Stap 1: Lijst de belangrijkste processen op:
Stel een lijst op van de bedrijfsprocessen vanuit je kernopdracht/kerntaken.
Stel een lijst op van de belangrijkste functionele processen (bvb boekhouding, personeelsbeheer, loonberekening)
Stap 2: Beoordeel per proces wat kan dienen als informatieasset:
Heeft de informatieasset een waarde voor de organisatie? Zal het geld kosten om deze opnieuw te verwerven? Zouden er juridische of financiële gevolgen zijn of reputatieschade als het proces niet op verzoek kan worden gereproduceerd? Zou er een effect zijn op de operationele efficiëntie als het proces niet gemakkelijk toegankelijk zou zijn? Wat zouden de gevolgen zijn als je het niet hebt?
Is er risico verbonden aan de informatieasset? Risico op verlies? Op onjuistheid? Op niet-geautoriseerde toegang?
Begrijpt de organisatie de inhoud van de informatieasset en waar het voor dient? Bevat de informatieasset alle context die nodig is om deze te begrijpen en te identificeren?
Heeft de informatieasset een beheersbare levenscyclus? Zijn alle samenstellende delen gemaakt voor een gemeenschappelijk doel? Kunnen ze op dezelfde manier en volgens dezelfde regels worden afgevoerd?
Stap 3: Groepeer je informatie waar nodig:
Groepeer informatie op basis van doel of functie.
Bepaal criteria voor de groepering in een informatieasset.
Kies het juiste niveau van granulariteit.
Voorkom dat dezelfde informatie onderdeel is van verschillende informatieassets, maak in dat geval een keuze.
Hou er rekening mee dat de groepering kan veranderen in de tijd, en organiseer een periodieke review.
Laat je informatieassets valideren. Heb je er bijvoorbeeld één over het hoofd gezien?
Stap 4: Geef de informatieasset een naam:
Kies een logische en herkenbare naam.
Voorkom verwarring met applicaties of systemen. Vaak zal een enkel systeem of applicatie meerdere informatieassets bevatten. Informatieassets worden beschouwd als conceptueel gescheiden van, en bestaan onafhankelijk van, het systeem of de toepassing die ze bevat.
Voorbeelden van informatieassets:
De loonafhandeling
Het personeeldossier
Het klantenbestand
Een toepassing, product of dienst is een informatieasset voor de organisatie die deze toepassing, product of dienst als kerntaak beheert en ter beschikking stelt. Diezelfde toepassing, product of dienst is geen informatieasset op zich voor de organisatie die deze gebruikt als ondersteuning van de eigen kerntaken. Zo zal het Magda platform een informatieasset zijn voor Digitaal Vlaanderen, maar niet noodzakelijk voor een entiteit die dit platform gebruikt.
Gerelateerde pagina’s:
8.1. Inventarisatie informatieassets (template om de informatieassets te registeren)