Identificatie van informatieassets

Voor een holistische aanpak, wordt eerst een analyse van de zakelijke omgeving van DV gemaakt, en wordt er bepaald welke de zakelijke processen zijn die informatieassets van DV beheren. Zowel de kernprocessen als ondersteunende processen zoals Marketing, HR etc. worden beschouwd. De ISA (“Information Security Architect” of Informatieveiligheidsarchitect) verzamelt informatie van verschillende bronnen binnen DV en stel een lijst op van kern- en ondersteunde processen voor DV. Hierbij werkt de ICA nauw samen met de de dienst Portfoliobeheer van DV en de PM (“Portfolio Manager” of Portfoliobeheerder) die werd aangewezen hiervoor, de afdelingshoofden van de afdelingen van DV, en de DV Risicomanager.

Analyse van de zakelijke omgeving

Minstens op jaarbasis, initieert de informatiebeveiligingsfunctionaris (Information Security Officer (ISO)) van Team Informatieveiligheid (TIV) een analyse van de zakelijke omgeving van Digitaal Vlaanderen (DV), om op die manier de informatieassets van DV accuraat op te lijsten in een zogenaamd asset-dashboard. Een informatieasset is een bedrijfsmiddel dat informatie bevat (bijvoorbeeld een toepassing of een product) die waarde heeft voor de organisatie. Informatieassets worden beschouwd als waardevolle bezittingen van een organisatie omdat ze cruciale gegevens bevatten die nodig zijn voor het functioneren en de besluitvorming. Ze kunnen variëren in grootte en complexiteit, van individuele toepassingen op een werkstation tot bedrijfswijde toepassingen gebruikt in meerdere afdelingen. Ter verduidelijking van het onderwerp informatieassets, heeft TIV een handreiking ontwikkeld: Handreiking informatieassets.

Informatieassets zijn de units waarop het verdere verloop van risicobeheer steunt.  Het laat de organisatie toe om in eerste instantie de waarde van de informatie te bepalen en in tweede instantie een analyse te maken van de risico’s die mogelijk deze waarde bedreigen zodat deze op de juiste manier kunnen worden behandeld, in lijn met het risico-appetijt van de directie.

Voor DV onderscheiden we de volgende types van informatieassets:

• Technische assets, dit zijn alle hard- en software assets, verder onderverdeeld in:

  • Producten: systemen die worden ontwikkeld door DV voor gebruik door burgers en de entiteiten van de Vlaamse overheid, bijv. MAGDA of Geopunt;

  • Interne toepassingen: systemen in gebruik binnen DV ter ondersteuning van interne zakelijke processen zoals HR en Finance maar ook ICT- en ontwikkel-processen, bijv.  ServiceNow, Jira of Dynamics;

  • Platformen: hard- of software systemen die producten en interne toepassingen ondersteunen, ook soms genaamd infrastructuurassets of horizontale assets, zoals bijv. SharePoint, Confluence, of Office365;

• Organisatie-assets die toelaten de informatie te beschrijven die wordt beheerd op afdelingsniveau of op het niveau van de entiteit Digitaal Vlaanderen en hiervoor de risico’s te beoordelen.

• Fysieke assets die toelaten de informatie en risico’s te beschrijven op het niveau van een gebouw, datacenter, of andere ICT infrastructuur zoals netwerken.

Image Added

Om alle informatieassets te identificeren, verzamelt TIV informatie van de verschillende bronnen binnen DV. Alle assets worden opgenomen in het asset-dashboard voor DV. Dit asset-dashboard wordt gebruikt door TIV om per asset de stamgegevens te bewaren om de Key Performance Indicators (KPI’s) te berekenen voor de status van het risicobeheersproces, zodat deze kunnen gevalideerd worden door de relevante stakeholders.

Voor de technische assets, noteert de ISO in het asset-dashboard:

• de informatieasset-naam,

• een korte beschrijving van het informatieasset,

• het type informatieasset: product, toepassing of platform,

• de afdeling die eigenaar is van het informatieasset, en de naam van de contactpersoon voor de afdeling (Single Point Of Contact (SPOC)),

• de naam van de asseteigenaar (Asset Owner (AO)), en eventueel een bijkomende contactpersoon, en

• de status van het informatieasset: nieuw, in ontwikkeling, in gebruik of buiten gebruik.

De ISO kan starten met de lijst van afdelingen van DV (zowel afdelingen die kernprocessen van DV ondersteunen als afdelingen die de ondersteunende processen van DV ondersteunen) om op die manier de informatieassets per afdeling en/of proces te identificeren in nauw overleg met de SPOC van elke afdeling.

Producten zijn technologieën die DV beheert en aanbiedt aan de agentschappen van de Vo, Vlaamse overheid om overheden deze te ondersteunen in hun digitale transformatie. Producten worden daarom beschouwd als de voornaamste informatieassets van DV.

De producten worden door de ISA beheerd in een register dat als wordt gebruikt als de rapportering van KPI’s voor het IKB proces. Dit register wordt verder gebruikt om de Informatieklasse (IK) van elk product te beheren en de datum waarop de IK werd bepaald.

Voor elk product wordt de verantwoordelijke geïdentificeerd, zodat deze verder kan betrokken worden bij de IKB. Het productregister wordt minstens jaarlijks en bij belangrijke wijzigingen herzien door de ISO (“Information Security Officer” ) van DV, en wordt minstens jaarlijks goedgekeurd door de CISO (“Chief Information Security Officer”) van DV.

Een IKB wordt opgestart:

1. door de PO bij de implementatie van een nieuw product

2. door de PO bij een belangrijke wijziging aan een bestaand product

3. door de ISA bij de jaarlijkse herziening van het product register waarbij de bevestiging wordt gevraagd aan de PO’s of de

Indien binnen DV nieuwe producten of belangrijke wijzigingen aan bestaande producten worden geïmplementeerd

Data Protection Impact Assessment (DPIA)

Voor producten wordt het asset gerapporteerd door de SPOC van de afdeling die het product ontwikkelt en beheert, en genoteerd door de ISO in het asset-dashboard als type “product”. Niet elke afdeling van DV ontwikkelt producten, bijvoorbeeld Marketing, Communicatie, Finance, of HR zijn afdelingen die geen producten ontwikkelen.

Bijkomend moet in elke afdeling nagegaan worden welke systemen de interne verwerking en processen ondersteunen en gestructureerde data bevatten. Gestructureerde data voldoen aan een gedefinieerd datamodel en worden bewaard in een database. Voorbeelden van systemen met gestructureerde data zijn bijvoorbeeld Enterprise Resource Planning (ERP) systemen of Customer Relationship Management (CRM) systemen, een systeem dat een bedrijfsproces ondersteunt zoals een boekhoudingssysteem, een loon administratie systeem, een tijdsregistratie systeem, etc. Ook systemen die productontwikkeling ondersteunen zoals een versiebeheersysteem of broncode-managementsystemen zijn toepassingen die moeten geregistreerd worden. Voor deze assets wordt het asset gerapporteerd door de SPOC van de afdeling die het systeem gebruikt en genoteerd in het asset-dashboard met als type “toepassing”. Mogelijk gebruiken meerdere afdelingen dezelfde toepassing. In dat geval rapporteren beide afdelingen het systeem als toepassing.

Mogelijk wordt een toepassing door een andere afdeling dan de gebruikersafdeling opgezet, beheerd en/of gecustomiseerd (bijv. ICT). In dat geval rapporteert de SPOC ICT dit asset eveneens en wordt het door de ISO in het asset-dashboard genoteerd als “platform”.

Ongestructureerde data zijn bestanden die typisch niet in een database worden bewaard zoals teksten, spreadsheets, presentaties, e-mails etc. Ongestructureerde data wordt veelvuldig gebruikt in interne processen van elke afdeling van DV. Deze data worden echter niet als informatieasset gerapporteerd door de afdeling die de informatie gebruikt, echter wel het platform dat deze informatie bevat, bijv. SharePoint. Ook in dat geval rapporteert de SPOC van de afdeling die het platform opzet, beheert en/of customiseert (bijv. ICT) dit asset en wordt het door de ISO in het asset-dashboard genoteerd als “platform”.

De niet-technische assets (organisatie-assets en fysieke assets) worden door de ISO eveneens in het asset-dashboard genoteerd, met de volgende info:

• de informatieasset-naam,

• een korte beschrijving van het informatieasset,

• het type informatieasset: organisatie of fysiek,

• de afdeling die eigenaar is van het informatieasset is by default TIV met als SPOC de CISO,

• de AO is een ISO van TIV,

• de status van het informatieasset: in gebruik.

Herziening van het asset-dashboard

Op jaarbasis, legt de ISO het asset-dashboard voor aan elke SPOC ter herziening. Elke SPOC herziet het asset-dashboard voor volledigheid en bevestigt de AO van de informatieassets onder zijn/haar verantwoordelijkheid.

Indien in een afdeling een nieuw informatieasset of een belangrijke wijziging aan een bestaand informatieasset wordt geïmplementeerd, dient de SPOC de ISO te informeren met vermelding van de AO, zodat deze het asset-dashboard kan aanpassen. Er moet dus niet gewacht worden op de periodieke herziening om het asset-dashboard actueel te houden.

Uitvoering van de Informatieklasse bevraging

Een informatieklasse bevraging (IKB) heeft als doel om door middel van een vragenlijst te komen tot een inschatting van de informatieklasse (IK) voor beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatieassets, zoals beschreven in het informatieclassificatieraamwerk (ICR) van de Vlaamse overheid. TIV voorziet voor de IKB een IKB-sjabloon dat door de ISO ter beschikking wordt gesteld aan de AO die de IKB moet uitvoeren. De ISO stelt ook een handleiding ter beschikking voor het gebruik van dit sjabloon.

Een IKB moet worden geïnitieerd:

• bij de implementatie van een nieuwe asset of bij een belangrijke wijziging aan een bestaande asset, door de AO, of

• voor bestaande assets door de ISO bij de herziening van het asset-dashboard, waarbij de AO wordt gevraagd een IKB te herzien wanneer de huidige IKB ouder is dan 1 jaar, of

• voor bestaande assets door het afdelingshoofd of SPOC bij de herziening van het asset-dashboard en KPI’s, waarbij de AO wordt gevraagd een IKB te herzien wanneer de huidige IKB ouder is dan 1 jaar.

De ISO zal een meeting inplannen met de AO om de IKB bevraging te overlopen.

Na de meeting noteert de ISO de IK voor zowel beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid in het IKB-sjabloon en noteert daar eveneens of het informatieasset persoonsgegevens bevat. De ISO laat dit valideren door het Hoofd Informatiebeveiliging (Chief Information Security Officer (CISO)), al dan niet via een gedelegeerd persoon binnen TIV, en indien nodig wordt de IK herbepaald en opnieuw een meeting ingepland hiervoor met de AO.

Indien er persoonsgegevens worden verwerkt, vraagt de ISO eveneens aan de AO om een pre data protection impact assessment (pre-DPIA) uit te voeren, dewelke eveneens wordt gedocumenteerd door middel van een sjabloon dat wordt ter beschikking gesteld door de ISO. De pre-DPIA wordt gevalideerd door de Functionaris Gegevensbescherming (“Data Protection Officer” (DPO)). Indien nodig wordt dan door de ISO ook een data protection impact assessment (DPIA) opgestart met de AO op aangeven van de DPO.

De ISO past het asset-dashboard aan met de informatie ingevuld in het IKB-sjabloon met de volgende velden:

• Beschikbaarheid: de IK voor de dimensie beschikbaarheid, aangegeven door een score van 1 tot 5,

• Integriteit: de IK voor de dimensie integriteit, aangegeven door een score van 1 tot 5,

• Vertrouwelijkheid: de IK voor de dimensie vertrouwelijkheid, aangegeven door een score van 1 tot 5,

• Persoonsgegevens: ja of nee,

• Datum van uitvoering van de IKB,

• Naam van de persoon die de IKB uitvoerde,

• Review datum IKB: uitvoeringsdatum + 1 jaar,

• Status van de IKB: aangevraagd, gepland, bezig, afgewerkt, of on hold,

• Status van de pre-DPIA: niet van toepassing, aangevraagd, gepland, bezig, afgewerkt, of on hold,

• Status van de DPIA: niet van toepassing, aangevraagd, gepland, bezig, afgewerkt, of on hold.

Voor assets van het type “product” wordt de IKB uitgevoerd door de AO van de afdeling die het product ontwikkelt en beheert.

Voor assets van het type “toepassing” wordt de IKB uitgevoerd door een AO van de afdeling die het systeem gebruikt en er proces-data in verwerkt.

Indien meerdere afdelingen dezelfde toepassing gebruiken, rapporteren beide afdelingen het systeem als toepassing en voert elke afdeling een IKB uit vermits er mogelijkerwijs andere data in wordt verwerkt.

Voor assets van het type “platform” wordt geen IKB uitgevoerd en zijn er 2 mogelijkheden.

In het geval het platform een toepassing met gestructureerde data ondersteunt, erft het platform asset de IKB van de toepassingen die het ondersteunt. Indien er meerdere IKB’s werder ingevuld in het geval het een platform betreft voor een toepassing die meerdere afdelingen gebruiken, wordt het maximum per IK genomen.

In het geval een platform echter enkel ongestructureerde data ondersteunt, wordt aan het platform asset de volgende IK's toegewezen:

• Beschikbaarheid: 4,

• Integriteit: 4,

• Vertrouwelijkheid: 4,

• Persoonsgegevens: ja,

om aan te geven dat deze platformen zo beheerd moeten worden dat ze informatie van deze informatieklasse kunnen bevatten. In bepaalde gevallen kan de IK van platformen worden verlaagd of verhoogd indien dit door de ISO op die manier wordt ingeschat samen met de AO (bijvoorbeeld Beschikbaarheid 3 in plaats van 4), na validatie van de CISO.

Ook aan de niet-technische assets in het asset-dashboard wordt bij default de scores 4 - 4 - 4 - ja toegekend.

Indien één van de IK scores hoger is dan 2, start de ISO vervolgens het proces toetsing van maatregelen met de AO, zie https://vlaamseoverheid.atlassian.net/wiki/spaces/ISMS/pages/6503205176/Proces+-+Identificatie+van+maatregelen.

Rapportering

Op maandelijkse basis berekent de ISO de KPI’s voor het IKB proces, zie KPI's informatieklassebepaling.

De ISO stuurt maandelijks de berekende KPI’s samen naar de CISO ter herziening.

De ISO stuurt maandelijks de berekende KPI’s samen met het asset-dashboard naar elke SPOC. Op basis hiervan kan deze verantwoordelijke een AO aanspreken indien de IKB ontbreekt of overtijd is.

Op kwartaalbasis worden de berekende KPI’s samen met het asset-dashboard door de CISO, de DPO, de DV risicomanager en het DV directiecomité gevalideerd.