger kan altijd zijn toestemming terug intrekken. De burger kan ook zelf aangeven of hij via een zelf te kiezen emailadres notificaties zal krijgen van nieuwe berichten in zijn/haar ebox.

Toestemming via MyEbox portaal:

Toestemming via Mijn Burgerprofiel:

Er wordt 2x een notificatie gestuurd naar de burger:

1. indien het bericht na 2 weken nog niet gelezen is

2. indien het bericht 2 weken voor het verstrijken van de vervaldatum niet gelezen is

Ja, voor ebox burger is dit: https://mycitizenebox.int.belgium.be/myebox/. Indien je graag met een andere gebruiker aanmeldt dan jezelf, gelieve je vraag te stellen via de servicedesk.

Voor ebox onderneming is dit: https://wwwacc.eboxenterprise.be/. Indien je graag met een andere onderneming aanmeldt dan je eigen onderneming, gelieve je vraag te stellen via de servicedesk.

• Alle verzenders hebben recht op een dagcapaciteit van 100 zendingen.

• De capaciteit is opschaalbaar indien de reële volumes hoger dan 100 liggen.

• Alle afwijkingen dienen min. 5 dagen op voorhand aangekondigd worden aan de operationele contactpersonen bij IPEX die binnen de 24 uur de planning bevestigen: Miranda Simons (msimons@ipexgroup.com) – back up: customersservices@ipexgroup.com / 02.641.12.06. Graag ook MAGDA inlichten bij grote verzendingen: helpdesk.magda@vlaanderen.be.

• In geval van grote volumes is een gespreide aflevering bespreekbaar: dit houdt in dat jullie alles in 1 keer verzenden, maar dat IPEX (de achterliggende partner voor het versturen van documenten via papier) dit kan verwerken over meerdere dagen zoals afgesproken met jullie.

• IPEX zal de verzender rechtstreeks factureren. De verzender ontvangt twee types facturen: 1 voor het versturen van papieren en digitale zendingen (met BTW) en 1 voor de postzegel in het geval van papieren zendingen (zonder BTW).

• Facturen zullen standaard afgeleverd worden in Mercurius tenzij expliciet anders vermeld.

In geval het IO niet toereikend is voor de komende twee maanden, zal IPEX pro-actief contact opnemen met verzender.

Token-gebaseerde diensten

• printen gebeurt tot op 3mm van de boord

• op elke recto plaatst IPEX (de printing partner) een datamatrix, gelieve deze zone dus vrij te laten:
  

  

IPEX de achterliggende printing partner, voegt steeds een voorblad toe waar in linker bovenhoek het logo van de verzender wordt geplaatst. Rechts in het roze vak komt het adres van de ontvanger:

De limiet is op dit moment 100.000 verzendingen per dag.

• Voor gewone aangetekende zendingen bewaart IPEX het fysieke afgiftebewijs. Het officieuze bewijs wordt teruggekoppeld via de track and trace URL van bpost.

• IPEX bewaart de afgiftebewijzen in een fysiek archief. Deze zijn dus opvraagbaar indien nodig.

• Afgiftebewijs is niet hetzelfde als ontvangstbevestiging. Indien je verzendt met optie “ontvangstbevestiging” dan wordt deze ontvangstbevestiging afgeleverd op het retouradres van je verzending.

Voor verzendingen op papier die verstuurd worden via de MAGDA documentendienst, geeft IPEX de volgende leveringstermijnen op basis van wat de verzender heeft meegegeven als priority bij zijn verzending. Belangrijke opmerking: verzendingen die na 18u verstuurd worden, worden pas de dag erna verwerkt.

• dlp1: dag +1

• dlp3-dlp4: dag+3 of dag + 4

• dag+1 gegarandeerd voor aangetekende zendingen

De collega’s van VLAIO stellen deze communicatie kit ter beschikking waarmee verzenders naar de ebox onderneming aan de slag kunnen indien gewenst.

Het bevat logo’s, een affiche, filmpje, banners en indesign files om communicatie op maat te voeren om de aansluiting in de verf te zetten in de eigen kanalen.