Page Comparison

Rechtsgeldig verzenden naar eBox

Ook als de regelgeving er nog niet op voorzien is, kan een Vlaamse of lokale overheidsinstantie er voor kiezen om via de eBox te communiceren met de burger of een onderneming. De uitwisseling van berichten via de eBox, mits voldaan aan de voorwaarden van de equivalentiebepalingen, brengt dezelfde rechtsgevolgen tot stand als de uitwisseling via wettelijk voorziene weg en voldoet tevens aan een vereiste voor gebruik van aangetekende post. Op deze pagina vindt u meer toelichting over rechtsgeldig verzenden.

Zorg ervoor dat de bestemmelingen op uw website geïnformeerd worden over de te volgen procedures en de rechtsgevolgen die de elektronische verzending van documenten naar de eBox heeft.

Toegelaten volumes voor papieren verzendingen

Indien er meer dan 20.000 papieren verzendingen per dag zullen gebeuren, dient dit min. 5 dagen op voorhand aangekondigd worden aan de operationele contactpersonen bij IPEX die binnen de 24 uur de planning bevestigen: Miranda Simons (msimons@ipexgroup.com(opent in uw e-mail applicatie) ) – back up: customersservices@ipexgroup.com(opent in uw e-mail applicatie) / 02/641.12.06. Graag ook MAGDA inlichten bij grote verzendingen: helpdesk.magda@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

In geval van grote volumes is een gespreide aflevering bespreekbaar: dit houdt in dat u alles in 1 keer verzendt, maar dat IPEX (de achterliggende partner voor het versturen van documenten via papier) dit kan verwerken over meerdere dagen.

Wil u meer weten over de mogelijkheden van de Documentendienst? Over de keuze tussen het gebruik via MAGDA Online of via een softwarekoppeling? Of is de aansluitingsprocedure nog niet helemaal duidelijk? Dan kunt u zich inschrijven voor een introductiesessie(opent in nieuw venster) introductie sessie, of ons contacteren(opent in nieuw venster) voor een individueel introductiegesprek in.

Dat is echter zeker geen verplichting. Indien u reeds de nodige informatie hebt, dan kunt u zonder introductiegesprek meteen een aansluitingsaanvraag indienen.

Welke aansluiting(en) heb ik nodig?

Bepaal of u wenst aan te sluiten via MAGDA Online, via een softwarekoppeling of allebei (zie helemaal bovenaan deze pagina). Voor een aansluiting via een softwarekoppeling is het belangrijk dat u eerst de nodige afspraken maakt met een softwareleverancier. Pas nadat u een overeenkomst hebt bereikt met een softwareleverancier over het gebruik van de Documentendienst via hun software, kunt u een aansluitingsaanvraag indienen.

Gaat het om een aansluitingsaanvraag van een lokaal bestuur? Hou er dan rekening mee dat elke aparte juridische entiteit die de Documentendienst wenst te gebruiken (gemeente, OCMW, autonoom gemeentebedrijf) een aparte aansluitingsaanvraag dient in te dienen.

Check of de functiehouders van uw organisatie correct geregistreerd staan in de KBO(opent in nieuw venster) en geef indien nodig aanpassingen(opent in nieuw venster) door. Als de functiehouders nog niet correct zijn, kan dit voor vertraging zorgen in het aansluitproces

Onderteken de toetredingsovereenkomst

Neem de toetredingsovereenkomst(opent in nieuw venster) en de drie bijlagen door. Bijlage 1 dient aangevuld te worden met de gegevens van uw organisatie en de gewenste diensten, en digitaal ondertekend te worden. Deze ondertekende bijlage voegt u dan toe bij het aanvraagformulier voor uw aansluiting.

Vul het aanvraagformulier

Nu u alle documenten hebt voorbereid en bij de hand hebt, kunt u het aanvraagformulier(opent in nieuw venster) invullen.

De overeenkomst (stap 3) en het inkooporder indien u papieren verzendingen wenst te doen (stap 2) dienen als bijlage opgeladen te worden bij het invullen van het formulier.

Daarnaast dienen ook twee logo’s te worden opgeladen:

• Voor gebruik van de eBox voor burgers (max. 3MB, jpeg of png).

• Voor gebruik bij papieren verzending (600x315px, jpeg of png).
  

Geef in de daartoe voorziene velden van het formulier duidelijk aan met welke softwareleverancier u samenwerkt én van welke software u exact gebruik zult maken. Bij de contactpersonen dient een contactpersoon van de softwareleverancier opgegeven te worden.

Hebt u bij het gebruik van de Documentendienst vragen, problemen of suggesties? Neem dan gerust contact op met onze service desk(opent in nieuw venster) Service Desk.